Så här gör vi

För närvarande är statens hyressystem centraliserat till Senatfastigheter och samtidigt används ett självkostnadsbaserat hyressystem. Kunderna betalar en hyra till Senatfastigheter som täcker fastigheternas investeringar och övriga kostnader. Senatfastigheter gör ingen vinst på att hyra ut lokalerna.

Målen för det självkostnadsbaserade hyressystemet är effektiv och ändamålsenlig användning av lokaler samt ordnande av underhåll av fastigheter så att byggnaderna hålls i gott skick.

Senatfastigheter har uppnått målen att stävja kostnadsökningen. Statens lokalkostnader uppgick 2015 till ca 800 miljoner euro och de har legat på nästan samma nivå under åren 2015–2022. För närvarande uppgår lokalkostnaderna till cirka 776 miljoner euro. Besparingen har uppgått till sammanlagt 600 miljoner euro.

Samtidigt har två miljarder euro investerats i nya lokaler. För underhåll av lokaler har 700 miljoner euro använts. Fastigheter som blivit överflödiga har sålts till ett värde av över en miljard euro. Under de närmaste åren investerar Senatfastigheter uppskattningsvis 600–700 miljoner euro per år i statens lokaler.

Största delen av investeringarna gäller säkerhetsmyndigheternas lokaler, dvs. bland annat Försvarsmakten, polisen, Skyddspolisen, Gränsbevakningsväsendet och fängelserna. I investeringsplanen ingår också projekt som hänför sig till förbättring av lokalernas beredskap, såsom reservkraftslösningar för lokalerna. Den investeringsplan som genomförs kommer oundvikligen att leda till ökade lokalkostnader. Dessutom har Senatfastigheters kunder indexreglerade hyror.

Vår gemensamma egendom kan skötas på ett utmärkt sätt utan att slösa offentliga medel. En centraliserad och yrkeskunnig fastighetsförvaltning ger bättre arbetslokaler för arbetstagarna, bättre tjänster för medborgarna och inbesparingar för staten. För närvarande är statens lokaler i gott skick och fungerar bättre än någonsin.

År 2022 investerade Senatkoncernen nästan 500 miljoner euro i sina kunders lokaler. Av projekten är vanligen cirka 2/3 totalrenoveringar och ombyggnadsarbeten och 1/3 nybyggnationer. För närvarande (2023) finns det i olika berednings- eller genomförandefaser över 500 byggprojekt, av vilka över 200 befinner sig i byggfasen. Värdet på investeringsprojekt i byggfasen uppgår till över 750 miljoner euro.

Nybyggnation är i huvudsak byggandet av hög säkerhetsklass för polisen, för Brottspåföljdsverket som ansvarar för fängelserna och för Försvarsmakten, vilket ställer egna krav på det material som används och förutsätter säkerhetsutredningar av alla som befinner sig på byggarbetsplatsen.

Senatfastigheter genomför investeringarna och kundämbetsverken betalar i enlighet med självkostnadsprincipen hyra för lokalerna som täcker investeringskostnader, underhållsreparationer av fastigheten och de grundliga renoveringar som upprätthåller fastigheternas nivå. I samband med nybyggnation och ombyggnad som höjer kvaliteten på lokalerna stiger vanligen hyresnivån för lokalerna. Kunden ska innan projektet inleds ha tillräckliga anslag för de stigande lokalkostnaderna.

Största delen av Senatkoncernens byggprojekt genomförs enligt projektets budget. Till exempel kostnaderna för projekt som genomförts på basis av investeringsbeslut som fattats 2018–2022 underskred totalt sett till och med det budgeterade.

Byggprojekten leds och följs upp i enlighet med kostnadsmålen och vid behov förhandlas det med kundämbetsverket om lösningar genom vilka projektet kan genomföras enligt den planenliga budgeten.

I enskilda fall kan projektkostnaderna stiga mitt under ett projekt, vanligen på grund av att projektets innehåll utvidgas eller kundens behov förändras. När det gäller historiska värdefastigheter är det svårt att uppskatta kostnaderna, när eventuella bristfälliga strukturella lösningar upptäcks först i samband med rivningsarbetena. Under det senaste året har den kraftiga inflationen inom bygg- och energikostnader orsakat ett höjningstryck på projekt som inletts och beräknats före kriget i Ukraina.

Senatkoncernens mål är också att minska de utsläpp som byggandet orsakar, och Senatkoncernen är den första i Finland som har satt upp exakta mål för utsläppen. I alla nybyggnadsprojekt som överstiger 2 miljoner euro är målet en minskning av utsläppen med 25 % och i reparationsprojekt en minskning med 15 % jämfört med normalt byggande.

