Miten ja millaisissa tiloissa työskentelemme muutaman vuoden päästä? Pyysimme Senaatin Kasper Fabritiusta peilaamaan työnteon trendejä ja käynnissä olevaa mullistusta valtion upouuden toimitilastrategian linjauksiin.
Senaatti-kiinteistöjen myynti- ja markkinointipäällikkö Kasper Fabritius seuraa työssään kiinteistökehityksen kansainvälisiä ilmiöitä ja tutkimusta. Hän oli myös mukana uudistamassa valtion toimitilastrategiaa, jonka valtioneuvosto hyväksyi joulukuussa 2021. Valtiovarainministeriön johdolla uudistettu strategia vaikuttaa kuluvan vuosikymmenen loppuun mennessä valtion 70 000 virkamiehen työntekoon. Fabritiuksen mukaan se näyttää mallia myös kansainvälisesti.
Kasper Fabritius: ”Koko käsite työpaikka on muuntumassa. Tulevaisuudessa valtion työntekijällä ei välttämättä ole enää omaa työpistettä, vaan hän voi mennä tekemään työnsä mihin tahansa maanlaajuisen toimitilaverkoston työtilaan. Valinnanvapaus on keskeinen arvo. Nyt koronan aikana monet ovatkin muuttaneet kauemmas työpaikastaan tai tehneet töitä mökillä.
Tällä on suuri vaikutus elämänlaatuun ja työhyvinvointiin. Monipaikkaisuus ja yhteiset työympäristöt koituvat varsinkin pienten paikkakuntien eduksi.
Uuden toimitilastrategian myötä valtio ottaa paikan työympäristöjen edelläkävijänä kansainvälisestikin. Me Senaatissa rakennamme valtiolle yhteisten työympäristöjen verkoston, jolla tuemme asiakkaidemme muuttuneita tarpeita ja uusia työnteon tapoja pitkälle tulevaisuuteen. Esimerkiksi Ruotsissa valtiolle on tehty vasta muutamia co-working-tiloja, jotka täydentävät perinteisiä toimistotiloja. Ruotsalainen kollegani sanoikin minulle, etteivät he ole vielä näin pitkällä ajattelussa kuin Suomessa.”
”Osallistuin äskettäin hybridikokoukseen, jossa ensimmäiset puoli tuntia kuluivat äänen, kuvan ja ruudun jakamistoiminnon säätämiseen. Tekniikkaa pitää osaa käyttää ja etäosallistujat pitää huomioida. Kokouksissa kaikkien pitäisi tuntea olevansa läsnä tasapuolisesti. Nyt tämä ei aina toteudu.
Vaikka tiimit tekevät työtä monipaikkaisesti ja virtuaalisesti, tiimiläistenkin täytyy välillä kokoontua. Tarvitaan fläppitauluja, post it -lappuja, kenties kahvikoneita ja ennen kaikkea kokoontumispaikka, jonne tullaan innovoimaan ja vahvistamaan yhteishenkeä.
Toimiston on samaan aikaan tuettava sekä yhdessä tekemistä että tarjottava vetäytymistiloja. Tarvitaan paljon pieniä huoneita, joihin voi vetäytyä pitämään Teams-palavereja.
Miten työntekijä, joka voi olla missä päin Suomea tahansa, löytää verkostostamme tilan, jossa voi käydä luottamuksellisia palavereita laadukkaiden etäyhteyksien varassa? Miten tuon tilan voi varata ennakolta? Hybridityön koordinointi ja johtaminen on meille vaikein yhtälö, jonka ratkaiseminen vaatii määrätietoista työskentelyä.”
Lue lisää: Valtion toimitilastrategia: ”Tiloja tarvitaan vähemmän, mutta niiltä odotetaan enemmän”
”Monissa kansainvälisissä keskusteluissa pohditaan, miten pandemian hellitettyä ihmiset houkutellaan tai jopa komennetaan takaisin työpaikoilleen. Suomessa ajatus komentamisesta on vieras, sillä työntekijöihin luotetaan. Yhteiskunnassamme vallitsee hyvä luottamus. Se tuntuu organisaatioiden sisällä sekä asiakkaiden ja organisaatioiden välillä. Myös kansalaiset luottavat julkiseen hallintoon.
