Förvaltningens lokalförvaltning
Förvaltningens lokalförvaltning, HTH, är Senatfastigheters tjänst för lokalitetsledning som statsförvaltningen erbjuder sina kunder.
Informationstjänsten HTH hjälper din organisation att hantera och optimera lokalanvändningen och lokalkostnaderna.
Förvaltningens lokalförvaltning är ett gemensamt hjälpmedel för statssamfundets lokalförvaltning. Den ger ett uppdaterat dataunderlag för beslutsfattande, styrning och planering som gäller lokaler. Tjänsten HTH ökar transparensen i fråga om uppgifter om lokalanvändning, energianvändning och kostnader. Data i HTH används också vid utarbetandet av statens gemensamma riktlinjer.
Senatfastigheters roll är att vara statens centraliserade expertorganisation för lokaler. Uppgiften förutsätter att man söker både kundens och hela statssamfundets gemensamma intresse. Vi vill främja uppkomsten av en bra arbetsmiljö för våra kunder samtidigt som vi säkerställer att lokallösningarna är ekonomiskt effektiva. Vi vill erbjuda lösningar genom vilka effektiviseringen sker på ett kontrollerat sätt och i nära samarbete med kunden.
Fördelar vid användning av HTH
När olika förvaltningsområden använder enhetliga och uppdaterade uppgifter är det beslutsfattande som baserar sig på dem jämlikt och på en säkrare grund än tidigare. Rationaliseringen av användningen av lokalerna medför en mätbar besparing i lokalutgifterna. När lokalplaneringen anknyter till utveckling av sätten att arbeta, leder detta till lokaler med en betydligt bättre användningsgrad än för närvarande och en bättre fungerande arbetsmiljö, vilket också har en positiv inverkan på organisationens prestationsförmåga.
1. Lokaluppgifter finns tillgängliga på en plats
Informationstjänsten HTH centraliserar och förenhetligar hanteringen av lokal-, avtals-, kostnads- och användaruppgifter till ett ställe. Detta minskar avsevärt arbetsmängden när man söker och rapporterar information. Samtidigt förbättrar den kvaliteten på ledarskapet, när beslutsfattandet baserar sig på tillräckligt tillförlitlig information. HTH innehåller avtalsuppgifter om både Senatfastigheter och andra hyresvärdar. Den utnyttjar dessutom uppgifterna i statens ekonomi- och personalförvaltningssystem Kieku.
2. Gemensamt producerad information stöder planeringen av lokalanvändningen
Det är viktigt att uppgifter om lokaler, avtal och kostnader produceras och upprätthålls regelbundet tillsammans med Senatfastigheter. När detta sker har kunden tillgång till uppdaterad information om den faktiska lokalanvändningen och lokalkostnaderna. Dessa uppgifter tillsammans med miljökonsekvensdata gör det lättare att planera och budgetera användningen av lokaler.
3. Enhetliga jämförelsedata hjälper att ställa upp mål och identifiera goda lösningar
Koncernrapporteringen i informationstjänsten HTH samlar två gånger per år in nyckeltal om statens lokalanvändning och lokalkostnader. Uppgifterna i koncernrapporteringen hjälper att jämföra de egna lokalernas effektivitet och miljökonsekvenser med andra organisationer av samma typ. Data om lokalerna har varit svår att gestalta. Olika begrepp, mätmetoder och tolkningar har gjort det nästan omöjligt att göra en objektiv jämförelse. I informationstjänsten HTH har data för alla resultatenheter fastställts enligt samma beräkningsmodeller. Data om lokaler på koncernnivå är därmed begriplig och enhetlig.
4. Det är möjligt att leda lokalerna på strategisk nivå
Resultatstyrarna och resultatenheterna behöver så korrekt information som möjligt när de ställer upp mål, fastställer metoder och följer upp utfallet. Tack vare de uppgifter som informationstjänsten HTH producerar får ministerierna ett grepp om den strategiska lokalitetsledningen. Detta innebär att man drar upp strategiska riktlinjer för lokalerna, behärskar lokalportföljen och leder förändringar.
