Uusi Proffa-työkalu auttaa Senaatin asiakkaita arvioimaan kiinteistöjen kustannuskehitystä entistä paremmin. Näin Proffaa käytetään ja tätä kaikkea se sisältää – lue 4 ydinasiaa.
Kiinteistöjen kustannuskehityksen arviointi ei aina ole helppoa. Osalla Senaatin asiakkaista on samaan aikaan voimassa satoja vuokrasopimuksia, joiden kunkin kulut vaihtuvat vuosittain elinkustannusindeksin mukana. Vuokrasopimuksissa tapahtuu jatkuvasti muutoksia esimerkiksi irtisanomisten, uusien tilaratkaisuiden ja virastojen toimipisteverkostojen muuttuessa.
”Yksi perustehtävistämme on tuottaa toimitilojen vuokraamiseen ratkaisuja, jotka parantavat valtion taloudenpitoa. Proffan avulla asiakkaamme voivat ymmärtää paremmin omaa rahankäyttöään ja vertailla eri skenaarioiden kustannuksia”, työkalun rakentamisessa ja siihen liittyvän asiantuntijapalvelun kehittämisessä mukana ollut Senaatin asiakaspäällikkö Lasse Koponen kertoo.
Proffa-työkalun ensimmäiset pilotit aloitettiin vuoden 2018 aikana, ja Proffa on tarkoitus saada käyttöön isoimmissa virastoissa vuoden 2020 loppuun mennessä. Nämä 4 kysymystä ja vastausta avaavat tarkemmin Proffan sisältöä.
Proffa on työkalu, johon syötetään kaikki toimitilojen vuokrien ja palveluiden hintoihin liittyvät tiedot. Vuokrasopimusten tiedot tuodaan automaattisesti työkaluun, ja lisäksi käyttäjä voi syöttää sinne muun muassa erilaisia tiloihin liittyviä kustannuseriä.
Senaatin asiakaspäälliköt keräävät Proffaan pohjatiedot, joista jalostetaan yhdessä asiakkaan kanssa tulevan kehyskauden suunnitelma tai erillisiä skenaarioita. Kyse on siis myös asiantuntijapalvelusta.
Uuden Proffa-työkalun tavoitteena on kartoittaa kaikki asiakkaan toimitilakustannuksiin vaikuttavat tekijät ja tuottaa entistä tarkempia arvioita budjetoinnin tueksi. Virastot voivat hyödyntää Proffan tuottamaa tietoa esimerkiksi vuosittain valtiovarainministeriölle toimitettavissa arvioissa neljän seuraavan vuoden kustannuskehityksestä.
Dataa. Ennen kuin Proffaa voidaan hyödyntää kiinteistöjen kustannuskehityksen arvioinnissa, on vuokasopimuksiin ja palveluiden hintoihin vaikuttavat tekijät selvitettävä. Siksi Proffan käytön aloittaminen on helpompaa, jos tiedot kohteista on päivitetty oikein Senaatin tietokantoihin ja Hallinnon tilahallintaan (HTH).
”Jos dataa ei päivitä jatkuvasti, se rappeutuu. Joskus joudummekin tekemään vähän enemmän taustatyötä ennen kuin pystymme hyödyntämään työkalua kunnolla. Käytön aloittamisen jälkeen data pysyy helpommin tuoreena”, Proffan teknisestä kehityksestä vastannut Tomi Niskakangas kertoo.
Senaatin tavoitteena on saada isoimmat asiakkaat mukaan Proffa-suunnitteluun vuoden 2020 loppuun mennessä. Tällä hetkellä työkalua pilotoidaan muun muassa Tullissa, valtioneuvoston kansliassa ja Verohallinnossa.
”Kestää vielä tovin ennen kuin nähdään, kuinka tarkkoihin arvioihin Proffan avulla päästään. Todennäköisesti ensimmäiset tulokset Proffalla laadittujen ennusteiden tarkkuudesta saadaan keväällä 2020”, Lasse Koponen kertoo.
Proffan kehitystyö aloitettiin vuonna 2016. Työkalun tarve huomattiin, kun Senaatti-kiinteistöt auttoi oikeusministeriötä toimitilojen kustannuskehityksen arvioinnissa vuosina 2013–2016. Projektissa mukana ollut Senaatin lakimies Anna Sarpo kertoo, että yhteistyössä havaitut hyödyt johtivat Proffan kehitystyön aloittamiseen.
”Toimitilasuunnittelua tehdessämme huomasimme, että yhdessä työskentelemällä pystymme tarkentamaan talousarvioita. Proffa syntyi, kun halusimme tuoda toimintamallin myös muiden hyödynnettäväksi.”
Toimitilamenot ovat oikeusministeriön hallinnonalan toiseksi suurin menoerä henkilöstökustannusten jälkeen. Ne muodostavat noin 15 prosenttia hallinnonalan kokonaismenoista.
Oikeusministeriön hallinnonalan toimitilasalkku muodostuu miltei 600 vuokrasopimuksesta. Lisäksi tiloihin on hankittu siivous- ja turvallisuuspalveluita. Muuttujia on siis paljon. Oikeusministeriön neuvotteleva virkamies Jouni Rutanen kertoo, että toimintaa ja taloutta suunniteltaessa toimitilasalkun rakenteen ja kustannuskehityksen hahmottaminen on tärkeää.
”Olemme koko yhteistyömme ajan pystyneet jatkuvasti tarkentamaan arvioitamme. Tällä hetkellä näemme, kuinka pitkäksi aikaa olemme sitoutuneet mihinkin vuokrasopimuksiin. Kyseistä tietoa hyödynnetään muun muassa hallinnonalan virastojen toimipaikkaverkostoja kehitettäessä. Kun lisäksi tunnistamme lisämäärärahatarpeet hyvissä ajoin, meillä on paremmat edellytykset säästää toimitilakustannuksissa.”
Haluatko lukea uusimmat sisältömme ensimmäisten joukossa?
