Tosiasiassa hankintojen säästöillä ei pyritä siihen, että tuotteiden tai palveluiden laadusta tingitään, tai että toimittajia kuritetaan. Julkisissa hankinnoissa voidaan päästä parempiin tuloksiin paljon pehmeämmin keinoin: järkevällä valmistelulla, markkinoiden ymmärtämisellä sekä fiksulla yhteistyöllä.
Hinta on siis vain yksi osa tätä kokonaisuutta, ja kokonaistaloudellisesti edullisin vaihtoehto on se, joka yhdistää hinnan, laadun, toimitusvarmuuden, riskienhallinnan ja elinkaaren. Tarkoitus ei ole säästää tänään ja maksaa huomenna, vaan tehdä valintoja, jotka pysyvät järkevinä ja tarkoituksenmukaisina vielä vuosien ajan.
Vuoropuhelulla parempaan lopputulokseen
Säästöjen löytäminen ei perustu yksipuolisiin päätöksiin, vaan vuoropuheluun markkinoiden kanssa. Kun tilaaja kertoo avoimesti tavoitteistaan ja toimittajat voivat tuoda esiin omat näkemyksensä, syntyy ratkaisuja, jotka ovat sekä laadukkaita että kustannustehokkaita. Yhteinen keskustelu lisää ymmärrystä siitä, mitä tilaaja todella tarvitsee ja mitä markkina pystyy tarjoamaan. Tämä vähentää väärin mitoitettuja vaatimuksia, epäselvää vastuunjakoa ja tulkintavirheitä, jotka sopimuskaudella näkyvät usein lisätöinä ja ylimääräisinä kustannuksina.
Tavoitteena on myös, että kilpailutusmateriaalit ovat selkeitä, johdonmukaisia ja helposti omaksuttavia. Ei ole kenenkään etu, että toimittaja käyttää runsaasti aikaa laajan aineiston selaamiseen vain huomatakseen lopuksi, ettei täytä kelpoisuusvaatimuksia. Selkeys on erityisen tärkeää pienemmille yrityksille, joilla ei ole erillisiä resursseja tarjousten tekemiseen. Kun tarjouspyyntöön on mahdollista vastata myös pienemmillä resursseilla, osallistumiskynnys madaltuu ja markkina monipuolistuu.
Säästöt eivät ole vain euroja Excelissä
Viisaasti toteutetut säästöt ovat vastuullisempia valintoja ja ratkaisuja, jotka kestävät käytössä vuosia ilman kalliita korjausliikkeitä ja tuovat pysyviä kustannushyötyjä. Parhaimmillaan ne voivatkin hyödyttää kaikkia osapuolia: tilaajaa, toimittajaa, loppukäyttäjää ja koko yhteiskuntaa. Koska julkisissa hankinnoissa puhutaan veronmaksajien rahoista, kyse on lopulta siitä, miten käytämme yhteisiä varoja mahdollisimman viisaasti.
Toisin sanoen kyse ei ole vain siitä, mitä maksamme tänään, vaan myös siitä, minkälaista toimintaympäristöä rakennamme pitkällä aikavälillä. Hankintasäästöjen ydin on siis yksinkertainen: kun prosessi on selkeä alusta loppuun ja hankittu ratkaisu vastaa todelliseen tarpeeseen, myös kustannukset pysyvät hallinnassa.
Kirjoittaja työskentelee hankintojen analytiikan parissa ja tarkastelee, miten tietoon perustuva päätöksenteko tukee vaikuttavia ja kustannustehokkaita hankintoja. Häntä kiinnostaa erityisesti se, miten dataa voidaan hyödyntää hinnoittelun, markkinatuntemuksen ja sopimuskauden aikaisen seurannan tukena.
