Vaikka osoitteessa Lintulahdenkuja 2, Senaatin Sesamin naapurissa sijaitsevassa uudisrakennuksessa tehdään vielä viimeistelytöitä, talon toisessa kerroksessa käy toukokuisena arkiaamuna kova kuhina. Kerrokseen nimittäin muuttivat jo huhtikuun alussa talon ensimmäiset käyttäjät, Uudenmaan maistraatin Helsingin yksikkö ja International House Helsinki (IHH).
Rakennuksen muut kerrokset tulevat käyttöön vuoden loppuun mennessä. Sillä aikaa esimerkiksi maistraatin asiakkaita palvelee väliaikainen vihkimistila naapuritalossa.
Pääkaupunkiseudulle muuttaneet työperäiset maahanmuuttajat saavat alkuvaiheen palvelunsa kootusti maistraatin yhteydessä toimivasta IHH:sta. Sen toiminta käynnistyi joulukuussa 2017 ja jo ensimmäisenä toimintavuonna rekisteröitiin yli 31 000 asiakkuutta. Asiakasmäärä uudessa asiakaspisteessä tulee olemaan vielä suurempi. Nyt kun palveluja tarjoavat viranomaiset ovat saman katon alla, tarkoittaa se asiakkaille sujuvaa ja nopeaa asiointia.
”Maistraatin Albertinkadun toimitilat, joissa myös IHH palveli, irtisanottiin ulkopuolisen kiinteistönomistajan toimesta ja vuoden 2017 loppupuolella lähdettiin hakemaan uutta tilaratkaisua. Maistraatti oli ollut vanhoissa, sokkeloisissa tiloissa vuosikymmeniä, joten uusiin tiloihin kaivattiin erityisesti selkeyttä ja uudenaikaisia asiakaspalvelupisteitä”, Senaatin projektipäällikkö ja ratkaisuvastaava Sonja Nybonn kertoo.
Yhteiskäyttöisyys luo tunnelmaa ja synergia säästöjä
Aluksi kartoitettiin tarpeita eli sitä, kuinka paljon ja minkälaista tilaa tarvitaan.
”Totesimme, että valtiolla ei ollut valmiina tarpeeksi suurta tämäntyyppiselle asiakaspalvelulle soveltuvaa tilaa. Samoihin aikoihin tuli myös tieto, että maistraatti ja Väestörekisterikeskus yhdistyvät, joten tilantarve kasvoi entisestään”, Sonja Nybonn sanoo.
Sopiva tila löytyi lopulta Helsingin Sörnäisistä, sopivasti jo olemassa olevan valtion kampusalueen naapurista. Senaatti solmi kiinteistökaupan esisopimuksen rakenteilla olleesta kohteesta Skanskan kanssa kesäkuussa 2018.
Uudessa toimistorakennuksessa on otettu huomioon nykyaikaisen monitilaympäristön vaatimukset. Keskiössä on asiakkaiden tarpeiden ja henkilökunnan avun mahdollisimman sujuva kohtaaminen.
Uusi toimistorakennus solahtaa kampuskokonaisuuteen paitsi arkkitehtuuriltaan myös toiminnallisesti. Kun virastot toimivat saman katon alla, syntyy valtiolle synergiaetuja muun muassa kiinteistöjen ylläpidossa ja palveluissa. Lintulahden toimistokampuksen asiakkailla on yhteisessä käytössä esimerkiksi sosiaalitiloja, kuntosali, kaksi henkilöstöravintolaa ja paljon erilaisia kokoustiloja sekä yhteinen työtila Sesam.
Lue myös: Käyttäjät kehuvat Sesamia: Toimiva, monipuolinen ja rauhallinen
”Mitä suurempia kampuskeskittymiä meillä on, sitä paremmin kykenemme vastaamaan asiakkaan tarpeisiin ja tehostamaan palvelutarjontaamme”, Senaatti-kiinteistöjen aluejohtaja Petri Turku valottaa kampuskeskittymien hyötyjä.
