Hollola lähti vuonna 2020 mukaan kuntien tilatietopalvelujen kehittämiseen, kun valtakunnallisten tilatietopalvelujen rakentaminen käynnistyi valtiovarainministeriön kaksivuotisen Kuntien tilatieto -hankkeen myötä ja nykyisen Senaatti-kiinteistöjen kuntien tilatietopalveluyksikön vetämänä. Lähtötilanteessa Hollolan tilatiedot olivat monen muun kunnan tavoin pääosin Excel-tiedostoissa. Kiinteistöjen taloustietojen raportoinnissa oli jo siirrytty Power BI -raportointiin, joten tilatietojen kokoaminen eri lähteistä yksiin digitaalisiin kansiin oli luonteva jatkumo sille.
Yhteistyön edetessä tilatietopalveluja on kehitetty, ja niiden hyödyntäminen on vakiintunut kiinteäksi osaksi Hollolan kiinteistöjohtamisen arkea.
”Alkuvaiheen odotuksemme yhteistyölle ja palveluille olivat maltilliset. Nopeasti kuitenkin selvisi, että nyt ollaan hyvän äärellä valtakunnallisesti. Nykytilanne on ylittänyt alkuperäiset odotuksemme reilusti. Palvelut ovat kehittyneet tasaisesti asiakkaita kuunnellen, ja varsinkin nykyinen raportointipalvelu vastaa erinomaisesti kuntien tarpeisiin”, Hollolan Tilapalvelu Oy:n toimitusjohtaja Reijo Reponen kertoo.
Kokonaiskuva ulottuu nykyhetkestä tuleviin vuosiin
Hollolalla on tällä hetkellä tarkka, ajantasainen kokonaiskuva rakennuskannastaan sekä siihen liittyvistä kohdetiedoista, kustannuksista, vuokrasopimuksista, korjauksista ja energiankulutuksesta. Tilatietojen merkitys korostuu erityisesti silloin, kun yksittäisten rakennusten sijaan tarkastellaan koko rakennuskantaa.
Yhteistyön ja tilatietopalvelujen keskeisiksi hyödyiksi Reponen nostaa käytettävissä olevien tietosisältöjen monipuolistumisen. Kattavampi tieto antaa aiempaa vahvemman pohjan myös tulevien vuosien suunnittelulle.
”Yksi tärkeimmistä asioista meille on korjausvelan kokonaisvaltainen hallinta. Pystymme huomioimaan tehdyt ja tulevat investoinnit ja PTS-korjaukset sekä tarkastelemaan tilannetta nykyhetken lisäksi tulevaisuuden osalta. Tällä on suuri merkitys myös kuntatalouden näkökulmasta”, Reponen sanoo.
Raportointipalvelu kokoaa tiedon suoraan hyödynnettäväksi
Hollola otti tänä vuonna käyttöön kuntien tilatietopalveluyksikön kehittämän uuden raportointipalvelun noin 50 muun kunnan kanssa. Palvelu on nykyisin lähes päivittäisessä käytössä kiinteistöjohtamisen työkaluna.
Kohdetieto- ja kustannusraportit ovat osoittautuneet erityisen hyödyllisiksi Hollolassa. Kohdetietonäkymä kokoaa rakennusten tekniset tiedot helposti tarkasteltavaan muotoon, kun taas kustannusnäkymä havainnollistaa eri kohteiden kustannusvaikutuksia ja auttaa vertailemaan niitä keskenään.
Raportointipalvelun ajantasaista tietoa hyödynnetään Hollolassa myös kunnan toimitilaohjelmassa ja sen valmistelussa.
”Toimintatapamme kiinteistöjohtamisessa on muuttunut täysin. Meillä on nyt erittäin tarkat ja ajantasaiset tilatiedot, joita voimme käyttää toimitilaohjelman taustatietoina. Raportointipalvelu on itsessään jo osa jatkuvasti päivittyvää toimitilaohjelmaa”, Reponen kuvaa.
Myös tehtyjen ja suunniteltujen toimenpiteiden vaikutuksia voidaan tarkastella aiempaa kokonaisvaltaisemmin raportointipalvelun avulla. Palvelusta koostettava toimenpidesuunnitelma auttaa Hollolaa hahmottamaan jo tehtyihin ratkaisuihin liittyvää säästöpotentiaalia sekä arvioimaan tulevien toimenpiteiden vaikutuksia.
Raportointipalvelun eri osa-alueita – rakennuskannan tarkastelua, valtakunnallista vertailua ja strategiatyökaluja – sekä niistä saatavia raportteja käytetään Hollolassa aktiivisesti. Reposen mukaan yksi niiden konkreettisimmista hyödyistä näkyy työajassa:
”Kuntien kannattaa ottaa tilatietopalvelut käyttöön osaksi kiinteistöjohtamisensa arkea. Esimerkiksi erilaisten raporttien ja asiakirjojen laatimisessa säästyy erittäin paljon aikaa, kun ajantasaiset tiedot ovat valmiiksi koottuina ja visuaalisesti helposti hahmotettavissa eikä tietoja ja lukuja tarvitse etsiä eri paikoista.”
Tutustu myös
Hollolan ja kuntien tilatietopalvelujen aiempi yhteistyö: Excel-taulukoista digitaaliseen tilatietopalveluun – täsmällinen kokonaiskuva tilakannasta sujuvoittaa arjen tilahallintaa Hollolassa
Raportointipalvelu tuo selkeyttä miljoonien neliöiden hallintaan
Tilatietokäsittelijä ei pelkää Exceliä
Kuntien tilatietopalvelut
Lisätietoja
Marko Suomela, kuntien tilatietopalveluyksikön päällikkö, puh. 040 670 0559, etunimi.sukunimi@senaatti.fi
Mika Tammisto, asiantuntija, puh. 050 353 5504, etunimi.sukunimi@senaatti.fi
Kuva: Hollolan uimahalli, Hollolan kunta
