Senatfastigheters satsningar på inomhusluften ger resultat

Senatfastigheter förvaltar en stor fastighetsegendom på ca 4,5 miljarder euro och erbjuder staten fungerande och moderna lokaler som service för 70 000 anställda. Inneluftsärenden står i centrum för Senatfastigheters strategi och den syns också som satsningar på fastigheternas inomhusförhållanden. Stora investeringar, en proaktiv verksamhets- och ledningsmodell och snabba reaktioner har gett resultat.

Senatfastigheter använder i år ca 400 miljoner euro på totalrenoveringar, ombyggnad, nybyggnad och årliga reparationer av fastigheter.

”Vi har länge arbetat med fokus på inomhusluften, och i vår strategi för 2019–2022 fäster vi allt större vikt vid att förbättra inomhusförhållandena. Vi har gått över till ett programorienterat och starkt proaktivt sätt att agera. Fokus i vår strategi ligger på nolltolerans mot problem med inomhusförhållanden. Vi ökar satsningarna på att förbättra inomhusförhållanden med 250 miljoner euro under strategiperioden, vilket innebär nästan dubbelt så mycket som tidigare. Inomhusförhållandena påverkar utöver arbetshälsan också arbetseffektiviteten, fastighetsekonomin och företagets image”, säger Senatfastigheternas verkställande direktör Jari Sarjo.

Av den totala ytan på cirka 6 miljoner kvadratmeter i Senatfastigheters byggnader finns uppskattningsvis 1,2 miljoner kvadratmeter kontorslokaler. ”Efterfrågan på våra tjänster ökar hela tiden. ”Vår nyckelfärdiga tjänst omfattar förutom lokaler också möbler samt städnings- och säkerhetstjänster. Vi skapar nya möjligheter för våra kunder att arbeta flexibelt och stöder kundernas organisationer i omställningssituationer”, säger Sarjo.

Hanteringen av inomhusförhållandena digitaliseras

I Senatfastigheters verksamhets- och ledningsmodell fästs uppmärksamhet vid byggnadernas inomhusförhållanden under hela deras livscykel. Användarna kan lämna in servicebegäranden om inomhusförhållanden via ett elektroniskt system. Inom 24 timmar kommer fastighetsunderhållet till platsen, som också löser över 90 procent av servicebegäranden.

”Om ärendet inte löses av fastighetsunderhållet, kommer en inneluftsexpert till platsen. En inneluftsexpert planerar nödvändiga uppföljningsåtgärder. En hund medföljer också om vi misstänker en mikrobiell orsak. För detta har vi ett team med 12 tjänstehundar och 4 permanenta hundinstruktörer”, säger Anne Korpi, specialsakkunnig i inomhusförhållanden hos Senatfastigheter.

Senatfastigheter anställde 2019 flera regionala experter på inomhusluft, som det nu finns sju av på olika håll i Finland. Antalet fastighetschefer som arbetar i kundgränssnittet ökade till 60. Fastighetscheferna som avlagt en obligatorisk utbildning om inneluft och inneluftsexperterna har ett nära samarbete. ”Vi har en gedigen inneluftskompetens i Senatfastigheter”, betonar Korpi.

”Våra kunder flyttar ibland till andra lokaler. Genom en smidig lokalbesiktning säkerställer vi att de nya lokalerna har goda inomhusförhållanden. Vi utnyttjar också hundar. Vi säkerställer inomhusförhållandena i våra fastigheter på många olika sätt. När det gäller totalrenoveringar och nya projekt utnyttjar vi kvalitetssäkringskonsulter som deltar under hela projektet. De säkerställer genom en checklista med över hundra punkter att man i våra projekt utför ett högkvalitativt arbete också i fråga om inomhusluften”, säger Korpi.

Senatfastigheter använder Metrix-systemet för övervakning av inomhusförhållanden, såsom temperaturer i tilluft och rumsluft, genom sensorer som installerats i byggnader.

”Vi får massor av data från fastigheterna. I framtiden kommer vi att ha allt fler ”digitala tvillingar” i byggnader där vi har installerat sensorer för att mäta förhållandena. Även hanteringen av inomhusförhållandena digitaliseras i framtiden, och fastigheterna kommer att styras också i realtid när de hustekniska systemen utvecklas. Vi vill utnyttja data från vårt system för ärendehantering och våra fastigheter mer effektivt också med hjälp av artificiell intelligens och robotteknik”, bedömer Sarjo.

Besiktningar berättar om byggnaders skick

Senatfastigheter inledde 2017 en systematisk besiktning av fastigheterna. Besiktningen utförs av erfarna inneluftsexperter hos Senatfastigheters ramavtalspartner.

”Våra besiktningar har särskilt inriktats på de byggnader där vi har underhållsansvaret och där merparten av de statsanställda arbetar. Vi har 419 byggnader som omfattas av besiktningar, och nu har vi besiktat dem en gång till. Vårt sätt att agera har väckt stort intresse också i kommunerna och inom den privata sektorn. Vi delar öppet med oss av information och modeller som vi använder till alla intresserade”, säger Korpi.

