Tietosuoja
Henkilötietojen käsittely Senaatti-konsernissa
Senaatti-konsernin tehtävät ja rekisterinpitäjät
Senaatti-konsernista, sekä Senaatti-kiinteistöjen ja Puolustuskiinteistöjen tehtävistä on säädetty laissa L1018/2020. Senaatti-konsernin liikelaitosten tehtävänä on
- toimia kiinteistö- ja toimitilaliiketoiminnan toimialalla tuottaen valtion tarpeisiin kiinteistö- ja tilapalveluita, tilajohtamisen ja -hallinnon palveluita, tilojen hankintaan, hallinnointiin ja luovuttamiseen liittyviä palveluita ja näihin välittömästi liittyviä muita palveluja palvelusopimusten perusteella liikelaitoslain 2 §:ssä tarkoitetuille asiakkaille.
- huolehtia hallinnassaan olevasta valtion kiinteistövarallisuudesta, sen hoidosta ja hallinnosta sekä tarvittaessa valtion kiinteistövarallisuuden ja siihen liittyvän muun omaisuuden luovuttamisesta, hankinnasta, hoidosta ja hallinnosta. Senaatti-konsernin liikelaitokset voivat tuottaa palveluita vähäisessä määrin myös muille asiakkaille.
Senaatti-konserni käsittelee henkilötietoja lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi (GDPR artikla 6.1c), yleisen edun mukaisten tehtävien suorittamiseksi (GDPR artikla 6.1e), sekä työnantajavelvoitteidensa toteuttamiseksi (GDPR artikla 6.1b) riippuen käsittelytapauksesta. Senaatti-konserniin kuuluu Senaatti-kiinteistöt, sekä sen tytäryhtiöt Puolustuskiinteistöt ja Senaatin asema-alueet Oy, joista jokainen voi toimia itsenäisenä rekisterinpitäjänä. Toimiessaan konsernina voivat rekisterinpitäjät toimia yhteisrekisterinpitäjinä (GDPR artikla 26) henkilötietojen käsittelyssä. Tällöin tehtävät toteutetaan yhteisinä konsernipalveluina, jolloin tehtävät on käytännössä keskitetty pääosin Senaatti-kiinteistöihin, mutta tytäryhtiöt voivat toimia yhteisrekisterinpitäjinä. Jokainen rekisterinpitäjä vastaa kuitenkin itsenäisesti omasta henkilötietojen käsittelystä tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti.
Senaatti-konsernin asiakkaina ovat pääsääntöisesti valtionhallinnon organisaatiot, joille tuotetaan palveluita. Asiakkaina voi olla myös muut toimijat siltä osin, kun palvelut liittyvät rekisterinpitäjän laissa säädettyihin tehtäviin. Henkilötietojen käsittelyn kuvaus
Jos työskentelet Senaatti-konsernin asiakasorganisaatiossa, voimme käsitellä henkilötietojasi seuraavissa palveluissa/järjestelmissä:
- Asiakastietojen hallinta ja käyttö ml. viestintä ja markkinointi
- Tilojen vuokraus (vuokrasopimukset)
- Kiinteistön kameravalvonta ja kulunhallinta sekä muu turvallisuus
- Kiinteistön asiointipalvelut ja palvelupyynnöt, ml. toimitiloihin liittyvät digitaaliset palvelut
- Sähköinen allekirjoituspalvelu ja sähköinen arkisto ja tiedonhallinta.
Yllä mainituissa palveluissa Senaatti-konsernin liikelaitokset (Senaatti-kiinteistöt tai Puolustuskiinteistöt) toimivat rekisterinpitäjänä.
Senaatti-konserni hankkii ja tuottaa palveluita kiinteistöomaisuuden hallinnointiin ym. liittyviin tehtäviin. Palveluntuottajina voivat toimia mm. rakennus- ja kiinteistöalan asiantuntijaorganisaatioita, ICT-alan palveluntuottajia toimijoita ym. Henkilötietojen käsittelyn kuvaus
Jos työskentelet Senaatti-konsernin palveluntuottajaorganisaatiossa, voimme käsitellä henkilötietojasi seuraavissa palveluissa/järjestelmissä:
- Palveluntuottajatietojen hallinta (SRM) ml. viestintä ja markkinointi
- Hankintojen, sopimusten ja tilausten hallinta
- Rakennuttamisen, hankkeiden, ylläpidon ja kunnossapidon tietojen hallinta
- Kiinteistömyynnin ja -kehittämisen sidosryhmien tietojen hallinta
- Turvallisuusselvitettyjen henkilöiden tietojen hallinta.
