Hankintojen kehitysohjelma – yhdessä vaikuttavampiin hankintoihin

Katse tulevaan – tekoälyä, tehostamista ja parempaa raportointia

Kehitysohjelma koostuu viidestä osaprojektista, joiden kautta toteutetaan vuoden 2025 aikana useita uusia toimenpiteitä. Lue projekteista lisää alta. Toimenpiteisiin kuuluvat mm.: tilaisuudet potentiaalisille toimittajille ja nykyisille kumppaneille, tarjouspyyntöaineistojen selkeyttäminen, hankintaprosessien tehostaminen, raportointijärjestelmän kehittäminen, toimittajapalautteiden käsittelyn parantaminen, ja robotiikan ja tekoälyn hyödyntäminen hankintaprosessissa.

Kysymyksiä ja vastauksia

Miksi hankintojen säästöjä kannattaa tavoitella?

Julkisen sektorin yleinen taloustilanne on heikko ja kaikkien julkisten toimijoiden tulee kriittisesti tarkastella tuottavuuttaan ja etsiä säästöjä. Nykyisen hallituksen hallitusohjelma tavoittelee julkisista hankinnoista merkittävää kustannussäästöä ja haluamme osaltamme tukea valtion yleistä tilannetta. Hallitusohjelman mukaan ”kilpailutusten onnistuminen takaa sen, että kansalaiset saavat laadukasta palvelua ja veronmaksajat käytetyille rahoille vastinetta. Onnistuneet hankinnat myös parantavat yritysten toimintaympäristöä”.

Senaatti-konsernin vuosittaiset hankinnat ovat yli 1 miljardi euroa, ja inflaation, palveluiden ja tavaroiden hinnannousun sekä merkittävien investointitarpeiden vuoksi kustannuksiin aiheutuu nousupainetta. Hankintojen kehitysohjelma on yksi keskeinen keino hillitä kustannusnousua.

Valtiolla vuokrat ovat omakustannusperusteisia, mikä tarkoittaa, että Senaatin pitää pystyä maksamaan vuokrilla kaikki kiinteistöistä aiheutuvat kulut, kuten kiinteistöissä tehtävät peruskorjaukset, ylläpito, lainankulut ja kiinteistöverot. Senaatti ei tee valtioasiakkaiden vuokrilla voittoa.

Mihin säästöt perustuvat?

Säästöjä voidaan hakea kasvattamalla tarjoushalukkuutta ja rakentamalla vahvempaa kumppanuutta ostajien ja myyjien välille. Parempi tarjoushalukkuus huomioidaan kilpailutussäästöissä. Lisäksi seurataan kaupallisia säästöjä ja prosessisäästöjä. Kaupalliset säästöt syntyvät parempien sopimusten ja sopimuskaudella syntyvien innovaatioiden kautta. Tavoitteena on luoda sopimusmalleja, joista hyötyvät kaikki sopimusosapuolet. Prosessisäästöissä on olennaista toimia itse fiksummin ja tehostaa sisäisiä toimintatapoja.

Laskeeko Senaatin kustannukset seuraavana vuonna?

Onnistuneilla kilpailutuksilla ja kustannustehokkailla sopimuksilla pystymme hankkimaan palvelut, tavarat ja urakat edullisemmin kuin aiemmin. Pystymme näin hillitsemään inflaatiosta ym. johtuvaa kustannusten nousupainetta. Saadut taloudelliset hyödyt eivät välttämättä näy suoraan laskevina kuluina tuloksessa, mutta saamme samalla rahalla enemmän vastinetta kuin ennen tai rahaa jää käytettäväksi muuhun.

Laskeeko asiakkaiden vuokrat?

Senaatti-konsernissa vuokrat omat omakustannusperusteisia ja kustannustehokkuudella hillitään vuokrakustannusten nousupainetta.

Kun hankinnat saadaan kilpailutettua kustannustehokkaasti, vaikuttaa se investointihankkeen kokonaiskustannuksiin ja sitä kautta myös asiakkaalle tulevaan vuokrakustannukseen.

Miten vastuullisuus, turvallisuus ja laatu huomioidaan vastaisuudessa hankinnoissa?

Kehitysohjelman ensisijainen tavoite on kehittää toimintaa: lisätään viestintää ja toimittajayhteistyötä, uudistetaan tavat hankkia jne.

Vastuullisuus ja turvallisuus ovat meille jatkossakin erittäin tärkeitä asioita. Vaatimukset tulee kuitenkin mitoittaa oikein ja niiden tulee olla kohtuulliset hyvän tarjoushalukkuuden varmistamiseksi. Sama pätee laatuun. Haluamme laadukkaita palveluita hyvän asiakaskokemuksen varmistamiseksi, mutta emme vaadi ylilaatua.

Aiheuttaako kehitysohjelman säästöt toimittajalle vähemmän tuloja?

Kehitysohjelman tavoitteena on saavuttaa säästöjä hankintatoimen vaikuttavuutta parantamalla – ei toimittajien kustannuksella. Säästöjä haetaan muun muassa kilpailutusvaatimusten kohtuullistamisella, jolloin tarjouspyynnöissä ei vaadita tarpeettoman korkeaa laatua tai asioita, jotka eivät ole olennaisia kyseiseen hankintaan. Tämä madaltaa osallistumiskynnystä ja voi johtaa kustannustehokkaampiin tarjouksiin.

Lisäksi kehitysohjelmassa panostetaan tarjousmateriaalien selkeyttämiseen ja yhtenäistämiseen sekä markkinavuoropuhelun lisäämiseen. Näiden toimenpiteiden ansiosta toimittajien on helpompi ymmärtää kilpailutuksen tavoitteet ja tarpeet, mikä vähentää tarjouksen valmisteluun kuluvaa aikaa ja resursseja. Tavoitteena on rakentaa molempia osapuolia hyödyttävää yhteistyötä, jossa toimittaja voi keskittyä olennaiseen ja tuottaa arvoa tehokkaasti.