Miten luodaan 1 200 hengen uusi työyhteisö onnistuneesti? Sen tietävät Senaatti-konsernin henkilöstöjohtaja Tina Karike ja hallintojohtaja Ritva Peura. Heillä oli keskeinen rooli HR:n näkökulmasta Senaatti-kiinteistöjen ja Puolustushallinnon rakennuslaitoksen yhdistymisen suunnittelussa ja toteuttamisessa.
Tammikuussa 2021 syntyi täysin uusi Senaatti-konserni, jossa on kaksi liikelaitosta: Senaatti-kiinteistöt ja Puolustuskiinteistöt tytärliikelaitos.
”Muutos kosketti kaikkia, vaikkakin eniten entistä Puolustushallinnon rakennuslaitosta. Senaatti-konsernissa työskentelee yhteensä 1200 henkilöä”, Tina Karike kertoo.
Massiivinen muutostyö on saanut hyvää palautetta Senaatin ja Rakennuslaitoksen työntekijöiltä yhteisessä henkilöstötutkimuksessa.
”Asteikolla 1–5, tyytyväisyys Puolustuskiinteistöt-hankkeen johtamisesta ja viestinnästä hankkeen etenemisessä ylsi Rakennuslaitoksella lukuihin 3,56 sekä 3,59, ja Senaatilla 3,45 sekä 3,61”, hallintojohtaja Ritva Peura kertoo tuloksista.
Muutokset olivat niin suuria, että romahdus työtyytyväisyydessä ja työhyvinvoinnissa olisi Peuran mukaan ollut mahdollinen – toisin kävi. Rakennuslaitoksen tulokset eivät notkahtaneet, myös Senaatti-kiinteistöjen työtyytyväisyystulokset ylsivät ennätyslukemiin.
”Kaikki tunnuslukumme nousivat: huhupuheita on vähemmän ja työnantajakuva parani. Koko johtamis- ja toimintakulttuuri koettiin entistäkin paremmaksi. Lisäksi sijoituimme PeoplePower-indeksillä AA+ luokkaan ja saimme Innostavimmat työnantajat -tunnustuksen”, henkilöstöjohtaja Tina Karike kertoo Senaatti-kiinteistöjen tuloksista.
1. Epätietoisuudesta eroon tiiviillä vuorovaikutuksella
”Liikelaitosten yhdistymiseen ja organisaatiomuutokseen liittyy väistämättä pelkoja, jotka halusimme poistaa. Tiedon avoin jakaminen ja jatkuva vuoropuhelu hälvensi muutoksiin liittyvää epävarmuutta”, kertoo Senaatti-konsernin henkilöstöjohtaja Tina Karike.
Kaikille avoin viestintä- ja vuorovaikutusalusta Howspace antoi mahdollisuuden informaation välittömään jakamiseen. Aktiivisen henkilöstödialogin avulla selvisi jo alkumetreillä, millaisia näkemyksiä, odotuksia ja huolenaiheita yhdistyminen herätti työntekijöissä.
”Turvallisuuden tunnetta loimme esimerkiksi toistamalla vahvoja perusviestejä: hankkeen toteutus tapahtuu liikkeenluovutuksen periaatteita noudattaen ja hyvän työnantajan periaatteita noudattaen, työt eivät lopu eivätkä työsuhteen ehdot heikkene. Siten huhupuheita velloi keskimääräistä vähemmän”, Karike sanoo.
Projektilla oli oma hanketoimisto, jonka alaisuudessa toimi useita projektiryhmiä. Mukana oli edustajia muun muassa tukitoiminnoista, valtiovarainministeriöstä, puolustusministeriöstä, puolustusvoimista, Senaatista ja Rakennuslaitoksesta.
”Rakennuslaitoksen alkuvuodesta 2020 järjestämä johtajakierros keräsi runsaasti myönteistä palautetta. Kierroksen aikana johtaja kiersi kentällä kertomassa palveluyksiköissä Puolustuskiinteistöt-hankkeesta ja tapaamassa henkilöstöä ja asiakkaiden edustajia”, Senaatti-konsernin hallintojohtaja Ritva Peura kertoo.
Syksyn 2020 aikana toteutettiin Senaatti-kiinteistöjen ja Rakennuslaitoksen johtajien yhteinen Road Show, jonka yhteydessä kerrottiin viimeisimmät tiedot hankkeen etenemisestä ja uudesta toimintamallista.
2. Nopeus ja toisto viestinnän perusperiaatteina
Nopeus ja toisto muodostuivat muutoksen viestinnän keskeisiksi periaatteiksi. Jotta informaatio saavuttaisi mahdollisimman monet, hankkeen etenemisestä tiedotettiin useissa eri kanavissa. Informaatio liikkui digitaalisessa ympäristössä ja lähityötä tekeville myös paperilla.
”Emme venyttäneet tiedottamista vaiheeseen, jossa tilanteet on jo ratkaistu ja viety maaliin. Viestimme muutoksista välittömästi, usein vajainkin tiedoin. Myös vastausten puutteen kerroimme avoimesti. Jotta tiedon kulku olisi tasapuolista, kaikki informaatio jaettiin täsmälleen samaan aikaan kummassakin liikelaitoksessa ja samaa tietoa toistettiin”, Tina Karike kertoo.
3. Alusta saakka ”me” – kaikki on aidosti yhteistä
Senaatti-kiinteistöjen ja Puolustuskiinteistöjen uuden yhteisen arjen kulmakiviä ovat tasavertaisuus ja yhdenmukaisuus.
