Työtilat tehokäyttöön ja kokousten järjestäminen helpommaksi! Sähköinen tilavarausjärjestelmä on käytössä valtakunnallisesti kaikissa Senaatin yhteiskäyttöisissä kokouskeskuksissa sekä ministeriöiden käyttämissä kiinteistöissä.
Jakovara, Alijäämä, Hyvinvointi ja Kestävyysvaje. Helsingin Mariankatu 9:n neuvottelutilojen ovenpieliin sijoitetut näytöt kertovat paitsi neuvottelutilan nimen myös varaustilanteen. Mariankadun kokouskeskus on yksi kaikkien ministeriöiden yhteiskäyttöön tarkoitetuista yhdestätoista kokouskeskuksesta.
Neuvottelutilojen persoonalliset nimet ovat peräisin valtionvarainministeriöstä, jonka käytössä kokouskeskus oli aiemmin. Varaustilanteen näyttö taas juontuu Senaatilta hankitusta sähköisestä tilavarausjärjestelmästä, joka on otettu käyttöön kaikissa ministeriöissä vuoden 2018 alussa.
Aiemmin ministeriöt käyttivät kokouksiin pelkästään ministeriökohtaisia neuvottelutilojaan. Nyt yhä yleisempien yhteiskäyttöisten tilojen sekä yhtenäistettyjen toimintatapojen tarkoituksena on saada tilat tehokkaampaan käyttöön. Ja siinä on valtioneuvoston kanslian suunnittelijan Mika Hillbergin mukaan onnistuttukin.
”Yhteiskäyttöisyyden ideana on, että tiloja tarvitaan vähemmän, kun niitä käytetään tehokkaammin. Olemme neljän vuoden aikana pystyneet laskemaan ministeriöiden tilojen neliömäärän 184 000:sta 118 000:een.”
Hillberg ja valtioneuvoston kanslian tarkastaja Aarne Hiltunen ovat tilavarausjärjestelmän pääkäyttäjiä ja vastasivat sen käyttöönotosta ministeriöille.
Mariankatu 9:n kokouskeskuksen aulassa on infonäyttö, jonka avulla vieraat voivat nähdä, mitä eri tiloissa on meneillään.
Suomen ministeriöissä työskentelee yhteensä noin 4 400 työntekijää. He käyttävät kaikkiaan noin 300:aa neuvottelutilaa, joista tällä hetkellä 90 on yhteiskäytössä. Vuonna 2018 tilavarauksia on tehty järjestelmän kautta yli 100 000.
Työ- ja elinkeinoministeriön avustaja Raija Haapiainen käyttää tilavarausjärjestelmää päivittäin. Hänen mukaansa järjestelmän käyttöönotto sujui hyvin, ja monien eri toimintojen yhdistäminen samaan palveluun helpottaa arkea.
”Samalla järjestelmällä voin varata tilan, ilmoittaa vieraat aulapalveluun ja tilata tarjoilut huoneeseen. Ennen jouduin tekemään nämä eri kohdista, joten työhön meni enemmän aikaa.”
VNK:n Mika Hillberg (vas.) ja Aarne Hiltunen vastasivat järjestelmän käyttöönotosta ministeriöiden tiloissa. TEM:n Raija Haapiainen käyttää järjestelmää lähes päivittäin.
Senaatin sähköisen tilavarausjärjestelmän kehittämisestä vastaa sähköisten toimitilapalveluiden tiimi, jota vetää Marko Kääriä. Järjestelmän teknisestä toteutuksesta puolestaan huolehtii kotkalainen Mercantus Oy.
Kääriän mukaan uusien järjestelmien käyttöönotto- ja kehityshankkeisiin osallistuu tyypillisesti työntekijöitä yli yksikkörajojen.
”Älykkäitä työympäristöjä kehitettäessä yksiköt ja tiimit ylittävän yhteistyön merkitys korostuu. Teemme jatkuvasti töitä esimerkiksi Senaatin ICT:n, liiketoiminnan sekä toimitila- ja ylläpitopalveluiden väen kanssa.”
Ennen kuin uutta Senaatin kehittämää ratkaisua aletaan tarjota asiakkaille, sitä testataan usein omissa tiloissa. Näin toimittiin myös sähköisen tilavarausjärjestelmän kanssa.
”Vuonna 2015 sähköinen tilavarausjärjestelmä otettiin ensin Senaatin omaan käyttöön. Kun asiakkaat kiinnostuivat ratkaisusta, aloimme tarjota sitä heillekin. Tällä hetkellä järjestelmä on käytössä valtakunnallisesti kaikissa Senaatin yhteiskäyttöisissä kokouskeskuksissa. Suurin yksittäinen asiakas on ministeriöiden tiloista huolehtiva Valtioneuvoston kanslia”, Kääriä kertoo.
Kokouskeskuksessa neuvottelutilojen ovenpieliin on asetettu myös infonäytöt, jotka kertovat, mitä tilassa tapahtuu.
Tilavarausjärjestelmän jatkokehityksestä vastaa Senaatin sähköisten toimitilapalveluiden asiantuntijana työskentelevä Henna Köntti. Hän kertoo, että järjestelmää kehitetään tuottamaan entistä enemmän dataa tilojen käytöstä.
”Seuraavaksi yhdistämme varausasteen käyttöasteeseen. Alamme siis seurata, kuinka paljon henkilöitä tiloissa on ja paljonko niihin mahtuisi – eli käytämmekö tiloja oikein.”