Kun Senaatti etsii asiakkailleen uusia tiloja, säästöjä ja tilatehokkuutta tärkeämpää on Turun mukaan kuitenkin se, että uusi tila tukee tiloissa tapahtuvaa työskentelyä.
”Kaikukadun uuden toimistorakennuksen tilat ovat todella viihtyisät ja vastaavat henkilökunnan ja asiakkaiden tarpeisiin. Tiloihin on ollut helppo löytää käyttäjät.”
Senaatti-kiinteistöjen aluejohtaja Petri Turun mukaan uusien tilojen etsinnässä säästöjä ja tilatehokkuutta tärkeämpää on, että tila tukee siellä tapahtuvaa työskentelyä.
Kun rakennuksen seitsemän muuta kerrosta ja suuri kattoterassi valmistuvat elokuuhun mennessä, tiloihin muuttavat myös Digi- ja väestötietovirasto, Energiavirasto sekä Kilpailu- ja kuluttajavirasto. Uudessa toimistorakennuksessa työskentelee vuoden loppuun mennessä noin 650 työntekijää.
Palvelumuotoilu suunnittelun keskipisteenä
Uudessa toimistorakennuksessa on otettu huomioon nykyaikaisen monitilaympäristön vaatimukset. Maistraatin ja International House Helsingin tilojen suunnittelussa mietittiin ensisijaisesti tiloissa asioivia ihmisiä. Senaatti selvitti palvelumuotoilun avulla, miten asiakkaiden tarpeet ja henkilökunnan apu kohtaisivat mahdollisimman sujuvasti.
”Selvitimme haastattelemalla ja havainnoimalla asiakkaiden asiointipolkua: miten he kulkevat tiloissa eri palvelupisteillä ja miten eri palvelujen yhdistäminen yhdellä käyntikerralla onnistuu. Havainnoimalla ja työntekijöiden työpajoissa tunnistettiin eri asiointityyppejä, joita analysoitiin yhdessä”, Sonja Nybonn selventää.
Lue myös: Työnteko uusiksi – kohti palvelu- ja kokeilukulttuuria
Palvelumuotoilua teki ulkopuolinen konsultti, jota Senaatti ohjasi. Työn tuloksena syntyi erilaisia asiointipisteitä ja -tiskejä, joista osa on rennompaan asiointiin tarkoitettuja looseja. Palvelun ohjauksen tarve nousi vahvasti esiin, ja uudessa tilassa on nyt asiakkaita auttavia palveluoppaita ja -neuvojia, jotka ottavat tulijan vastaan heti ovella ja neuvovat oikealle asiointipisteelle.
Senaatin projektipäällikkö ja ratkaisuvastaava Sonja Nybonn kiittelee hankkeeseen ja muuttoon osallistuneiden yhteistä työpanosta.
”Tilojen suunnitteluun käytettiin paljon aikaa ja työntekijöiden tarpeita kuunneltiin. Työntekijöiden panosta ei voi tarpeeksi korostaa, koska he ovat parhaita asiantuntijoita siinä, mikä toimii ja mikä ei”, Nybonn painottaa.
Työntekijöille järjestettiin reilun vuoden aikana useita työpajoja ja infotilaisuuksia. Ennen varsinaista kalustesijoittelua tiloissa oli esimerkiksi asiakaspalvelutiskin malli, jonka toimivuutta työntekijät testasivat.
Yhteinen työpanos ratkaisevassa asemassa
Uusien tilojen etsintään mahtui myös haasteita. Rakennuksen valmistuminen ei istunut maistraatin muuttoaikatauluun, sillä Albertinkadun tilojen täytyi olla tyhjinä maaliskuun loppuun mennessä.
”Totesimme, että tiukalle menee, mutta muutto rakennuksen toiseen kerrokseen onnistui jo ennen kuin loppuosa rakennuksesta valmistuu”, Sonja Nybonn sanoo.
