Valtio on saavuttanut vuosina 2015–2023 toimitilakustannuksissaan yli 130 miljoonan euron vuosittaiset säästöt. Kumulatiivisesti, vuodesta 2015 lähtien tähän päivään mennessä, katsottuna se tarkoittaa yli 600 miljoonan euron säästöjä.
”Säästöjä ei ole saatu aikaan yhdessä rysäyksessä eikä yhdellä onnenkantamoisella, vaan takana on pitkäjänteinen, lähes vuosikymmenen mittainen määrätietoinen työ. Keskimääräinen säästövauhti on ollut noin 11 miljoonaa euroa uusia sovittuja säästöjä per vuosi. Säästöjen takana ei ole yhtä isoa juttua, sen sijaan säästövaikutus syntyy valtavasta määrästä pieniä puroja”, Senaatti-kiinteistöjen operatiivinen johtaja Tuomas Pusa totesi puheenvuorossaan.
Pusa muistutti myös, ettei kyse ole pelkästään säästöistä, vaan Senaatti-kiinteistöt on investoinut yhdessä virastojen kanssa toimitilojen kunnostukseen ja niiden toiminnan kehittämiseen 2,7 miljardia euroa vajaassa kymmenessä vuodessa. Lisäksi kiinteistökannasta on myyty tarpeetonta tilaa miljardilla eurolla.
”Kokonaisuutta tarkasteltaessa voisi sanoa, että valtion tilakanta on erittäin hyvässä kunnossa, paremmassa kuin koskaan aiemmin. Vaikka paljon on saatu aikaiseksi, työtä riittää edelleen.”
Tietotyön tuottavuusloikka tapahtui digitalisaation seurauksena
Valtion toimitilakustannukset ovat vuosittain noin 800 miljoonaa euroa. Valtiolla tehokkain säästötyökalu on ollut toimistotilatehokkuuden parantaminen. Merkille pantavaa on, että toimistoja on valtion tilakannasta vain viidennes – puolet tilakannasta on Puolustusvoimien käytössä ja noin 30 prosenttia on erikoistiloja. Toimistotilojen lisäksi merkittävä osa säästöistä on syntynyt erikoistilojen ja niiden verkoston tarkastelussa.
”Vuonna 2005 liikuttiin noin 25 neliössä per henkilötyövuosi. Vuosille 2015–2021 tavoitteeksi asetettiin 18 neliötä, mikä myös saavutettiin vuonna 2021. Uuden toimitilastrategian tavoitteena on keskimäärin alle kymmenen neliötä henkilötyövuotta kohden”, Pusa tarkensi.
Siirtyminen omista huoneista ja yksityisistä tiloista monitilatoimistoihin ja yhteisiin työympäristöihin on paitsi auttanut saamaan aikaan säästöjä myös kasvattanut tietotyön tuottavuutta.
”Ihmiset tekevät paljon hybridityötä. Monitilatoimisto, yhteinen työympäristö, on liikkuvaan työhön erinomainen ratkaisu erilaisine tiloineen. Tietotyön tuottavuusloikka on itse asiassa tapahtunut digitalisaation seurauksena, kun oman varatun tilan puuttuessa esimerkiksi paperit ovat toimistolla vailla säilytyspaikkaa. Tiloilla on siis edistetty digitalisaatiota. Voidaankin sanoa, että tilat itsessään eivät ole tärkeitä, mutta niitä voidaan hyödyntää strategisten tavoitteiden saavuttamiseen”, Pusa totesi.
Työkalupakki säästöjen saavuttamiseen ja työn tuottavuuden kehittämiseen
Pusan puheenvuorossaan esittelemä työkalupakki koostuu kolmesta osasta: johtamisesta, rakenteista ja keskittymisestä ydintoiminnan vaikuttavuuteen.
”On välttämätöntä tietää, missä on, jotta voi tietää, miten pääsee sinne, minne haluaa mennä. Tilojen osalta kyse on esimerkiksi siitä, kuinka paljon niitä on, minkä kuntoisia ne ovat, kuka niitä käyttää ja paljonko niiden ylläpito, käyttö ja korjaus maksaa seuraavan kymmenen vuoden aikana. Digitaalinen tieto on erittäin tarpeellista näiden tietojen analysoinnissa ja kun pohditaan, miten tilojen käyttöä voitaisiin rationalisoida.”
Johtamisen kulmakiviin kuuluvat myös tavoitteet. Tavoitteellisella johtamisella tarkoitetaankin tavoitteiden näkyväksi tekemistä niin henkilöille, organisaatioyksiköille kuin yli hallinnonalojen rajojen. Hyvänä työvälineenä tähän toimii kiinteistö- ja toimitilastrategia.
Keskeisiksi rakenteiksi toimitilojen käytön tehostamisessa voidaan nimetä vuokrajärjestelmä, investointien vaikuttavuuden arviointi sekä keskitetyn hallinnon yhteiset tietojärjestelmät. Näiden työkalujen avulla kustannukset voidaan kohdistaa mahdollisimman oikein tilojen käyttäjille ja näin myös kannustaa käyttäjiä tarkastelemaan tilojensa käytön tehokkuutta. Investointien vaikuttavuudessa oleellista puolestaan on hahmottaa, mihin käytettävissä oleva investointiraha kannattaa käyttää, jotta voidaan saavuttaa säästöjä ja kehittää työn tuottavuutta.
”Keskeistä on kuitenkin se, ettei vaikuttavuus ole pelkkiä säästöjä ja neliöitä, vaan kyse on lopputuotoksista eli siitä, mitä saamme aikaiseksi kyseisissä tiloissa, olipa sitten kyse tutkimustyöstä laboratoriossa tai vaikka rikostutkinnasta”, Pusa täsmensi.
Pusa muistutti, etteivät tilat ole olemassa itseään varten. Kustannustehokkaan ja käyttötarkoitustaan palvelevan tilan konseptointi, hallinnonalarajoja ylittävä palveluverkkosuunnittelu sekä esimerkiksi yksittäisiä hallinnonaloja laajempia kokonaisuuksia tarkasteleva kampussuunnittelu tukevat niin ikään toimitilatehokkuuden lisäämistä, säästöjen aikaansaamista ja työn tuottavuuden kehittämistä.
”Strateginen toimitilajohtaminen tarkoittaa edellä kuvattujen työkalujen käyttöä. On hyvä huomata, että samoilla työkaluilla voidaan edistää tilatehokkuuden, säästöjen ja työn tuottavuuden ohella muitakin tiloihin liittyviä tavoitteita, kuten hiilineutraliteettia ja varautumista.”
Senaatti-areena 2023 – Julkiset tilat
Videota klikkaamalla pääset tutustumaan syksyn Senaatti-areenan tallenteeseen.