Yllä mainituissa palveluissa ja tehtävissä Senaatti-konsernin organisaatiot (Senaatti-kiinteistöt, Puolustuskiinteistöt ja/tai Senaatin asema-alueet Oy) toimivat rekisterinpitäjänä.
Senaatti-konsernin työntekijöiden ja palvelussuhteessa olevien, sekä työnhakijoiden henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa palveluissa/järjestelmissä: Henkilötietojen käsittelyn kuvaus
- Henkilöstöjärjestelmä (työ- tai palvelusuhteessa olevat, hakijat)
- Erilaiset tiedonhallinnan järjestelmät.
(Konsernin työntekijöiden henkilötietojen käsittely informoidaan pääsääntöisesti sisäisillä verkkosivustoilla).
Yllä mainituissa palveluissa ja tehtävissä Senaatti-konsernin organisaatiot toimivat yhteisrekisterinpitäjinä, tai kukin itsenäisenä rekisterinpitäjänä.
Muiden henkilöiden tietojen käsittely
Senaatti-konsernin voi käsitellä muiden kuin sidosryhmien tai henkilöstön tietoja seuraavissa tapauksissa: Henkilötietojen käsittelyn kuvaus
- Kameravalvonta
- Kiinteistöjen kävijäasiakkaiden tietojen käsittely vierailijatietojärjestelmissä
- Uutiskirjeet ja markkinointitapahtumat
- Kiinteistömyynnin ja -kehittämisen sidosryhmien tietojen hallinta’
- Sähköinen arkisto ja muu tiedonhallinta.
Rekisterinpitäjien yhteystiedot ja rekisteröityjen henkilöiden oikeudet
Senaatti-kiinteistöt ja SAA Oy:
Lintulahdenkatu 5 A, PL 237, 00531 Helsinki
Puhelin 0294 83 3203
sähköinen asiointi kirjaamo(at)senaatti.fi
Tietosuojavastaava Petri Konttinen
etunimi.sukunimi(at)senaatti.fi
Puolustuskiinteistöt:
Isoympyräkatu 10, PL 1, 49401 Hamina
Puhelin 0294 83 1630
sähköinen asiointi kirjaamo(at)puolustuskiinteistot.fi
Tietosuojavastaava Petri Konttinen
etunimi.sukunimi(at)senaatti.fi
Rekisteröity henkilö voi käyttää tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiaan (artikla 14.2c) seuraaviin asioihin (tapauskohtaisesti riippuen tietojen käsittelyperusteista ja käsittelyn luonteesta):
- Oikeus saada pääsy henkilötietoihin (saada tieto itseään koskevasta käsittelystä)
- Oikeus omien henkilötietojensa oikaisemiseen
- Oikeus omien henkilötietojensa poistamiseen
- Oikeus omien henkilötietojensa käsittelyn rajoittamiseen
- Oikeus vastustaa omien henkilötietojensa käsittelyä
- Oikeus olla joutumatta tietämättään automaattisen päätöksenteon kohteeksi
- Oikeus siirtää tietonsa järjestelmästä toiseen.
Rekisterinpitäjän on toimitettava rekisteröidylle tiedot toimenpiteistä, joihin on ryhdytty GDPR:n artikla 15–22 nojalla tehdyn pyynnön johdosta ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt. Jos rekisteröity esittää pyynnön sähköisesti, tiedot on toimitettava sähköisesti mahdollisuuksien mukaan, paitsi jos rekisteröity toisin pyytää (GDPR artikla 12.3).
Suosittelemme rekisteröityä ottamaan yhteyttä ilmoitettuihin virallisiin yhteyspisteisiin tai tietosuojavastaavaan. Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisena toimivalle tietosuojavaltuutetulle.
Henkilötietojen käsittely rekisteröityjen kohderyhmien mukaan
Asiakasorganisaatioiden henkilöiden tietojen käsittely
Jos olet Senaatti-konsernin asiakas (yksityishenkilö), tai asiakasorganisaation työntekijä, voimme käsitellä henkilötietojasi seuraavissa palveluissa/järjestelmissä:
Asiakastietojen hallinta ja käyttö
Senaatti-konserni hallinnoi asiakkaiden henkilötietoja asiakassuhteiden hoitamista varten, palvelujen tuottamiseksi, myyntiin ja markkinointiin, asiakasorganisaatioiden projekteihin, tapahtumien järjestämistä varten, sekä erilaisiin palautekyselyihin.