”Korostimme alusta saakka henkilöstölle ”meistä” puhumisen merkitystä yhteishengen luomiseen. Olipa kyse nimikkeistä, käytännöistä henkilöstöä koskevissa etuisuuksissa, visuaalisesta ilmeestä tai uudesta Sintra-intranetistä, pyrimme luomaan kaikille aidosti yhteisiä malleja ja työkaluja ennen arjen alkamista tammikuussa 2021”, Karike kertoo.
”Myös yt-neuvottelut käytiin Senaatilla ja Rakennuslaitoksella hyvässä hengessä täysin samalla aikataululla, materiaaleilla ja käsittelyllä”, Peura jatkaa.
Uutena Senaatin johtamisrakenteeseen tulivat myös konsernin yhteiset palvelut, jotka tukevat sekä Senaatti-kiinteistöjen että Puolustuskiinteistöjen liiketoimintaa sen sijaan, että molemmissa organisaatioissa olisi omansa.
4. Jokaista kuullaan yksilönä
”Vaikka organisaatiomuutos kosketti satoja ihmisiä, jokainen heistä kohdattiin yksilönä. Mielipiteiden ja huolien ohittaminen syö motivaatiota ja sitoutumista muutokseen, joten panostimme kuunteluun ja palautteisiin reagointiin”, Ritva Peura kertoo.
Organisaatiouudistuksissa toimenkuvat ja järjestelmät yleensä muuttuvat. Moni on huolestunut erityisesti siitä, riittääkö oma ammattitaito. Yhdistymisessä tapahtui myös ristiinsiirtymiä liikelaitosten välillä, muun muassa konsernin yhteisiin palveluihin.
”Jotta kenenkään ei tarvinnut jännittää omaa osaamistaan, loimme valmiudet muutoksiin jo varhain. Esimerkiksi henkilökohtaiset muutoskeskustelut jokaisen rakennuslaitoslaisen kanssa olivat meiltä harkittu panostus. Keskustelimme mahdollisista esimies-, nimike- ja työpistevaihdoksista ja muista muutoksista.”
Erilaisia koulutuksia on järjestetty koko projektin ajan säännöllisesti. Niiden määrää ei vähennetä jatkossakaan. Erityinen kohderyhmä ovat esimiehet, joille annetaan valmiuksia muutosjohtamiseen ja vuoropuheluun alaistensa kanssa.
”Esimiehet ovat muutoksen agentteja joko sen edistäjinä tai jarruna. Yhdistymisestä syntyi uusia yksiköitä, joten valmennamme niiden esimiehiä ja luomme heille hyvät edellytykset viedä muutosta läpi arjessa”, Peura ja Karike kertovat
Tuleva tavoite: tapaamiset kasvokkain
Muutosten toteutuksen yhdeksi haasteeksi muodostui koronapandemia, joka pakotti tapahtumat verkkoympäristöön.
”Mikään ei voita kasvokkaisen kommunikaation välittömyyttä. Kameran kautta ei aisti persoonia, tilanteita ja tunnelmia samalla tavalla kuin samassa tilassa keskustellessa”, Peura toteaa.
”Läsnäoloon ja vuorovaikutukseen panostamme heti, kun jalkautuminen on taas mahdollista. Menemme ihmisten luo juttelemaan, kuulemaan arjen haasteista ja vastaamaan kysymyksiin”, Karike kertoo tulevaisuuden suunnitelmista.
”Haluamme kiittää koko konsernin henkilöstöä panoksesta, jonka he ovat tähän mennessä antaneet muutoksessa. Nyt otamme arjen haltuun ja vakiinnutamme toimintaa. Yhteinen muutosmatkamme jatkuu.”
Näin muutos suunniteltiin ja toteutettiin
Syksy 2019
- Alustavat projektiryhmän valmistelut käynnistyivät syksyllä 2019 Sanna Marinin hallitusohjelmakirjauksen mukaisesti. Hankkeelle nimettiin hankejohtaja ja perustettiin ohjausryhmä sekä hanketoimisto, jonka alaisuudessa toimi useita teemakohtaisia projektiryhmiä.
Syksy 2020
- Koko konsernin yhteiset säännönmukaiset henkilöstöinfot, joissa ajankohtaista tietoa. Selkeästi määritellyt ja johdonmukaisesti toistetut perusviestit.
- Esimiespysäkit kerran kuussa: tukea ja valmiuksia esimiehille muutosjohtamiseen. Johtajakierros ja johtajien Road Show: johtajat jalkautuivat palveluyksiköihin keskustelemaan henkilöstön kanssa.
- Runsaasti koulutuksia ja perehdytyspaketti koko konsernin 1 200 hengelle.
- Henkilökohtaiset muutoskeskustelut jokaisen Rakennuslaitoksen työntekijän kanssa ja niiden Senaatti-kiinteistöjen työntekijöiden kanssa, jotka vaihtoivat muutoksen aikana toiseen liikelaitokseen.
- Kaikille uudet ja yhteiset materiaalit, työkalut, visuaalinen ilme ja intranet.
- Viestintä- ja vuorovaikutusalusta Howspace käytössä henkilöstön kysymyksiä ja mielipiteitä varten. Kooste keskeisistä usein kysytyistä kysymyksistä ja niiden mallivastaukset.
- Informaation jakaminen samanaikaisesti sekä Senaatti-kiinteistöjen että Rakennuslaitoksen henkilöstölle mahdollisimman monessa eri kanavassa.
Keskustele artikkelista