Särskilt vid nybyggnation undersöks träbyggande i regel som ett lösningsalternativ som minskar koldioxidavtrycket. Vid säkerhetsobjekt är träbyggande dock i allmänhet inte ett godtagbart alternativ.

Vi måste ta hand om våra gemensamma egendom på ett utmärkt sätt. Detta förutsätter att vi har utomordentliga yrkeskunskaper för att kunna genomföra komplicerade och krävande projekt.

En särskild utmaning för polisen är att en stor del av de lokaler som för närvarande används har byggts på 1960–80-talen. De har nått slutet av sin tekniska livslängd. Utöver renoveringar behövs också totalrenoveringar där lokalerna förnyas så att de också funktionellt motsvarar polisens nuvarande behov.

I polisens gamla lokaler har hyresnivån i allmänhet varit mycket låg. När en ny modern byggnad med hög säkerhetsnivå byggs, är hyran för byggnaden i enlighet med självkostnadsprincipen betydligt högre än för den gamla byggnaden. För att investeringen ska kunna genomföras behöver polisen anslag för lokalhyran.

Senatfastigheter samarbetar nära med polisen och har tillsammans med Polisstyrelsen utarbetat en vägkarta över prioriterade lokalprojekt. Sammanlagt 38 polisprojekt planeras bli genomförda före 2027. Genomförandet av dessa innebär enligt gjorda beräkningar investeringar på ca 420 miljoner euro. Detta innebär att det behövs en förhöjning på ca 22,2 miljoner euro i polisens budgetfinansiering.

Under hyresperioden svarar Senatfastigheter för underhållsreparationer av polisens fastigheter och för totalrenoveringar som upprätthåller nivån på fastigheterna. Renoveringarna ändrar inte väsentligt byggnadens kvalitetsnivå och påverkar således inte den hyra som kunden betalar.

Lokalernas tillstånd följs upp regelbundet. I eventuella fall med inomhusluftsproblem agerar man i enlighet med den nolltoleranspraxis som Senatfastigheter utvecklat. Experterna utreder snabbt misstankar och observationer samt avtalar om korrigerande åtgärder.

Det är viktigt att polisen har tillgång till moderna, hälsosamma, säkra och ändamålsenliga lokaler. De gamla byggnaderna uppfyller inte polisens funktionskrav bland annat i fråga om utrymmesbehovet, säkerheten eller andra tekniska krav. Detta leder vid genomförandet av polishusen till nybyggnadsprojekt som inte är möjliga utan en tillräcklig höjning av polisens driftskostnader.

Goda och säkra arbetsförhållanden förutsätter att byggnaderna sköts långsiktigt under hela deras livscykel. Detta kräver rätt slags kompetens, regelbunden övervakning av byggnadernas skick samt skötsel och underhåll av byggnaderna. Senatkoncernen vill tack vare de positiva resultaten fortsätta att målmedvetet utveckla denna verksamhet. Inom fastighets- och byggbranschen är Senatkoncernen känd som en föregångare i frågor som gäller inomhusluften.

Senatkoncernen satsar framför allt på förebyggande åtgärder för att helt undvika problem med inomhusluften. Verksamheten baserar sig på att man känner till byggnadernas skick och reparationsbehov och vidtar behövliga åtgärder.

Senatkoncernen tar snabbt itu med observerade problem och börjar vidta åtgärder inom en dag. För närvarande är mindre än 2 % av de byggnader som Senatkoncernen ansvarar för föremål för reaktiva åtgärder för att förbättra inomhusluften.

De flesta problem med inomhusluften löses genom åtgärder som fastighetsskötseln vidtar, men ibland behövs det korrigerande åtgärder.

Senatkoncernen har åren 2019–2022 gjort tilläggssatsningar på sammanlagt 250 miljoner euro för att förbättra inomhusförhållandena.

Senatkoncernens inomhusluftsverksamhet består av tre helheter:

1) kvalitetssäkring under byggandet samt skötsel och underhåll av byggnader
2) kontinuerlig utveckling av den egna inomhusluftskompetensen och omfattande samarbete
3) förebyggande observationer, snabba reaktioner samt övervakning och uppföljning av reparationer.

Byggbesiktningen omfattar över 600 byggnader som de anställda använder dagligen. Konstruktionernas skick och ventilationens funktion följs regelbundet upp. Målet är att över 90 procent av kundernas anställda ska arbeta i besiktade lokaler. Dessutom har Senatkoncernen utfört radonmätningar i över 300 byggnader. Radon är ett särskilt inomhusluftsproblem i Finland.