Toimistojen ja tilojen pitää tulevaisuudessa olla niin houkuttelevia, että työntekijät haluavat käydä niissä. Esimerkkiä näyttävät kauppakeskukset, jotka muokkaavat itsestään entistäkin vetovoimaisempia.
1990-luvulla alettiin puhua elämystalouden noususta. Nyt tuo ilmiö alkaa koskea jopa valtion työpaikkoja.
Elämystalouden vaikutukset ovat jo jossain määrin näkyneet kiinteistöalalla. Jo vuosia sitten brändättiin World Trade Centerit ja Business Parkit. Ne tarjoavat yrityksille mukavia tiloja, joissa on hyvä tunnelma, oma host ja henkilökohtaista palvelua. New Yorkissa aloittanut WeWork järjesti tiloissaan tapahtumia lähes päivittäin.
Tilat ja niiden laatutaso on yksi tärkeä osatekijä, mutta ennen kaikkea työpaikalle houkuttelee yhteishenki, kollegat ja yhteinen tekeminen ja kokemus yhteenkuuluvuudesta. Eräässä kyselyssä ihmiset ilmoittivat, että pandemian aikana he ovat kaikkein eniten kaivanneet työpaikan kahviautomaattia ja keskusteluita satunnaisten kollegojen kanssa sen liepeillä. Ihmiset kaipaavat aitoja kohtaamisia työkavereiden kanssa. Miten tämä onnistuisi etänä? Piilaaksossa järjestetään eräänlaisia 20–30 minuutin mittaisia rusettiluistelutreffejä. Tietokone valitsee satunnaiset parit ja varaa yhteisen kalenteriajan virtuaalikahveille.”
Tulevaisuudessa julkinen hallinto toimii yhä enenevässä määrin yhteisissä tiloissa. Valtionhallinnolle ja kunnille syntyy yhteisiä asiakaspalvelupisteitä. Ensimmäiset hankkeet on jo käynnistetty. Valtiovarainministeriön asettama valtion palvelu- ja toimitilaverkkouudistus etenee kolmessa maakunnassa Pohjois-Karjalassa, Päijät-Hämeessä ja Etelä-Karjalassa, ja Poriin valmistuu vuonna 2024 yhteinen virastotalo valtion virastoille ja kaupungille. Tavoitteena on asiakaslähtöisemmät, kustannustehokkaammat ja suunnitelmallisemmat palvelut asiakkaille.
Yhteiset asiakaspalvelupisteet laajentavat palveluiden saatavuutta. Kansalaisten, yritysten ja yhteisöjen palvelu paranee. Lähtökohtana on digitaalinen palvelu, joiden kautta ihmiset voivat hoitaa asiat verkossa. Hyvänä ja konkreettisena esimerkkinä on Omavero-palvelu. Palvelupisteissä henkilökunta menee yhdessä asiakkaan kanssa verkkopalveluun, esimerkiksi Kelaan tai verotoimistoon.”
”Valtiolla on noin 70 000 työntekijää, joista noin 55 000 työskentelee toimistoissa. Toimistoissamme on 25 000 monitilatyöpistettä, joista nimeämättömissä työskenteli ennen koronaa noin 15 000 henkilöä.
Vaikka tilankäyttö on jo tehostunut huomattavasti, meillä on edelleenkin aivan liikaa tilaa suhteessa siihen, miten tiloja käytetään. Ennen pandemiaa tutkimme valtion toimitilojen käyttöasteita eri hankkeissa. Työpisteen käyttöaste on yleensä 40 prosenttia. Yli puolet työajasta työpisteet seisovat siis tyhjinä, kun ihmiset ovat neuvotteluhuoneissa, asiakkaiden luona ja työmatkoilla.
Tilan tarve puolittuu nykyisestä. Kun tilaa on nyt 18 neliötä henkilötyövuotta kohden, vuoteen 2030 mennessä tilaa on kymmenen neliötä. Muutos voi kuulostaa isolta, mutta se on suhteellista. Iso-Britanniassa valtion co-working tilojen mitoitusperuste on viisi neliötä.
