Siirry sisältöön

Senaatin onlinefasilitointi-järjestelmän (Howspace) rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä

Senaatti-kiinteistöt
Lintulahdenkatu 5 A, PL 237, 00531 Helsinki
Puhelin: +358 294 830 000
Sähköposti: kirjaamo@senaatti.fi

Tietosuojavastaava Petri Konttinen, etunimi.sukunimi(at)senaatti.fi

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus) ja käsittelyn oikeusperuste

Verkkopohjainen projekti-/työpajatyöskentelysovellus. Howspace on selainpohjainen järjestelmä, jonka avulla Senaatti-kiinteistöissä toteutetaan mm. koulutuksia/työpajoja verkossa. Asiakkaiden kanssa järjestelmää käytetään mm.
työympäristökehittämisen projekteissa ja tarvekartoitustyöpajojen toteutuksessa.

Henkilötietoja käytetään pääsynhallintaan ja järjestelmän sisällä tapahtuvaan kommunikaatioon.

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen (GDPR 6.1c).

3. Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Järjestelmässä käsitellään senaattilaisten, Senaatin asiakkaiden sekä palveluntuottajien henkilötietoja.

Henkilötiedot ovat: nimi, sähköposti, organisaation tiedot ja rooli organisaatiossa. Tämän lisäksi käyttäjät kirjoittavat järjestelmään erilaisia kommentteja, liittävät kuvia ja liitetiedostoja.

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Vastuuhenkilöt toimittavat käyttäjätiedot Senaatin vastuuhenkilölle, joka luo käyttäjätunnukset, tai käyttäjät rekisteröityvät itse järjestelmään.

5. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Pääsy käyttäjätietoihin on Senaatti-kiinteistöjen valtuutetuilla henkilöillä. Kaikki käyttäjät voivat nähdä muiden
käyttäjien yhteystiedot niissä työtiloissa, joihin heillä itsellään on pääsy. Tiedot on siirretty Senaatin palveluntuottajan
käsiteltäväksi palvelutehtävän toteuttamiseksi.

6. Tietojen siirto kolmansiin maihin EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, tiedot käytettävistä suojaustoimista ja keinot saada kopio tai tieto niiden sisällöstä

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista linkkiä järjestelmään. Käyttäjää ei kuitenkaan tunnisteta.

Senaatin pääkäyttäjillä on oikeudet hallinnoida käyttäjien oikeuksia.

8. Tietojen säilytysaika ja sen määräytymiskriteerit

Projektin päätteeksi työtila arkistoidaan (pääkäyttäjän toiminto). Arkistoituun työtilaan ei enää ole pääsyä kuin pääkäyttäjällä. Pääkäyttäjä katselmoi arkistoidut työtilat kerran vuodessa ja poistaa tarpeettomat.

9. Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröity henkilö voi käyttää tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiaan (artikla 14.2c) seuraaviin asioihin

  • Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen
  • Oikeus tietojen poistamiseen
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
  • Vastustamisoikeus
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan tekemällä kirjallisen pyynnön tietosuojavastaavalle. Rekisterinpitäjä toteuttaa rekisteröidyn pyynnöt kohtuullisessa ajassa (1 kk, useampaan rekisteriä koskevan pyynnön 3 kk) huomioiden käsittelyn luonteen ja perusteen.

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutettu, 14.2e).

Anna palautetta