Senaatti-kiinteistöjen uutiskirjeiden rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Senaatti-kiinteistöt
Lintulahdenkatu 5 A, PL 237
00531 Helsinki
Puhelin: +358 294 833 203
Sähköposti: kirjaamo@senaatti.fi

Tietosuojavastaava Petri Konttinen, etunimi.sukunimi(at)senaatti.fi

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus) ja käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietoja käytetään valtionhallinnon työympäristöpalveluihin liittyvän sekä kiinteistökehityksen ja -myynnin ajankohtaisen informaation välittämiseen valtionhallinnon organisaatioiden työntekijöille, potentiaalisille kiinteistömyynnin asiakkaille, Senaatti-kiinteistöjen palveluntuottajille sekä muille uutiskirjeen tilanneille. Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi (GDPR 6.1c).

Senaatti-kiinteistöjen tehtävät ovat seuraavat Senaatti-kiinteistöistä ja Puolustuskiinteistöistä annetun lain (1018/2020) 2.1 §:n mukaan: ”Senaatti-konsernin liikelaitosten tehtävänä on toimia kiinteistö- ja toimitilaliiketoiminnan toimialalla tuottaen valtion tarpeisiin kiinteistö- ja tilapalveluita, tilajohtamisen ja -hallinnon palveluita, tilojen hankintaan, hallinnointiin ja luovuttamiseen liittyviä palveluita ja näihin välittömästi liittyviä muita palveluja palvelusopimusten perusteella liikelaitoslain 2 §:ssä tarkoitetuille asiakkaille. Lisäksi liikelaitosten tehtävänä on huolehtia hallinnassaan olevasta valtion kiinteistövarallisuudesta, sen hoidosta ja hallinnosta sekä tarvittaessa valtion kiinteistövarallisuuden ja siihen liittyvän muun omaisuuden luovuttamisesta, hankinnasta, hoidosta ja hallinnosta.”

3. Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Rekisterinpitäjä käsittelee uutiskirjeen lähettämiseen tarvittavaa henkilötietoa (nimi, sähköpostiosoite ja vapaaehtoisena tietona organisaatio) asiakas- ja sidosryhmärekisterissä (CRM). Henkilötietojen ryhmät ovat valtionhallinnon organisaatioiden työntekijät, potentiaaliset kiinteistömyynnin asiakkaat, rekisterinpitäjän palveluntuottajat sekä muut uutiskirjeen tilanneet henkilöt.

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Sopimusosapuolten yhteyshenkilöiden tiedot saadaan sopijaosapuolilta itseltään. Tämän lisäksi tietoja voidaan saada myös erilaisista kaupallisista rekistereistä (Alma Talent ym.), tai henkilöiltä itseltään heidän tilatessa uutiskirjeen.

5. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Rekisterinpitäjän lisäksi henkilötiedot on siirretty rekisterinpitäjän lukuun toimivien käsittelijöiden saataville käsittelytehtävien suorittamiseksi.

6. Tietojen siirto kolmansiin maihin EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, tiedot käytettävistä suojaustoimista ja keinot saada kopio tai tieto niiden sisällöstä

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterinpitäjän rekisterissä olevat tiedot on suojattu tietokannassa palomuurilla ja muilla teknisillä keinoilla. Järjestelmän käyttöoikeudet on rajattu niille henkilöille, käsittelevät tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi.

8. Tietojen säilytysaika ja sen määräytymiskriteerit

Tiedot poistetaan sopimussuhteisten henkilöiden osalta sopimuksen ja muiden velvoitteiden lakattua olemasta voimassa. Uutiskirjeen tilanneiden henkilöiden tiedot poistetaan rekisteristä kun he peruvat tilauksen, ja ilmoittavat halustaan henkilötietojensa poistamiseen. Tieto poistetaan rekisteröidyn pyynnöstä, jollei ole muuta perustetta käsitellä henkilötietoa. Yleisesti tiedot poistetaan 10 vuoden kuluttua siitä kun
tietoa ei ole käytetty.

9. Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröity henkilö voi käyttää tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiaan (artikla 14.2c) seuraaviin asioihin

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin (saada tieto itseään koskevasta käsittelystä)
Oikeus tietojen poistamiseen
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Oikeus vastustaa käsittelyä (myös oikeus vastustaa suoramarkkinointia)
Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

Rekisterinpitäjän on toimitettava rekisteröidylle tiedot toimenpiteistä, joihin on ryhdytty artikla 15–22 nojalla tehdyn pyynnön johdosta ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt. Jos rekisteröity esittää pyynnön sähköisesti, tiedot on toimitettava sähköisesti mahdollisuuksien mukaan, paitsi jos rekisteröity toisin pyytää (GDPR artikla 12.3).

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisena toimivalle tietosuojavaltuutetulle.