Sanotaan, että what you can’t measure, you can’t manage. Samalla kun siirrymme yhteiskäyttöisiin tiloihin ja monipaikkaisuuteen, tarvitsemme täsmällistä dataa käyttöasteesta ja tilojen käytöstä, jotta tiloja voidaan kehittää ja käyttää viisaasti.
Käyttäjille yhteiskäyttöisten tilojen pitää olla helposti älypuhelimella varattavissa ja helposti saavutettavissa. Ennen kaikkea tiloissa pitää olla niin hyvä fiilis, että niihin halutaan tulla.”
Rekrytoimme jatkuvasti parhaita osaajia joukkoomme. Senaatti-kiinteistöissä meitä työskentelee noin 400 ja Puolustuskiinteistöissä noin 700 alan ammattilaista. Tervetuloa osaksi sitoutunutta ja innostunutta työyhteisöämme.
Toimintaamme leimaa lähivuodet voimakas toimitilojen kehittäminen ja uudisrakentaminen. Puolustusvoimien kasvaneiden tilatarpeiden toteuttaminen haastaa koko organisaatiotamme ja heijastuu myös toiminnan päästöihin. Hiilijalanjälkemme on kiihtyvän rakentamistahdin vuoksi kasvussa, mutta pystymme monin keinoin…
Senaatti-areenassa keskusteltiin hallitusohjelman mukaisesta julkisen sektorin tilaohjelmasta, jonka tavoitteena on tehostaa tilakustannuksia ja hakea ratkaisuja valtion, hyvinvointialueiden ja kuntien tilakysymyksiin. Senaatti-kiinteistöjen operatiivinen johtaja Tuomas Pusa valotti puheenvuorossaan valtion toimitilakustannuksista saatuja…
Aulapalvelu on olennainen osa monen kiinteistön jokapäiväistä toimintaa. Kiinteistöön tulija kohtaa aulapalvelun ensimmäisenä sisään astuessaan ja viimeisenä ulos lähtiessään. Hyvä aulapalvelu paitsi sujuvoittaa kiinteistön arkea myös auttaa rakentamaan ja pitämään…
Joensuun virastotalo osoitteessa Kauppakatu 40 saneerattiin kiireestä kantapäähän syksyn 2020 ja tammikuun 2023 välillä. Peruskorjauksen valmistuttua toiminta virastotalon yhteisessä palvelupisteessä ja yhteiskäyttöisissä toimistotiloissa otti ensi askeleensa 20. helmikuuta.
Turun Pihlajaniemen alueelle on laadittu asemakaavamuutos, jonka tavoitteena on rakentaa aluetta ympäröivään kaupunkirakenteeseen liittyvä uusi kaupunginosa ilmastoviisaasti ja luontoarvot huomioiden.
"Sitra julkaisi keväällä Megatrendit 2023 -raportin, joka sisältää varsin vakavan viestin. Merkittävin tämän hetken megatrendi on luonnon kantokyvyn mureneminen ja siitä aiheutuvat ympäristölliset, taloudelliset ja sosiaaliset seuraukset. Kyse on ilmastonmuutoksesta,…
”Poikkeusoloihin varautuminen nousi keskeiseksi tavoitteeksi helmikuusta 2022 lähtien. Tuemme vahvasti asiakkaitamme muuttuneessa tilanteessa”, Senaatti-kiinteistöjen operatiivinen johtaja Tuomas Pusa kertoo.
”Yhteiset työympäristöt ovat kestävää ja vastuullista tilankäyttöä. Joustava monitila lisää työmotivaatiota ja yhteistyötä eri virastojen kesken. Virastojen yhteiset palvelupisteet takaavat myös monipuolisen asiakaspalvelun”, yhteisistä työympäristöistä vastaava hankejohtaja Jyrki Reinikainen sanoo.
"Käynnistimme syksyllä nopeasti energiansäästöohjelman, joka tuotti hyviä tuloksia jo talven aikana. Yhdessä asiakkaidemme kanssa saimme aikaan merkittäviä säästöjä", Senaatin energiansäästöohjelman johtaja Sanna Jääskeläinen kertoo.