Hyviä uutisia monitilaympäristöön siirtyjille! Valtion henkilöstölle ennen ja jälkeen työympäristömuutoksen tehdyt kyselyt paljastivat, että muutoksen myötä itse koettu tuottavuus parani 13 prosenttia suhteessa aiempaan.
Koettu tuottavuuden paraneminen tarkoittaa käytännössä sitä, että ihmiset kokevat työnsä sujuvan paremmin, tuntevat olevansa tehokkaampia ja tekevänsä parempaa laatua kuin aiemmin. Se voi näkyä asiakkaille muun muassa parempana palveluna.
”Tulos työntekijöiden itse kokemasta tuottavuuden kasvusta monitilaympäristössä oli hätkähdyttävä. Se kertoo, että suunta on oikea”, sanoo Senaatin tietotyön erityisasiantuntija Heljä Franssila.
Tietotyön suorituskykymittauksessa tutkittiin henkilöstön kokemuksia työtiloista, digitaalisista työvälineistä, johtamiskäytännöistä, työskentelytavoista, työhyvinvoinnista ja omasta tuottavuudesta.
Mittauksen suuri uutinen on noin 13 prosentin itse arvioitu tuottavuuden kasvu. Monitilaympäristöön muuttaneet tietotyöntekijät kokevat useammin kuin tavanomaisessa toimistossa työskentelevät saman organisaation kollegansa, että
Työympäristömuutoksen vaikutuksia arvioitiin valtionhallinnon organisaatioissa, joissa samassa työnantajavirastossa työskentelevistä osa oli jo siirtynyt monitilaympäristöön ja osa ei. Tilanne mitattiin koko organisaatiossa ennen ja jälkeen monitilaympäristöön muuttamisen. Vaikutuksia arvioitiin vertaamalla muutoksen kohteina olleiden henkilöiden vastauksia niiden henkilöiden vastauksiin, jotka eivät olleet muutoksen kohteena.
Valtiokonttorin data-analyytikon Aleksi Kirjosen mukaan tällaista tutkimusasetelmaa käytetään, kun halutaan saada parempi käsitys myös siitä, mitä olisi tapahtunut ilman monitilaympäristön aiheuttamaa muutosta.
”Tutkimusasetelma on vaikutusten arvioinnin kannalta mielekäs. Aineistosta pystyttiin muodostamaan tarpeeksi identtisiä koe- ja kontrolliryhmiä, joita sitten verrattiin toisiinsa”, Kirjonen toteaa.
Verrattuna tavanomaisessa toimistossa työskenteleviin monitilatoimistoon muuttaneet arvioivat selvästi useammin, että neuvotteluhuoneita, luottamuksellisuutta edellyttävän työn mahdollistavia vetäytymistiloja ja täyden hiljaisuuden tarjoavia tiloja on käytettävissä riittävästi. Lisäksi he olivat verrokkiryhmää tyytyväisempiä sähköisiin ryhmätyötiloihin ja virtuaaliset neuvottelut mahdollistavien välineiden saatavuuteen.
Tyytymättömyyttä aiheutti työpisteiden ergonomia. Myös kokemus siitä, että tarvittavaan informaatioon pääsee helposti käsiksi, heikentyi tilamuutoksen jälkeen.
”Monitilaympäristössä kulloinkin käyttöön otettava työpiste tulee itse säätää omiin tarpeisiin sopivaksi. Tottuminen päivittäiseen työpisteen säätörutiiniin ottaa aikansa. Informaatioon käsiksi pääseminen taas nojaa monitilatoimistossa vahvemmin digitaalisten järjestelmien käyttötaitoon ja vähemmän henkilökohtaisiin paperisiin käsiarkistoihin. Tässäkin työtapamuutoksen omaksuminen etenee asteittain”, Franssila kommentoi.
Säästöjä tavoitellaan valtionhallinnossa jatkossakin. Samaan aikaan valtiohallinnon organisaatioiden tehtävät tuskin supistuvat.