Vid besiktningar som utförs vart tredje år kontrolleras konstruktioner och husteknik. ”En fackman som känner till konstruktionerna inspekterar bland annat tak, våtrum och ytterväggar. En yrkesman inom husteknik går igenom till exempel fläktar, filter och kanaler. Den ena av dem ska vara certifierad expert på hälsoriktigt byggande. Vid behov ska ytterligare undersökningar och nödvändiga reparationer utföras i byggnaderna samt en förnyad besiktning göras efter reparationerna. Med samma format producerar vi numerisk information om våra fastigheters skick, vilket gör det enklare att gestalta helheten,” säger Korpi.

Senatfastigheter har gjort omfattande totalrenoveringar bland annat i kaserner och fängelser. Åren 2015–2019 investerades sammanlagt nästan 500 miljoner euro i reparationer och nybyggnation i Försvarsmaktens och fängelsernas byggnader. ”Som ett annat framgångsrikt projekt kan nämnas den omfattande totalrenoveringen av polishuset i Villmanstrand. Det krävande projektet lyckades väl och lokalanvändarna är nöjda”, säger Korpi.

Enligt Sarjo övergår organisationen med ca 700 experter vid Försvarsförvaltningens byggverk till Senatfastigheters dotteraffärsverk i början av 2021. ”Det totala antalet anställda kommer att öka till över tusen, och vi kommer att få mycket mer kunskap i vårt företag, till exempel yrkeskunnighet inom fastighetsunderhåll.”

Kunderna blir allt nöjdare

Kundnöjdheten hos Senatfastigheter har ökat redan sedan 2014 i fråga om inomhusluften.

”Statens fastigheter är i bättre skick än kommunernas fastigheter. Vi är inte ännu nått vårt mål, men vi har vidtagit rätt åtgärder. Vi har tillräckliga resurser, och vi satsar dubbelt så mycket i euro på underhåll jämfört med den privata sidan. Vid byggandet tillämpar vi en torrkedja, och i allt större utsträckning använder vi också väderskydd. Finsk-ryska skolans nya träbyggnad byggs i Helsingfors under torra förhållanden med användning av väderskydd”, säger Sarjo.

I Senatfastigheters ledningssystem ingår också ett resultatträd för nolltolerans mot inomhusluftsproblem, och ledningsgruppen får också en kvartalsrapport om hur nolltoleransprogrammet framskrider.

”I vår beräkningsmodell för inomhusförhållanden bedöms kostnaderna för hälsa, arbetseffektivitet och fastighetsekonomi. I vårt ledningssystem kan allt detta omvandlas till euro. Vår modell söker objekt som det lönar sig att rikta investeringarna till. När man kan mäta något, kan man också leda det”, betonar Sarjo. ”Vi beräknade att staten årligen förorsakas kostnader på ca 120 miljoner euro till följd av olägenheter som beror på inomhusförhållanden. Vårt mål är att minska denna kostnadspost med 40 miljoner euro per år fram till 2022. Våra kunder får direkt dra nyttan av detta. Det är därför också ekonomiskt lönsamt att satsa på inomhusförhållanden.”

”Vi bygger upp en handlingsmodell för staten, där man värnar om goda inomhusförhållanden i arbetsmiljön och minimerar de olägenheter som inomhusluften orsakar. I handlingsmodellen ges bland annat anvisningar om hur man ska hantera eventuella problem med inomhusluften. Vi kommer att gå igenom handlingsmodellen med våra kunder under detta år”, säger Korpi.

Bra prestationer belönas

Senatfastigheter utbildar utöver sin egen personal också sina avtalspartner. Städarna avlägger en webbutbildning om inneluftsfrågor och Senatfastigheter kvalitetsgranskar de städtjänster och det fastighetsunderhåll som Senatfastigheter använder. Kvalitetsgranskningarna omfattar även inneluftsärenden och samarbetspartnerna belönas för goda resultat.

”Belöningen påverkas också av användarresponsen. Vi konkurrensutsätter effektivt underhålls- och städtjänsterna för våra fastigheter, och våra krav är höga”, betonar Sarjo. ”Vi betalar en tipsbelöning på 50 euro till städarna så att vi kan identifiera problem i inomhusförhållanden så tidigt som möjligt. Städarna har gjort viktiga observationer om inomhusluften i våra fastigheter.”

Senatfastigheter har lyft fram inneluftsfrågorna också vid diskussioner på Senaatti-areena.

”Många missförstånd om inomhusluften beror på brist på kunskap, dvs. kommunikationen och de konstruktiva diskussionerna måste förbättras ytterligare. Det är viktigt att företagshälsovården och HR-personalen är väl insatta i inneluftsärenden. Vi ställer öppet nya metoder till hela det finländska klustrets förfogande. Föreningen Sisäilmayhdistys utför ett verkligt värdefullt arbete genom att föra samman olika aktörer och främja en öppen diskussionskultur. Föreningen Sisäilmayhdistys är en mycket viktig partner för oss”, säger Sarjo. ”Diskussionen om inomhusluften har bevisligen förändrats i en mer konstruktiv riktning under det senaste året.”

”Vi deltar aktivt i evenemang som föreningen Sisäilmayhdistys ordnar, och vi har ända från början tillämpat bland annat föreningens klassificeringar av byggmaterial, renhet och inomhusklimat i vår verksamhet”, betonar Korpi. Senatfastigheter har också ett nära samarbete med forsknings- och utbildningsorganisationer inom branschen.

Fotografi av Jari Sarjo: Mari Waegelein

Fotografi av Anne Korpi: Vaula Aunola

Text: Petri Tuominen

Ursprunglig artikel: Sisäilmayhdistys 30 vuotta