Siirry sisältöön

Senaatin vierailijanhallintajärjestelmän rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä

Senaatti-kiinteistöt
Lintulahdenkatu 5 A, PL 237
00531 Helsinki
Puhelin: 0205 8111
Sähköposti: senaatti@senaatti.fi

Tietosuojavastaava Petri Konttinen, petri.konttinen@senaatti.fi

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus) ja käsittelyn oikeusperuste

Systam Respa -järjestelmässä pidetään tietoa Senaatin tiloissa vierailevista henkilöistä.

Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (GDPR 6.1c).

3. Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Järjestelmään tallentuu tilavarausjärjestelmästä (Senaattila, kts. erillinen rekisteriseloste) tallennetut tiedot, jotka tallentaa joko vieraan isäntä, tai aulapalvelu. Myös vierailija itse voi tallentaa vastaavat tiedot itsepalvelupäätteellä tai Senaatin www-sivustolla (Sesam-lomake).
Järjestelmään tallennetaan seuraavat henkilötiedot:
– etu- ja sukunimi
– puhelinnumero
– sähköposti
– yritys/organisaatio
– isännän/emännän nimi
– saapumisajankohta
– poistumisajankohta.

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot vierailijasta saadaan henkilöltä itseltään, jotka joko isäntä, aulapalvelu tai henkilö itse tallentaa järjestelmään.

5. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Henkilötiedot ovat Senaattilaisten vastuuhenkilöiden, sekä Senaatin palvelutuottajien (aulapalvelu ja järjestelmätoimittaja) käytettävissä.

6. Tietojen siirto kolmansiin maihin EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, tiedot käytettävistä suojaustoimista ja keinot saada kopio tai tieto niiden sisällöstä

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Systam Oy (henkilötietojen käsittelijä) tarjoaa konesalipalvelut alihankkijansa kautta. Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Henkilötietoihin on pääsy ainoastaan niillä henkilöillä, joilla on siihen sovittujen työtehtävien kannalta perusteltu tarve.

8. Tietojen säilytysaika ja sen määräytymiskriteerit

Tiedot säilytetään järjestelmässä (ja varmuuskopioissa) 12 kk, jonka jälkeen ne poistuvat automaattisesti.

9. Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröity henkilö voi käyttää tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiaan (artikla 14.2c) seuraaviin asioihin

  • Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen
  • Oikeus tietojen poistamiseen
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
  • Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan tekemällä kirjallisen pyynnön tietosuojavastaavalle. Rekisterinpitäjä toteuttaa rekisteröidyn pyynnöt kohtuullisessa ajassa (1 kk, useampaan rekisteriä koskevan pyynnön 2 kk) huomioiden käsittelyn luonteen ja perusteen.

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutettu, 14.2e).

Anna palautetta