”Henkilöstön näkökulmasta se tarkoittaa sitä, että jatkossa pitää selvitä samoista tehtävistä vähintään samalla ellei vähemmällä väellä. Tutkimuksemme toi tähänkin kiinnostavaa tietoa. Hyvä viesti on, että henkilöstö kokee nyt saavansa omilla pelimerkeillään ja työajallaan tehtyä töitä aiempaa paremmin”, Franssila sanoo.
Hänen mukaansa mittauksen tiedosta ei kuitenkaan voi vetää sellaista johtopäätöstä, että vähemmällä väellä pärjättäisiin – eli tämän tutkimuksen varassa ei kannata lähteä supistamaan henkilöstöä.
”Suoria johtopäätöksiä ei voi vetää myöskään siitä, että työympäristömuutos on ainoa syy itse arvioidun tuottavuuden kasvulle. Mutta vahvaa näyttöä mittaus tästä toki antaa.”
Franssila iloitsee, että tutkimustulos helpottaa myös Senaatin asiakkaiden huolta siitä, halvaantuuko organisaation ja henkilöstön toimintakyky ja menevätkö työt ”ihan plörinäksi”, kun uudenlaiset tilat ja tavat otetaan käyttöön.
”Tässä meillä on nyt näyttöä, että ei mene – pikemminkin päinvastoin!”
Franssilan mukaan työntekijän kokemus parempiin tuloksiin pystymisestä on hyvä merkki myös kuormittumisen kannalta.
”Pystyvyyskokemus suojaa ylikuormittumiselta ja edistää työhyvinvointia.”
Franssilan ja Kirjosen tekemässä analyysissä ei mitattu euromääriä. Franssila muistuttaa, että valtionhallinnossa euromääräinen tuottavuuden määrittely on haastavampaa kuin liiketoiminnassa, jossa myydään tavaroita tai palveluita.
”Valtionhallinnossa euromääräiseen tuottavuuteen vaikuttavat suorimmin toimintamenot. Todellisia eurovaikutuksia ovat toimitilakustannusten pienenemisen tuomat säästöt.”
”Itse arvioidun parantuneen tuottavuuden laskennallisia eurovaikutuksia voi toki arvioida. Mitä paremmin, fiksummin ja vaikuttavammin yhä suurempi osa valtiohenkilöstöstä pystyy työskentelemään, sitä paremmassa käytössä ovat toimintamenoihin osoitetut eurot – syntyy vähemmän hukkaa. Toki asiakastyytyväisyydestä ja parantuneesta työhyvinvoinnista voi seurata myös riihikuivia säästöjä pitkällä aikavälillä.”
Työnteon tehostumisen vaikutusten pohtiminen on hyvin ajankohtainen aihe ihan kansantaloudellisestikin.
”Kokemuksemme valtionhallinnon monitilaympäristöjen tuomista tehoista on hyvä viesti myös organisaatioille ja yrityksille. Tilakustannusten pienemisen lisäksi myös aikaansaamisen edellytykset paranevat.
Franssilan mukaan tietotyön suorituskyvyn tutkimus jatkuu; aineistoa kerätään lisää.
”Jatkossa valmistuu lisää kokonaisia valtionorganisaatioita koskevia ennen–jälkeen-mittauksia – ja sitä kautta yhä enemmän näyttöä ja laajuutta.”
1. Monitilaympäristömuutos ei ole koskaan vain tilamuutos. Se on ennen kaikkea työkulttuurin ja päivittäisten työtapojen muutos. Näistä muutoksista syntyy hyötyjä ja tehoja sekä suuri mahdollisuus uudistumiseen.
2. Jotta työympäristömuutos onnistuu ja ihmisten hyvästä suorituskyvystä pidetään tilakustannussäästöjä hakiessa huolta, organisaation johtamis- ja yhteistyökäytäntöjä pitää aidosti kehittää. Muutosjohtaminen on aloitettava jo ennen muutosta, ja sitä on jatkettava muutoksen aikana ja sen jälkeen.