Vuoden 2019 aikana Senaatti pilotoi tilavarausjärjestelmää mobiilisovelluksena, ja siinä hyödynnetään enemmän paikkatietoa kuin selaimen kautta käytettävässä versiossa. Mobiiliversio osaa esimerkiksi opastaa tilan varaajan oikeaan paikkaan, kun hän saapuu kiinteistöön.
”Tulevaisuuden tavoitteenamme on, että sovelluksen avulla voisi esimerkiksi varata neuvottelutilojen lisäksi myös työpisteen yhteiskäyttötiloista, kuten Sesamista”, Köntti kertoo.
Henna Köntti ja Marko Kääriä esittelevät Senaatin pääkonttorin aulassa virtuaaliaulapalveluun kuuluvaa automaattia, jonka avulla vieraat voivat itse tulostaa vierailijakorttinsa.
Henna Köntti kertoo, että tilavarausjärjestelmän käyttöönotto on asiakkaalle helppoa ja nopeaa. Järjestelmä toimii selaimella, eikä sen käyttäminen vaadi asennuksia asiakkaan työasemaan. Kirjautuminen hoituu kätevästi Virtu-tunnuksilla ja Senaatti huolehtii tilavarausjärjestelmän turvallisuudesta.
”Sähköisen tilavarausjärjestelmän peruskäyttö on asiakkaalle maksutonta, kun järjestelmää käytetään Senaatin hallinnoimissa kiinteistöissä. Maksullisena lisäpalveluna Senaatti tarjoaa neuvottelutilojen ovenpieliin ja aulatiloihin saatavia tilavarausnäyttöjä.”
Selaimella käytettävä sovellus. Käyttäjä voi varata yhdellä varauksella tilan, ilmoittaa vieraat aulapalveluun ja tilata kokoustarjoilut. Aulapalvelu voi tulostaa vierailijakortit suoraan järjestelmästä. Lisäpalveluna on mahdollista saada aulaan ja neuvottelutilojen ovenpieliin asennettavat näytöt, jotka näyttävät reaaliaikaisesti tilojen varaustietoja.
Senaatti toimittaa asiakkaiden aulatiloihin näytöt, joiden kautta Senaatti muun muassa tiedottaa kiinteistöjen ajankohtaisista asioista ja antaa energiansäästövinkkejä. Asiakkaalla on mahdollisuus hyödyntää infonäyttöjä omassa viestinnässään.
Vieras voi saapuessaan ilmoittautua aulassa olevan automaatin avulla ja tulostaa siitä itselleen vierailijakortin. Vierailijatiedot voidaan tuoda Senaatin tilanvarausjärjestelmästä.
Palvelu on käytössä muutamassa kiinteistössä ja tavoitteena on, että palvelun laajempi tarjoaminen asiakkaille voidaan aloittaa vuoden 2019 aikana.
Haluatko lukea uusimmat sisältömme ensimmäisten joukossa?
Senaatti-areenassa keskusteltiin hallitusohjelman mukaisesta julkisen sektorin tilaohjelmasta, jonka tavoitteena on tehostaa tilakustannuksia ja hakea ratkaisuja valtion, hyvinvointialueiden ja kuntien tilakysymyksiin. Senaatti-kiinteistöjen operatiivinen johtaja Tuomas Pusa valotti puheenvuorossaan valtion toimitilakustannuksista saatuja…
Aulapalvelu on olennainen osa monen kiinteistön jokapäiväistä toimintaa. Kiinteistöön tulija kohtaa aulapalvelun ensimmäisenä sisään astuessaan ja viimeisenä ulos lähtiessään. Hyvä aulapalvelu paitsi sujuvoittaa kiinteistön arkea myös auttaa rakentamaan ja pitämään…
Joensuun virastotalo osoitteessa Kauppakatu 40 saneerattiin kiireestä kantapäähän syksyn 2020 ja tammikuun 2023 välillä. Peruskorjauksen valmistuttua toiminta virastotalon yhteisessä palvelupisteessä ja yhteiskäyttöisissä toimistotiloissa otti ensi askeleensa 20. helmikuuta.
”Poikkeusoloihin varautuminen nousi keskeiseksi tavoitteeksi helmikuusta 2022 lähtien. Tuemme vahvasti asiakkaitamme muuttuneessa tilanteessa”, Senaatti-kiinteistöjen operatiivinen johtaja Tuomas Pusa kertoo.
Jasmin Johansson oli yksi Puolustuskiinteistöjen kesätyöntekijöistä ympäristöpalveluissa ja työskentelee luonnon monimuotoisuuden edistämiseksi.
Monipuolisia kesätyötehtäviä Senaatilla riittää — niin myös kaikenikäisiä ja taustaisia osaajia. Linda Liljeström on yksi heistä.
Homma hoidossa! Tikkakosken paikallisyksikössä kesätyöntekijä Silja Ukskoski huolehti rakennusten kunnossapitotoimenpiteiden kartoittamisesta kesän ajan. Silja kertoo nyt, millaisissa merkeissä hänen työntäyteinen kesänsä meni.
Kesäaikaan merellisessä Helsingissä veneilijöitä riittää. Merenkulun helpottamiseksi Puolustuskiinteistöillä kesän ajan työskennellyt Aleksi Pohjola on ollut varmistamassa, että alitus Hevossalmen sillalla sujuisi veneillä ongelmitta.
Saara Rönkä vietti kesän kesätyöntekijänä Puolustuskiinteistöjen Rissalan paikallisyksikössä.