Anne Sundqvist, erityisasiantuntija, valtakunnalliset toimitila- ja työympäristökonseptit

Asiakkaan toiminta työympäristöjen ja toimipisteverkoston lähtökohtana

Vastaan Senaatissa ylimmän johdon asiantuntijapalveluista, joilla tuemme asiakkaitamme toiminnan muutostilanteissa tai tilanteissa, joissa toimitiloihin heijastuu toimintaympäristöstä johtuvia haasteita. Työni on tuottaa toimintaa tukevia ja vaikuttavuutta edistäviä valtakunnallisia toiminta-, työympäristö- ja toimitilakonsepteja sekä toimintalähtöisiä toimipisteverkostoselvityksiä tiiviissä yhteistyössä asiakkaan, Senaatin ja kumppaniverkostomme asiantuntijoiden kanssa. Hyödynnän työskentelyssäni yhteiskehittämisen menetelmiä ja moniammatillista osaamista.

Palvelujen tyypillisiä asiakkaita ovat valtion ministeriöt ja keskusvirastot sekä toimijat, joiden pyrkimyksenä on pohtia oman toimitilaportfolionsa tarkoituksenmukaisuutta, uudistaa oman hallintonsa tai työympäristöjensä toimintatapoja, parantaa toimintansa vaikuttavuutta, saada aikaan tilakustannusten säästöjä, yhdenmukaistaa ratkaisuja tai nopeuttaa toimitilahankkeiden läpivientiä.

Työympäristön tai toimipisteverkoston tarkastelun ja kehittämisen keskeisimmät näkökulmat ovat tilojen käyttäjien ja organisaation tarpeet sekä vastuullisuus. Tuloksena syntyvät tulevaisuuden konseptit ja verkostoselvitykset uudistavat valtion organisaatioiden toimintaa ja tiloja koko toimipisteverkoston laajuudessa.

Toimeksiannoissa hyödynnetään erityisesti yhteiskehittämisen, palvelumuotoilun, organisaatiokehittämisen, prosessien ja tuotantoresurssien kehittämisen sekä tilasuunnittelun menetelmiä ja osaamista.

Mitä työsi pitää sisällään?

Suomen valtionhallinnon tiloja ja toimintaa on konseptoitu toimintalähtöisesti jo yli 20 vuoden ajan, 2000-luvun alusta lähtien. Konseptoinnin piirissä ovat olleet tietotyön toimistoympäristöt, julkishallinnon asiakaspalvelutilat sekä erikoistilat, kuten Puolustusvoimien, poliisin, tuomioistuinten, Valtion koulukotien ja Vankisairaalan käytössä olevat niin sanotut käyttösidonnaiset tilat.

Konseptidokumenttien lisäksi laaditaan muita suunnitteluohjeita, kuten tilakortteja ja tilaohjelma, jotka toimivat tarkemman tason ohjeina rakennus- ja muutoshankkeille siitä, miten tilat tulee käytännössä suunnitella ja rakentaa. Lisäksi onnistunutta toimeenpanoa varmistamaan laaditaan erilaisia tarkistuslistoja ja yhteistyön toimintamalleja.

Usein toimintalähtöisen verkostoselvityksen laatiminen on luonteva jatkoaskel konseptiasiakkaille. Niissä konseptia peilataan erilaisiksi skenaarioiksi asiakkaan valtakunnalliseen toimipisteverkostoon talouden, prosessien, asiakkaiden ja työntekijöiden saavutettavuuden ja vaikutusten kannalta.

Mitkä ovat työsi tavoitteet?

Johdon asiantuntijapalvelut ja niiden myötä syntyneet valtakunnalliset konseptit ja verkostoselvitykset palvelevat tulosohjausta, jonka tavoitteena on muun muassa saada aikaan mahdollisimman vaikuttavaa ja taloudellisesti tehokasta julkista toimintaa ja julkisten varojen käyttöä. Käytäntöön vietynä konseptit tuottavat mittakaavaetuja, kuten tilamuutosten läpiviennin tehokkuutta, nopeutta, helppoutta sekä kustannusten säästöä. Lisäksi konseptien avulla muodostuu toiminnallisesti, visuaalisesti ja tilarakenteeltaan mahdollisimman yhdenmukaisia ratkaisuja eri paikkakunnille tilannekohtaiset tekijät huomioiden.

Esimerkiksi virastojen asiakkaat ja sidosryhmät hyötyvät konsepteista käyttäjäryhmiä huomioivan ja valtakunnallisesti tasalaatuisemman palvelun ja asiakaskokemuksen muodossa. Vaikuttavuuteen perustuvilla konsepteilla ja verkostosuunnitelmilla voidaan oman toiminnan hyötyjen ohella saada aikaan merkittäviä yhteiskunnallisia säästöjä ja muita hyötyjä myös sidosryhmille.

Hyötyjen aikaansaaminen käytännössä edellyttää systemaattista konseptoitujen ratkaisujen toimeenpanoa ja johdon tukea.

Mikä on alasi tulevaisuuden trendi?

Vastuullisuusasiat ovat jo nyt tärkeitä ja painoarvoltaan entisestään kasvavia teemoja kiinteistöalalla kaikessa kehittämisessä, suunnittelussa ja käytännön tekemisessä. Taloudelliset ja ilmastonmuutoksen tuomat haasteet sosiaalisen vastuun kantamisen rinnalla luovat paineita ja huolia mutta myös mahdollisuuksia.

Kolme periaatetta, jotka ohjaavat työtäsi?

• Ihmisten tarpeet ja hyvinvointi
• Yhdessä tekeminen ja läpinäkyvyys
• Ennakointi ja tuloksellisuus

Minusta

Olen kokenut työympäristökehittämisen asiantuntija ja tuloksellinen moniammatillisten asiantuntijaverkostojen yhteiskehittämisen ja osallistamisen ammattilainen. Koulutustaustani on muotoilun johtamisessa (IDBM Pro), muotoiluajattelussa (Design Thinking) ja tilasuunnittelussa (BA). Lähestyn työtäni päämäärätietoisesti, vastuullisesti ja tulosorientoituneesti. Työni luonne pitää huolen siitä, että ammatillinen kehittymiseni on jokapäiväistä.