Valtiokonttori ja PRH: työtyytyväisyys nousi ja vuokrakulut laskivat

Valtiokonttori ja Patentti- ja rekisterihallitus (PRH) halusivat uudistaa työtapojaan ja tehostaa tilankäyttöä.
Nyt uudenlainen monipaikkainen työympäristö kerää kehuja. Muutto saman katon alle yhteisten palvelujen käyttäjiksi pudotti merkittävästi kustannuksia.

Sörnäisten rantatie 13, Helsinki

Käyttäjät

Valtiokonttori (2 kerrosta)
Patentti- ja rekisterihallitus (3 kerrosta ja katutason asiakaspalvelutilat)


Neliöt

15 672

m2, sisältäen yhteisen kokouskeskuksen, ravintolan ja väestösuojan


Yhteiset tilat

Kokouskeskus, sosiaali- ja liikuntatilat sekä henkilöstöravintola


Henkilömäärä

700


  • TILATEHOKKUUS ENNEN 27,5 m2 / henkilötyövuosi
  • TILATEHOKKUUS NYT 13,5 m2 / henkilötyövuosi
  • SÄÄSTÖT YHTEENSÄ 1,6 miljoonaa EUR / vuosi
Tavoitteet

Valtiokonttori: Liian suuresta sopivampaan

Olemme työskennelleet Sörnäisten rantatiellä kiinteistön valmistumisvuodesta 1984 asti, mutta henkilöstön vähentyessä tilat kävivät liian väljiksi. Otimme jo alivuokralaisia, mutta sen jälkeenkin jokaista työntekijäämme kohti tilaa oli 28 neliötä eli kohtuuttoman paljon. Maisemakonttorimme ei mahdollistanut nykyaikaisia työnteon tapoja monipaikkaisessa työympäristössä. Niinpä kun vuokrasopimuksemme oli umpeutumassa vuoden 2017 lopussa, harkitsimme muualle muuttamista. Uusia tiloja ei kuitenkaan ollut helppo löytää, koska tarvitsemme oman varavoimalan sekä turvaholvin.

Toimialajohtaja Maritta Fromholtz, riskienhallintajohtaja Juha Pietarinen ja apulaisjohtaja Lea Hartikainen

Tavoitteet

PRH: Vaivattomaan työympäristöön

Vanha toimitalomme Helsingin Arkadiankadulla ei noudattanut valtion toimitilastrategiaa: se ei ollut valtion kiinteistö, ja henkeä kohti neliöitä oli lähes 30. Vuokrasopimuksen lähestyessä loppuaan aloimme suunnitella verottajan kanssa muuttoa uusiin yhteistiloihin, mutta rakennushanke jämähti kaavoittajan pöydälle emmekä voineet odottaa. Aiemmin eri alihankintapalvelut, kuten kukkien kastelu, siivous ja kalusteiden hankinta rasittivat henkilöstöämme. Halusimme satsata ydinosaamiseemme ja löytää vaivattoman työympäristön.

Henkilöstömme tekee vaativaa asiantuntijatyötä, ja useimmat työskentelivät aiemmin omassa tai kahden hengen huoneessa. Yleisin muuttohuoli liittyikin omasta huoneesta luopumiseen ja työrauhan katoamiseen.

Ylijohtaja Eero Mantere ja projektipäällikkö Jukka Meriläinen

Näin sen teimme

Senaatti: Avaimet käteen

Selvitimme Valtiokonttorin eri tilavaihtoehdot: jääkö se vanhaan osoitteeseen, siirtyykö väliaikaisiin väistötiloihin vai muuttaako kokonaan uusiin tiloihin. PRH:n oli lähdettävä ydinkeskustasta, koska valtion toimitilastrategian mukaan sinne sijoitetaan vain ministeriöitä ja erityistiloja. PRH tarvitsi helposti saavutettavat tilat asiakaspalvelulle ja Valtiokonttori mm. oman dealing-salin. Tavoite oli löytää tilat valtion omistamista kohteista. Ratkaisuksi löytyi monikäyttäjäkohde, jossa molemmat työskentelevät omissa työympäristöissään ja maksavat yhteistiloista käytön mukaan. Turvapalvelut, kalustus ja av-laitteet sisältävä avaimet käteen -ehdotus on osa Senaatin uutta strategiaa.

Rakennuttajapäällikkö Tapio Jalo, kiinteistöpäällikkö Kai Pekkarinen ja tilaratkaisujen projektipäällikkö Mirkka Laukkanen

 

Senaatin palvelut

  • Uusi tilaratkaisu
  • Muutosjohtamisen ja työympäristön kehittämisen tuki
  • Irtokalusteiden toimitus ja ylläpito
  • ICT-infran toteutus yhteistyössä Valtorin kanssa
  • AV-tekniikan toimitus ja ylläpito
  • Kokouskeskus ja tilavarausjärjestelmä
  • Toimitilapalvelut: puhtaus-, aula- ja vartiointipalvelut
  • Turvallisuuspalvelut: turvallisuusjärjestelmien pääkäyttö sekä huolto- ja ylläpitopalvelut
  • Siivous- ja kiinteistöhuoltopalvelut
  • Ravintolapalvelut

Tulokset

Valtiokonttori: Parhaat työtyytyväisyystulokset ikinä!

Virastomme on 141 vuoden ikäinen, emmekä koskaan aiemmin ole saaneet työtyytyväisyystutkimuksessa yhtä korkeita tuloksia kuin nyt uusiin tiloihin siirryttyämme. Henkilöstö on ottanut monipaikkaisen ympäristön hyvin haltuunsa ja vaihtaa työpistettä tottuneesti. Työntekijäkohtainen tilatehokkuus putosi reippaasti alle valtion toimitilastrategian vaatiman 18 neliön rajan, mistä koituu merkittävää säästöä. Uudessa korotetun turvallisuustason työympäristössä on myös aiempaa paremmat edellytykset torjua mahdollisia kyberriskejä.

Tulokset

PRH: Numerot puhuvat puolestaan

Uudet työtilamme ovat osoittautuneet jopa hiljaisemmiksi kuin vanhat omat työhuoneemme. Ihmiset kunnioittavat hiljaisen alueen puhumiskieltoa. Akustiikkaa on kiitelty paljon. Muuton yhteydessä uusimme etätyöohjeistuksen, ja nyt etänä voi olla jopa kolme päivää viikossa. Numerot puhuvat puolestaan: työtyytyväisyys nousi ja osoitteen vaihtumisesta huolimatta asiakastyytyväisyyskin pysyi hyvänä. Mikä tärkeintä: vuokrakulumme puolittuivat. Täysin asiakasmaksuilla toimivalle organisaatiolle se on erittäin merkittävää.

Tilaa Senaatti-kiinteistöjen uutiskirje tästä