3. Huoli siitä, että monitilaympäristö romahduttaisi työntekijöiden tuottavuuden, on turha. Uudet modernit tilat pikemminkin parantavat henkilöstön suorituskykyä. Työntekijän kokemus paremmasta suoriutumisesta myös suojaa häntä ylikuormittumiselta ja edistää työhyvinvointia.
4. Itse arvioitu korkea tuottavuus on yhteydessä kehittyneisiin työtapoihin, hyvinvointiin ja tyytyväisyyteen.
5. Tuottavuuden parantuessa muun muassa asiakaskokemus ja henkilöstön työhyvinvointi paranevat. Sitä kautta voi syntyä säästöjä.
6. Nyt tehdystä tutkimuksesta ei voi vetää johtopäätöstä, että työssä selvittäisiin aiempaa pienemmällä väellä. Tuottavuuden parantaminen helpottaa tilanteessa, jossa ihmiset siirtyvät eläkkeelle, eikä uusia palkata säästösyistä tilalle.
Senaatti-kiinteistöt toteuttaa tietotyön suorituskykymittauksia henkilöstökyselyin valtion tietotyöorganisaatioiden työympäristömuutosten yhteydessä.
Tutkimus toteutetaan yhdessä Tampereen teknillisen yliopiston tietojohtamisen tutkimuskeskuksen NOVIn kanssa.
Kyselyaineistoa analysoitiin nyt myös yhteistyössä Valtiokonttorin Tiedolla johtamisen tuki -yksikön kanssa.
Haluatko lukea uusimmat sisältömme ensimmäisten joukossa?
Senaatti-areenassa keskusteltiin hallitusohjelman mukaisesta julkisen sektorin tilaohjelmasta, jonka tavoitteena on tehostaa tilakustannuksia ja hakea ratkaisuja valtion, hyvinvointialueiden ja kuntien tilakysymyksiin. Senaatti-kiinteistöjen operatiivinen johtaja Tuomas Pusa valotti puheenvuorossaan valtion toimitilakustannuksista saatuja…
Aulapalvelu on olennainen osa monen kiinteistön jokapäiväistä toimintaa. Kiinteistöön tulija kohtaa aulapalvelun ensimmäisenä sisään astuessaan ja viimeisenä ulos lähtiessään. Hyvä aulapalvelu paitsi sujuvoittaa kiinteistön arkea myös auttaa rakentamaan ja pitämään…
Joensuun virastotalo osoitteessa Kauppakatu 40 saneerattiin kiireestä kantapäähän syksyn 2020 ja tammikuun 2023 välillä. Peruskorjauksen valmistuttua toiminta virastotalon yhteisessä palvelupisteessä ja yhteiskäyttöisissä toimistotiloissa otti ensi askeleensa 20. helmikuuta.
”Poikkeusoloihin varautuminen nousi keskeiseksi tavoitteeksi helmikuusta 2022 lähtien. Tuemme vahvasti asiakkaitamme muuttuneessa tilanteessa”, Senaatti-kiinteistöjen operatiivinen johtaja Tuomas Pusa kertoo.
Jasmin Johansson oli yksi Puolustuskiinteistöjen kesätyöntekijöistä ympäristöpalveluissa ja työskentelee luonnon monimuotoisuuden edistämiseksi.
Monipuolisia kesätyötehtäviä Senaatilla riittää — niin myös kaikenikäisiä ja taustaisia osaajia. Linda Liljeström on yksi heistä.
Homma hoidossa! Tikkakosken paikallisyksikössä kesätyöntekijä Silja Ukskoski huolehti rakennusten kunnossapitotoimenpiteiden kartoittamisesta kesän ajan. Silja kertoo nyt, millaisissa merkeissä hänen työntäyteinen kesänsä meni.
Kesäaikaan merellisessä Helsingissä veneilijöitä riittää. Merenkulun helpottamiseksi Puolustuskiinteistöillä kesän ajan työskennellyt Aleksi Pohjola on ollut varmistamassa, että alitus Hevossalmen sillalla sujuisi veneillä ongelmitta.
Saara Rönkä vietti kesän kesätyöntekijänä Puolustuskiinteistöjen Rissalan paikallisyksikössä.