Senaatti-konsernin kilpailutusjärjestelmän (Cloudia) rekisteriseloste
1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Senaatti-kiinteistöt, Puolustuskiinteistöt ja Senaatin Asema-alueet Oy, Lintulahdenkatu 5 A, PL 237, 00531 Helsinki
Puhelin: 0294 830 000
Sähköposti: senaatti(at)senaatti.fi
Tietosuojavastaava Petri Konttinen, etunimi.sukunimi@senaatti.fi
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus) ja käsittelyn oikeusperuste
Järjestelmää käytetään Senaatti-kiinteistöjen (Senaatti), Puolustuskiinteistöjen ja Senaatin tytäryhtiön Senaatin Asema-alueet Oy:n (SAA Oy) sähköiseen kilpailuttamiseen. Kilpailutuksiin liittyy henkilötietojen käsittelyä.
Senaatti, Puolustuskiinteistöt ja SAA Oy ovat tässä selosteessa kuvatun henkilötietojen käsittelyn osalta EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 26 artiklan tarkoittamia yhteisrekisterinpitäjiä. Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjien yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi (GDPR artikla 6.1e).
3. Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät
Järjestelmässä on niiden rekisterinpitäjien henkilöiden yhteystiedot (nimi ja sähköpostiosoite), jotka käyttävät järjestelmää.
Järjestelmään tallentuu lisäksi tarjoajien yhteystietorekisteri (Hanselin kilpailuttama Cloudian Kilpailutus -järjestelmä), joka on kaikkien järjestelmää käyttävien hankintaorganisaatioiden käytettävissä.
Rekisterinpitäjät tarkistavat henkilötietoja sisältävät selvitykset ja todistukset.
4. Säännönmukaiset tietolähteet
Tarjoajat tallentavat rekisteröityessään Cloudian Tarjouspalveluun omat henkilötietonsa järjestelmän yhteystietorekisteriin. Rekisterinpitäjät toimittavat palveluntuottajalle omat järjestelmän käyttäjien yhteystiedot.
Palveluntuottaja toimittaa järjestelmään omien tarjousasiakirjojen jättämisen yhteydessä määrätyt henkilötiedot.
5. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Rekisterinpitäjien lisäksi henkilötiedot on siirretty rekisterinpitäjien lukuun toimivien palveluntuottajien saataville käsittelytehtävien suorittamiseksi.
6. Tietojen siirto kolmansiin maihin EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, tiedot käytettävistä suojaustoimista ja keinot saada kopio tai tieto niiden sisällöstä
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
7. Rekisterin suojauksen periaatteet
Järjestelmän tiedot on suojattu palomuurilla ja muilla teknisillä keinoilla. Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Henkilötietoihin on pääsy ainoastaan niillä henkilöillä, joilla on siihen sovittujen työtehtävien kannalta perusteltu tarve.
Työntekijöitä koskevat selvitykset ja todistukset toimitetaan rekisterinpitäjille turvapostilla. Mikäli niitä tallennetaan rekisterinpitäjän järjestelmiin, rajoitetaan pääsy tietoihin ainoastaan niille henkilöille, joilla on tehtäviensä kautta tarve tarkistaa tietoja. Otteita rikosrekisteristä ei kuitenkaan tallenneta rekisterinpitäjän järjestelmiin.
8. Tietojen säilytysaika ja sen määräytymiskriteerit
Tiedot poistetaan järjestelmästä 10 vuoden jälkeen. Työntekijöitä koskevat selvitykset poistuvat automaattisesti turvapostista 30 päivän kuluttua. Mikäli niitä tallennetaan rekisterinpitäjän järjestelmiin, ne poistetaan viimeistään 30 päivän kuluttua.
9. Rekisteröityjen oikeudet
Rekisteröity henkilö voi käyttää tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiaan (artikla 14.2c) seuraaviin asioihin Senaatti-kiinteistöjen toimiessa rekisterinpitäjänä
- Oikeus saada pääsy henkilötietoihin (oikeus saada tieto itseään koskevasta käsittelystä)
- Oikeus tietojen poistamiseen
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- Oikeus vastustaa käsittelyä
- Oikeus olla joutumatta tietämättään automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
Rekisterinpitäjän on toimitettava rekisteröidylle tiedot toimenpiteistä, joihin on ryhdytty 15–artikla 22 nojalla tehdyn pyynnön johdosta ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.
Jos rekisteröity esittää pyynnön sähköisesti, tiedot on toimitettava sähköisesti mahdollisuuksien mukaan, paitsi jos rekisteröity toisin pyytää (GDPR artikla 12.3).
Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisena toimivalle tietosuojavaltuutetulle.