Senaatin onlinefasilitointi-järjestelmän (Miro) rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Senaatti-kiinteistöt
Lintulahdenkatu 5 A, PL 237, 00531 Helsinki
Puhelin: +358 294 833 203
Sähköposti: kirjaamo@senaatti.fi

Tietosuojavastaava Petri Konttinen, etunimi.sukunimi(at)senaatti.fi

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus) ja käsittelyn oikeusperuste

Miro on selainpohjainen järjestelmä, jonka avulla Senaatti-kiinteistössä toteutetaan mm. koulutuksia/työpajoja verkossa. Järjestelmää käytetään mm. asiakkaiden työympäristökehittämisen projekteissa ja rekisterinpitäjän sisäisissä kehittämistyöpajoissa.

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen (GDPR 6.1c).

3. Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Järjestelmässä hallinnoidaan rekisterinpitäjän käyttäjien henkilötietoja. Henkilötiedot ovat fasilitaattoreiden (ja muiden tunnistettavien henkilöiden) osalta: nimi, sähköposti, kuva, tiimi, organisaatio, salasana.

Henkilöitä voidaan kutsua järjestelmään linkillä myös ilman minkäänlaista tunnistautumista (henkilötietojen tallennusta).

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Fasilitaattorit kutsuvat järjestelmään henkilöitä, jotka tallentavat itse tiedot.

5. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Pääsy käyttäjätietoihin on Senaatti-kiinteistöjen valtuutetuilla henkilöillä. Kaikki käyttäjät (fasilitaattorit) voivat nähdä muiden
käyttäjien yhteystiedot niissä työtiloissa, joihin heillä itsellään on pääsy. Tiedot on siirretty Senaatin palveluntuottajan
käsiteltäväksi palvelutehtävän toteuttamiseksi.

6. Tietojen siirto kolmansiin maihin EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, tiedot käytettävistä suojaustoimista ja keinot saada kopio tai tieto niiden sisällöstä

Tietoja voidaan käsitellä myös EU:n/ETA:n ulkopuolisissa maissa (pilvipalvelu). Palveluntuottaja varmistaa tietojen asianmukaisen käsittelyn GDPR:n mukaisilla EU-komission mallilausekkeilla.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Järjestelmä on suojattu palomuurilla ja muilla teknisillä keinoilla.

Järjestelmän käyttö edellyttää linkkiä järjestelmään (linkki ei personoi/tunnista käyttäjää). Senaatin pääkäyttäjillä on oikeudet hallinnoida käyttäjien oikeuksia.

8. Tietojen säilytysaika ja sen määräytymiskriteerit

Projektin päätteeksi työtila arkistoidaan (pääkäyttäjän toiminto). Arkistoituun työtilaan ei enää ole pääsyä kuin pääkäyttäjällä. Pääkäyttäjä katselmoi arkistoidut työtilat vähintään kerran vuodessa ja poistaa tarpeettomat.

9. Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröity henkilö voi käyttää tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiaan (artikla 14.2c) seuraaviin asioihin

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Oikeus tietojen poistamiseen
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Vastustamisoikeus
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

Rekisterinpitäjän on toimitettava rekisteröidylle tiedot toimenpiteistä, joihin on ryhdytty artikla 15–22 nojalla tehdyn pyynnön johdosta ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt. Jos rekisteröity esittää pyynnön sähköisesti, tiedot on toimitettava sähköisesti mahdollisuuksien mukaan, paitsi jos rekisteröity toisin pyytää (GDPR artikla 12.3).

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutettu, 14.2e).