Nybonn kiittelee hankkeeseen ja muuttoon osallistuneiden yhteistä työpanosta. Tiukan aikataulun vuoksi yhteen hiileen puhaltaminen oli erityisen tärkeää. Muuttoaikataulu laadittiin tunnin tarkkuudella.
”Meillä oli viikko aikaa, mutta saimme kalusteet, laitteet, päätteet ja ihmiset eri organisaatioista ajoissa paikan päälle.”
Maistraatti ja IHH ovat olleet uusissa tiloissaan vasta reilun kuukauden. Ensipalaute on ollut positiivista.
”Sekä työntekijät että asiakkaat pitävät tilaratkaisua ja asiointikokonaisuutta onnistuneina.”
Muuttajien ensitunnelmat
Tom Marsti, Uudenmaan maistraatin holhoustoimen vastuualueen päällikkö:
”Elämme totutteluvaihetta”
”Vanhat tilamme Albertinkadulla olivat koppikonttorimaiset. Uusi monitilaympäristö Kaikukadulla on avara ja uudenaikainen. Meillä on vetäytymistiloja esimerkiksi puhelintyötä tai keskittymistä vaativaa työtä varten, mutta muuten kaikki on avointa tilaa.
Alusta saakka oli selvää, että työntekijämme osallistuvat uusien tilojen suunnitteluun mahdollisuuksien mukaan. Hanketta vei eteenpäin erityinen ydinryhmä, mutta työpajojen ja kyselyjen avulla myös muut työntekijämme pääsivät suunnittelun mukaan. Suurin huoli heillä oli se, että monitilaympäristössä on liikaa hälinää. Tilojen materiaalit ovat kuitenkin tekstiiliä, joka pitää äänen pehmeänä.
Elämme vielä totutteluvaihetta ja testaamme uusia toimintatapoja. Noudatamme yhdessä monitilaympäristöön luomiamme pelisääntöjä esimerkiksi siitä, missä tilassa voi käydä puhelinkeskusteluja ja voiko osaa tiloista varata etukäteen. Arvioimme muutaman kuukauden kuluttua, miten pelisäännöt ovat toimineet ja onko niitä syytä muuttaa tai kehittää.”
Elina Nurmi, Helsingin kaupunginkanslian elinkeino-osaston projektipäällikkö
”Viranomaisyhteistyö on tehokkaampaa”
”Muuttomme oli haastava, koska IHH:n palvelu on ainutlaatuinen koko Suomen mittakaavassa ja mukana on kymmenen eri toimijaa: Helsingin ja Espoon kaupunkien neuvonnan lisäksi Uudenmaan maistraatti, Verohallinto, Kela, Maahanmuuttovirasto, Uudenmaan TE-toimisto, Eläketurvakeskus, Helsingin seudun kauppakamari ja SAK:n maahanmuuttajien työsuhdeneuvonnan palvelu.
Tila-, turva- ja it-ratkaisut täytyi miettiä huolellisesti. Muuttomme sujui kuitenkin olosuhteisiin nähden hyvin, ja saimme kaikki palvelut toimimaan avauspäivään mennessä.
Toimijamme ovat olleet tyytyväisiä tiloihin, uuden palvelupisteen visuaaliseen ilmeeseen ja akustiikkaan. Uudet tilat palvelevat IHH:n konseptia paremmin kuin aiemmat tilat Albertinkadulla. Siellä palvelut olivat eri kerroksissa, mutta uusista tiloista ne löytyvät samasta paikasta. Viranomaisyhteistyö on entistä tehokkaampaa, ja siitä onkin tullut henkilökunnaltamme hyvää palautetta.
Uusissa tiloissamme korostuu aktiivinen asiakkaiden vastaanotto muun muassa palveluoppaiden ansiosta. Päivittäinen asiakasmäärämme on todella suuri, mutta akustiikan huomioon ottavilla materiaaleilla ja rakenteellisilla ratkaisuilla asiakaspalvelupisteiden volyymitaso pysyy alhaisena.”
Keskustele artikkelista