- Asiakkuudenhallintajärjestelmä CRM seloste
- Dataroom seloste
- Uutiskirjeiden seloste
- Asiakaskyselyiden seloste
- Asiakas- ja sidosryhmätapahtumien seloste
- Asiointipalvelun seloste.
Tilojen vuokraus
Jos olet yksityishenkilönä vuokralaisasiakas (huoneisto, autopaikka tai muu), tietojasi käsitellään asiakkuudenhallinnan järjestelmissä, vuokrausjärjestelmässä, sekä sähköisessä allekirjoituspalvelussa ja arkistossa.
- Asiakkuudenhallintajärjestelmä CRM seloste
- Vuokrausjärjestelmän seloste
- Asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmän seloste
Kiinteistöjen turvallisuus, kameravalvonta ja kulunhallinta
Senaatti-konserni toimii rekisterinpitäjänä kiinteistön turvallisuuspalveluissa, vierailijatietojen hallinnassa, tilojen digitaalisissa palveluissa ym. palveluissa, ja kertoo rekisteröidyille henkilöille tietojen käsittelystä alla olevin selostein. (Asiakasorganisaatiot vastaavat itse rekisteröityjen informoinnista niissä tilanteissa, kun ne toimivat rekisterinpitäjinä).
Toimitiloihin liittyvät digitaaliset palvelut
Senaatti-konserni käsittelee tiloihin liittyvää tietoa oman toimintansa tarpeisiin ja kehittämiseen, sekä tarjoaa palveluja asiakkailleen. (Asiakasorganisaatiot vastaavat itse rekisteröityjen informoinnista niissä tilanteissa, kun ne toimivat rekisterinpitäjinä).
- Yhteisten työympäristöjen ja muiden kiinteistöjen tilojen seloste
- Howspace fasilitointijärjestelmän seloste
- Miro fasilitointijärjestelmän seloste
- Hallinnon tilahallinnan tietopalvelun seloste
- Asiointipalvelun seloste.
Palveluntuottajaorganisaatioiden ja muiden sidosryhmien henkilöiden tietojen käsittely
Jos työskentelet Senaatti-konsernin palveluntuottajaorganisaatiossa, voimme käsitellä henkilötietojasi seuraavissa palveluissa/järjestelmissä:
Palveluntuottajatietojen hallinta (SRM) ja käyttö
Senaatti-konserni hallinnoi palveluntuottajien henkilötietoja palvelujen hankkimiseksi, tuottamiseksi sekä markkinointiin ja viestintään.
- Senaatti-konsernin palveluntuottajatietojen (SRM) seloste
- Hankintojen ja kilpailutusten Cloudia-järjestelmän seloste
- Ylläpidon, kiinteistönhoidon ja kunnossapidon hallintajärjestelmän (GM) seloste
- Sähköisen oppimisen ja osaamisen kehittämisen seloste
- Asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmän seloste
- Turvallisuusselvitettyjen henkilöiden seloste
- Tilausten ja ostolaskujen käsittelyn seloste
- Rakennus- ja kehitysprojektien seloste
- Investointihankkeiden seloste
- Asiointipalvelun seloste.
Henkilöstön, rekrytoinnin ja palvelussuhteen henkilötietojen käsittely
Senaatti-konsernin työntekijöiden ja palvelussuhteessa olevien, sekä työnhakijoiden henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa palveluissa/järjestelmissä:
- Henkilöstöjärjestelmän seloste
- Sähköisen oppimisen ja osaamisen kehittämisen seloste
- Asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmän seloste
- Asiointipalvelun seloste.
(Konsernin työntekijöiden henkilötietojen käsittely informoidaan pääsääntöisesti sisäisillä verkkosivustoilla).
Muiden henkilöiden tietojen käsittely
Senaatti-konsernin voi käsitellä muiden kuin sidosryhmien tai henkilöstön tietoja seuraavissa tapauksissa:
- Uutiskirjeiden seloste
- Asiakas- ja sidosryhmätapahtumien seloste
- Asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmän seloste
- Käyttövaltuushallinnan seloste
- Helppi palvelupyyntöjärjestelmän seloste
- Kirave-järjestelmän seloste.