Senaatti-kiinteistöjen palvelupyyntöjärjestelmän (Helppi) rekisteriseloste
1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Senaatti-kiinteistöt, Lintulahdenkatu 5 A, PL 237, 00531 Helsinki
Puhelin: 0294 830 000
Sähköposti: senaatti(at)senaatti.fi
Tietosuojavastaava Petri Konttinen, etunimi.sukunimi@senaatti.fi
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus) ja käsittelyn oikeusperuste
Järjestelmää käytetään Senaatti-kiinteistöjen sisäisten ja ulkoisten turvallisuuspalveluihin liittyvien palvelupyyntöjen vastaanottoon ja niiden käsittelyyn.
Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjien yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi (GDPR artikla 6.1e). Käsittely liittyy Senaatti-kiinteistöjen laissa Senaatti-kiinteistöistä ja Puolustuskiinteistöistä 1018/2020 2§ 1 mom. määrättyihin tehtäviin.
3. Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät
Järjestelmään tallennetaan palvelupyyntöjen jättävien ja niitä käsittelevien henkilöiden tietoja. Henkilöt voivat olla rekisterinpitäjän asiakkaiden, palveluntuottajien sekä Senaatti-konsernin työntekijöitä.
Asiakkaiden ja palveluntuottajien henkilöiden palvelupyynnön jättäneistä tallennetaan käyttäjäprofiili: etunimi, sukunimi, puhelin, sähköposti, organisaatio ja sen sijainti.
Senaatti-konsernin henkilöiden käyttäjäprofiili tallennetaan rekisterinpitäjän toimesta keskitetysti: etunimi, sukunimi, puhelin, sähköposti, organisaatio ja sen sijainti, esimies.
Senaattilaisilla pääkäyttäjillä (4 hlö), sekä palvelupyyntöjen käsittelijöillä (kymmeniä) on Helppi-järjestelmään tunnus. Tunnuksen liitetään seuraavat henkilötiedot: nimi, puhelin, sähköposti, organisaatio ja sen sijainti, esimies.
Myös palvelupyynnön vapaassa tekstissä voi olla henkilötietoja.
4. Säännönmukaiset tietolähteet
Palvelupyynnön voi jättää järjestelmään Helppi-portaalin kautta tai sähköpostilla. Henkilöt jättävät itse palvelupyynnön, tai toisen henkilön puolesta. Pyyntö voidaan jättää myös puhelimitse, jolloin Senaatin käsittelijä kirjaa tiedot järjestelmään.
Henkilön käyttäjäprofiili tallennetaan järjestelmään, kun palvelupyynnön käsittelijä lisää henkilölle oikeuden kirjautua Helppiin. Tunnistautuminen tapahtuu Helppi-portaalissa hyödyntäen Senaatin IAM-palvelua.
Senaattilaisten ja Puolustuskiinteistöjen käyttäjäprofiilit luodaan keskitetysti rekisterinpitäjän toimesta, samoin kuin pääkäyttäjien ja palvelupyyntöjen käsittelijöiden tunnukset.
5. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Henkilötiedot ovat nähtävissä järjestelmän pääkäyttäjille ja muille palvelupyyntöjen käsittelijöille (Senaatti) palvelun tuottamisen tarkoituksessa. Portaalin käyttäjät voivat nähdä omat palvelupyynnöt.
Senaatin ICT-palveluntuottajilla (konesalipalvelut ja järjestelmän tukipalvelut) on pääsy tietoihin teknisten ylläpitotehtävin toteuttamiseksi.
6. Tietojen siirto kolmansiin maihin EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, tiedot käytettävistä suojaustoimista ja keinot saada kopio tai tieto niiden sisällöstä
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen, eikä Suomen ulkopuolelle.
7. Rekisterin suojauksen periaatteet
Järjestelmässä olevat tiedot on suojattu tietokannassa palomuurilla ja muilla teknisillä keinoilla.
Pääkäyttäjillä ja palvelupyyntöjen käsittelijöillä on pääsy kaikkiin henkilötietoihin ja palvelupyyntöihin.
8. Tietojen säilytysaika ja sen määräytymiskriteerit
Henkilötiedot (käyttäjäprofiili ja -tunnus) poistetaan järjestelmästä, kun käyttäjä tai käyttäjäorganisaatio ilmoittaa, että henkilö ei enää toimi järjestelmän käyttäjänä. Organisaatio poistaa IAM-tunnuksen, jonka jälkeen henkilö ei voi kirjautua järjestelmään. Helpissä olevat käyttäjäprofiilit ja -tunnukset voidaan poistaa manuaalisesti kun saadaan ilmoitus tarpeesta poistaa tiedot.
9. Rekisteröityjen oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joita hän voi käyttää tietosuoja-asetuksen III luvun säännösten mukaisesti
- Oikeus saada pääsy henkilötietoihin (oikeus saada tieto itseään koskevasta käsittelystä)
- Oikeus tietojen oikaisemiseen
- Oikeus tietojen poistamiseen
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- Vastustamisoikeus, mukaan lukien oikeus vastustaa suoramarkkinointia
- Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan tekemällä kirjallisen pyynnön tietosuojavastaavalle. Rekisterinpitäjä toteuttaa rekisteröidyn pyynnöt kohtuullisessa ajassa (1 kk, laajemmat pyynnöt 3 kk; GDPR artikla 12.3).
Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisena toimivalle tietosuojavaltuutetulle. Suomessa asianomainen valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu, jonka yhteystiedot löytyvät verkko-osoitteesta: www.tietosuoja.fi