Senaatti-konsernin uutiskirjeiden tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjät ja yhteystiedot
Senaatti-kiinteistöt, Puolustuskiinteistöt ja Senaatin asema-alueet Oy
Senaatti-kiinteistöt ja Senaatin asema-alueet Oy: Lintulahdenkatu 5 A, PL 237, 00531 Helsinki
Sähköposti: kirjaamo(at)senaatti.fi
Puolustuskiinteistöt: Isoympyräkatu 10, PL 1, 49401 Hamina
Sähköposti: kirjaamo(at)puolustuskiinteistot.fi
Puhelin: 029 483 0000
Tietosuojavastaava Petri Konttinen, etunimi.sukunimi(at)senaatti.fi
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietoja käytetään valtionhallinnon työympäristöpalveluihin ja kuntien tilatietopalveluihin liittyvän sekä kiinteistökehityksen ja -myynnin ajankohtaisen informaation välittämiseen valtionhallinnon organisaatioiden työntekijöille, potentiaalisille kiinteistömyynnin asiakkaille, Senaatti-konsernin palveluntuottajille sekä muille uutiskirjeen tilanneille.
Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjien yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi (GDPR 6.1e). Käsittely voi perustua myös henkilön antamaan suostumukseen (GDPR artikla 6.1a).
Senaatti-kiinteistöjen tehtävät ovat seuraavat Senaatti-kiinteistöistä ja Puolustuskiinteistöistä annetun lain (1018/2020) 2.1 §:n mukaan: ”Senaatti-konsernin liikelaitosten tehtävänä on toimia kiinteistö- ja toimitilaliiketoiminnan toimialalla tuottaen valtion tarpeisiin kiinteistö- ja tilapalveluita, tilajohtamisen ja -hallinnon palveluita, tilojen hankintaan, hallinnointiin ja luovuttamiseen liittyviä palveluita ja näihin välittömästi liittyviä muita palveluja palvelusopimusten perusteella liikelaitoslain 2 §:ssä tarkoitetuille asiakkaille. Lisäksi liikelaitosten tehtävänä on huolehtia hallinnassaan olevasta valtion kiinteistövarallisuudesta, sen hoidosta ja hallinnosta sekä tarvittaessa valtion kiinteistövarallisuuden ja siihen liittyvän muun omaisuuden luovuttamisesta, hankinnasta, hoidosta ja hallinnosta.”
Senaatti-kiinteistöt, Puolustuskiinteistöt ja Senaatin asema-alueet Oy toimivat EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisina yhteisrekisterinpitäjinä (GDPR artikla 26).
3. Käsiteltävät henkilötiedot ja rekisteröityjen ryhmät
Rekisterinpitäjät käsittelevät uutiskirjeen lähettämiseen tarvittavaa henkilötietoa (nimi, sähköpostiosoite ja vapaaehtoisena tietona organisaatio) asiakas- ja sidosryhmärekistereissä. Henkilötietojen ryhmät ovat valtionhallinnon ja kuntien organisaatioiden työntekijät, potentiaaliset kiinteistömyynnin asiakkaat, rekisterinpitäjän palveluntuottajat sekä muut uutiskirjeen tilanneet henkilöt.
4. Säännönmukaiset tietolähteet
Sopimusosapuolten yhteyshenkilöiden tiedot saadaan sopijaosapuolilta itseltään. Tämän lisäksi tietoja voidaan saada myös erilaisista kaupallisista rekistereistä (Alma Talent ym.), tai henkilöiltä itseltään heidän tilatessa uutiskirjeen.
5. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Rekisterinpitäjien lisäksi henkilötiedot on siirretty rekisterinpitäjien lukuun toimivien käsittelijöiden saataville käsittelytehtävien suorittamiseksi. Tietoja voidaan luovuttaa muille osapuolille, jos näillä on lainmukainen oikeus vastaanottaa henkilötietoja.
6. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
7. Henkilötietojen suojaus
Senaatti-konserni toteuttaa tietojen turvallisen käsittelyn varmistamalla tekniset ja hallinnolliset vaatimukset auditointien, tarkastusten ja riskienhallinnan keinoin. Vaatimuksia arvioidaan kaikkiin rekisterinpitäjän tietojärjestelmiin, sekä myös niiden palveluntuottajiin tarvittavalla riskienhallinnan tasolla. Tietoja salataan vahvoilla salausmenetelmillä, tai pseudonymisoidaan siten, että tarpeettomat henkilötiedot, joista henkilö voidaan tunnistaa, jätetään pois. Tietojärjestelmien ja palveluiden jatkuva luottamuksellisuus, eheys, käytettävyys ja vikasietoisuus varmistetaan varmuuskopioinnilla ja säännöllisillä tietoturvatarkastuksilla sekä ajantasaisilla ohjelmisto- ja tietoturvapäivityksillä. Menettelyt, joilla testataan, tutkitaan ja arvioidaan säännöllisesti tietojärjestelmien ja palveluiden turvallisuutta, ovat osa Senaatti-konsernin jatkuvaa kehittämisprosessia.
8. Tietojen säilytysaika ja sen määräytymisperiaatteet
Tiedot poistetaan sopimussuhteisten henkilöiden osalta sopimuksen ja muiden velvoitteiden lakattua olemasta voimassa. Uutiskirjeen tilanneiden henkilöiden tiedot poistetaan rekisteristä, kun he peruvat tilauksen, ja ilmoittavat halustaan henkilötietojensa poistamiseen. Tieto poistetaan rekisteröidyn pyynnöstä, jollei ole muuta perustetta käsitellä henkilötietoa. Yleisesti tiedot poistetaan 10 vuoden kuluttua siitä, kun tietoa ei ole käytetty.
9. Rekisteröityjen oikeudet
Rekisteröity henkilö voi käyttää tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiaan seuraaviin asioihin:
- Oikeus saada pääsy henkilötietoihin (saada tieto itseään koskevasta käsittelystä)
- Oikeus perua suostumus henkilötietojen käsittelyyn kokonaisuudessaan, jos suostumus on annettu ainoastaan suoramarkkinoinnin tarkoituksiin
- Oikeus omien henkilötietojensa oikaisemiseen
- Oikeus omien henkilötietojensa poistamiseen
- Oikeus omien henkilötietojensa käsittelyn rajoittamiseen
- Oikeus vastustaa omien henkilötietojensa käsittelyä ja oikeus vastustaa markkinointiviestintää
- Oikeus olla joutumatta tietämättään automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
Rekisterinpitäjän on toimitettava rekisteröidylle tiedot toimenpiteistä, joihin on ryhdytty GDPR:n artikla 15–22 nojalla tehdyn pyynnön johdosta ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt. Jos rekisteröity esittää pyynnön sähköisesti, tiedot on toimitettava sähköisesti mahdollisuuksien mukaan, paitsi jos rekisteröity toisin pyytää (GDPR artikla 12.3).
Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisena toimivalle tietosuojavaltuutetulle.