Ryhdy asian tuntijaksi

Kotona vanhemmat saattavat sanoa käyvänsä hoitamassa asioita ja lapsikin ymmärtää mistä on kysymys. Miksi sitten asioiden hoitamisen käsite tuntuu olevan tosi vaikeaa sisäistää, kun siirrymme työpaikalle?

Senaatissa olemme jumpanneet asia-käsitteen kanssa jo useamman vuoden, ja täytyy myöntää että itsellänikin kesti aikansa ennen kuin oikeastaan ymmärsin miten luonnollinen asia se ”asia” oikeastaan on.

Senaatissa asioiden hoitamisen taustalla on asianhallintatyökalun käyttöönotto. Tätä ennen harjoittelimme lähes kymmenen vuotta dokumenttien hallinnan kanssa. Aikansa kutakin.

Mappien maailmasta dokumenttien hallintaan

Kymmenen vuotta sitten maailma koostui mapeista, kaapeista, arkistoista ja henkilökohtaisista kovalevyistä sekä jaetuista verkkolevyistä. Silloin yhteisen metatietoihin perustuvan dokumenttienhallintatyökalun etujen ymmärtäminen tuntui haasteelliselta.

Nyt tuntuu lähes naurettavalta ajatella miten kukaan pystyi puolustamaan sellaista kaaosta, jossa sopimukset, suunnitelmat ja laskelmat saattoivat löytyä jos mistäkin ja hyvin satunnaisen logiikan perusteella. Mapista vai levyltä ja kenen kansiosta? Silloinkin tärkeät asiakirjat löytyivät, jos tunsi oikeat ihmiset ja aikaa oli riittävästi.

Mapista vai levyltä ja kenen kansiosta?

Dokumenttien hallinta oli vastaus sen ajan haasteisiin, mutta dokumenttien hallinta jää kuitenkin ulkokohtaiseksi itse työn tekemiselle. Toimintamallia voidaan verrata vaikka siihen mitä harrastin silloin kun vielä piti tehdä veroilmoitus.

Onneksi verottaja on tämän ottanut hoitaakseen ja nykyisin useimmat meistä voivat vain tarkastaa valmiin ehdotuksen. Silloin piti kerätä kuitteja, täyttää lomakkeita ja toimittaa liitteitä. Kun asia oli valmis ja kirje postissa, olisi vielä pitänyt jaksaa panna kaikki dokumentit järjestykseen, kirjoittaa muistiin mitä oli tullut tehtyä ja tallentaa ne jonkin paikkaan, josta ne löytyisivät sitten aikanaan. Tämä jäi melkein aina tekemättä, ja seurauksena oli epämääräisiä kasoja. Nämä kasat sitten kerääntyivät nurkkiin. Tämä vastasi pitkälti tilannetta työpaikalla, joka toimi omien kansioiden ja mappien varassa.

Asiaan liittyy aikakäsite

Työn tekemisen ei kuitenkaan koeta olevan dokumenttien hallintaa, vaan ihmiset johtavat projekteja, toimivat prosesseissa ja tekevät erilaisia juttuja, eli hoitavat asioitaan. Siksi ”asia” on luonnollinen käsite, kun puhutaan työn hallinnasta ja siihen liittyvistä asiakirjoista.

Asian hyvä puoli on, että siihen liittyy automaattisesti aikakäsite. Kun asialle voi määritellä vaiheen, sen etenemistä voi seurata ja hallita. Lisäominaisuutena tulee myös arkistoinnin automatisointi. Ei tarvitse miettiä kuinka kauan niitä veroilmoituksen kuitteja pitikään säilyttää ja missä. Asiahallintatyökalun perustuessa yhteisesti sovittuihin pelisääntöihin säilytysajat hoituvat itsestään.

Asianhallintajärjestelmä mahdollistaa yhteistyön

Kun Senaatissa siirryimme dokumenttien hallinnasta asioiden hallintaan, vaikeutena ei omalta osaltani ollut se, etten olisi ymmärtänyt, mitä asia-käsite tarkoittaa. Vaikeutena oli se, että näin asianhallinnan pelkästään virallisten toimeksiantojen käsittelyprosessin osana.

Olemme Senaatissa nyt päässeet siihen vaiheeseen, että asioiden hallinta on luonnollinen tapa suoriutua kaikista niistä jutuista, joita varten olemme olemassa.

Kun ryhdyimme yli kymmenen vuotta sitten moderniin dokumenttien hallintaan, aika ei ollut vielä kypsä varsinaiseen sähköiseen kollaboraation hyödyntämiseen, vaikka työkaluissa ne ominaisuudet jo olivat olemassa. Eräs syy siihen oli, että ihminen ei koe työnsä olevan dokumenttien jakamista, vaan hän kokee tekevänsä asioita yhdessä toisten kanssa. Siksi asianhallintajärjestelmä onnistuu siinä missä sen edeltäjät jäivät lupauksiksi.

Ryhdy sinäkin asian tuntijaksi!