De som använder lokalerna behöver på motsvarande sätt data och verktyg för att planera sin verksamhet och sin användning av lokalerna. Lokal- och persondata i HTH anger hur organisationen använder lokaler, var det finns outnyttjad kapacitet, och var det finns eventuellt underdimensionering.
Miljösynvinkeln kräver effektivare lokaler
Finska staten har förbundit sig till EU:s mål att effektivisera energianvändningen. Energianvändningen är den största källan till lokalernas växthusgasutsläpp och inverkar mest på lokalernas koldioxidavtryck. Minskningen av antalet lokaler minskar direkt energiförbrukningen och miljöbelastningen. Effekterna blir särskilt tydliga när koldioxidavtrycket sjunker per arbetstagare.
Målet är en god arbetsmiljö i ekonomiskt hänseende
Statsförvaltningens sparåtgärder och strukturella förändringar ökar behovet av att effektivisera funktionerna och rikta besparingarna så att kärnfunktionerna inte äventyras. Lokalerna är då ett naturligt objekt för besparingar. Lokalerna är dock en resurs, och om spartänkandet leds utan koppling till kärnverksamhetens behov, blir inte resultaten bra. Det finns en klar sparpotential i lokalerna, och ett skickligt utnyttjande av denna potential försämrar inte arbetsförhållandena, utan kan till och med förbättra dem.
HTH stöder en fördjupning av statens koncernstyrning och utvecklandet av gemensamma tjänster. Tjänsten ger ministeriet ett dataunderlag för att dra upp riktlinjer för finansieringen och följa upp hur den genomförs i fråga om lokalerna. HTH Koncernrapporteringen samlar nyckeltal för förvaltningsområdena och resultatenheterna i en jämförbar form. Varje resultatstyrare kan se hur nyckeltalen för de egna resultatenheterna förhåller sig till kontrollgruppen.
Mer om tjänsten
Enhetliga mätare
- Kostnader för objekt
- Enheternas lokalanvändning
- Effektiviteten i lokalanvändningen
Data som gagnar användare av kontorslokaler
- Byggnads- och regionspecifika kostnadsskillnader
- Kostnader och lokalanvändning hos enheter och affärsområden
- Rymlighet och tomma lokaler i kontorslokaler
- Avtalsförbindelser och möjligheter till ändringar
Data som gagnar användare av särskilda lokaler
- Byggnads- och regionspecifika kostnadsskillnader
- Regionspecifika kostnadsskillnader för särskilda lokaler
- Lokalanvändningens effektivitet i en funktionell enhet
Statssamfundsnivå
- Fastställande av mål för lokaler och miljö på statsnivå
- Utarbetande av statens lokalstrategi
- Budgetering
- Verifiering av att målen har uppnåtts
Förvaltningsområdesnivå
- Fastställande av verksamhetsmål och miljömål för förvaltningsområdet
- Strategisk planering av förvaltningsområdets lokaler
- Resultatstyrning
- Budgetering
- Verifiering av att målen har uppnåtts
Ämbetsverk och inrättningar
- Strategisk planering av stora ämbetsverks lokaler
- Resultatstyrning
- Budgetering
- Ekonomiförvaltning
- Personaladministration
- Dataadministration
- Miljöförvaltning
- Verifiering av att målen har uppnåtts
Kontakt
Bättre fungerande arbetsmiljöer med lokallösningar som stöder mobilt arbete
De nya sätten att arbeta är redan vardag inom statsförvaltningen. Det aktivitetsbaserade kontoret, arbetsstationer med fri sittning, rörligt arbete och gemensam användning av rum ställer krav på lokalerna. När dessa beaktas i lokallösningen effektiviseras också användningsgraden för rummen. Som slutresultat kan man med ett mindre antal kvadratmeter få en bättre fungerande arbetsmiljö.
Arbetsmiljötjänster för ledningen
Vi hjälper statsförvaltningens organisationer att förnya sina arbetssätt och genomför fungerande, säkra och arbetsstödjande arbetsmiljöer. Vår vision är att finska staten är en föregångare inom nya arbetssätt och arbetsmiljöer.