För närvarande pågår sammanlagt 15 framgångsrika utvecklingsprojekt. I den dagliga verksamheten ingår att belöna städare för observationer av inomhusluften samt Senatkoncernens snabbinsatsstyrka som består av ett team med specialister på inomhusluft och mögelhundar. Kundnöjdheten med inomhusluften och Senatkoncernens skötsel av inomhusluftsfrågor har förbättrats sedan 2015.

Den senaste tidens händelser har lett till att beredskapen och beredskapsplaneringen blivit viktigare. Lokalerna och lokaltjänsterna har en viktig roll när det gäller att upprätthålla kritiska funktioner i eventuella exceptionella situationer. Här är Senatfastigheter sina kunders partner.

Senatfastigheter ingår vid behov mer detaljerade beredskapsavtal med sina kunder, där man avtalar om hur beredskapsplanen i praktiken sätts i verket och om kundens och Senatfastigheters uppgifter, ansvar och de kostnader som beredskapen medför för kunden. Syftet med beredskapen är att trygga samhällets vitala funktioner.

Olika slags ärenden i anslutning till beredskap och förberedelser kan avse ämbetsverkens skyddsrum och utrymningsvägar, som Senatfastigheter alltid ansvarar för. Andra särskilda arrangemang under exceptionella förhållanden, såsom tillfälliga lokaler, tekniska arrangemang såsom reservkraft och tillgång till tjänster, avtalas alltid separat med kundämbetsverket.

I Senatfastigheter pågår cirka 200 olika konkreta beredskapsåtgärder. Uppgifterna hänför sig till såväl till att säkerställa Senatfastigheters egen verksamhet som att utveckla servicepartnernas verksamhet och material samt tillgången till tjänster under exceptionella förhållanden.

Ett eget kapitel är Försvarsfastigheter som hör till Senatkoncernen och som ansvarar för försvarsförvaltningens fastigheter. Försvarsfastigheternas uppgift är att säkerställa att Försvarsmaktens kritiska fastigheter är användbara, funktionssäkra och fungerar oavbrutet i alla säkerhetssituationer.

Senatkoncernen eftersträvar att nå målen om koldioxidneutralitet och fossilfrihet senast 2035 i första hand genom egna åtgärder utan kompensationer. Redan nu har betydande utsläppsminskningar uppnåtts, bland annat genom effektivare användning av lokaler, övergång till fossilfri energi och förbättrad energieffektivitet i fastigheter. Till följd av åtgärderna har utsläppen från användningen av fastigheter som förvaltas av Senatkoncernen minskat med 90 % sedan 2012. När det gäller användningen av fastigheter är det möjligt att uppnå koldioxidneutralitet redan på 2020-talet.

I statens fastigheter satsar Senatkoncernen också på genomförandet av solenergisystem. I fjol producerades el genom solenergi över 1 gigawattimme, vilket motsvarar den årliga energiförbrukningen i 50 egnahemshus.

Senatkoncernen var den första i Finland som satte upp numeriska mål för utsläppsminskningar vid byggprojekt. När det gäller byggande och reparation är målet att minska koldioxidavtrycket med 25 % och 15 % jämfört med koldioxidavtrycket vid normalt byggande. Senatkoncernen har förbundit sig till Green Deal-avtalet om utsläppsfri byggarbetsplats och målen för cirkulär ekonomi är starkt involverade i byggprojekten. I fortsättningen ämnar Senatkoncernen ytterligare öka satsningarna på förnybar energi och öka både kolbindningen och den biologiska mångfalden i de områden som förvaltas av Senatkoncernen. Detta sker genom enkla åtgärder, såsom att låta gräsmattor bli ängsmarker och genom beskogning.

På grund av den utmanande energivintern inledde Senatkoncernen hösten 2022 ett omfattande energisparprogram i statens lokaler. Programmets mål är att minska energiförbrukningen med 50 000–75 000 MWh, vilket motsvarar den årliga förbrukningen i cirka 10 000 tvårummare i vångshus. Besparingarna minskar energikostnaderna med upp till 10 miljoner euro.

Det viktigaste och mest effektiva sättet att minska energiförbrukningen och onödiga kostnader är att göra sig av med överflödiga lokaler. Senatkoncernen verkar i enlighet med statens lokalstrategi och gör sig av med onödiga kontorslokaler på ett kontrollerat sätt och övergår till att arbeta i statens gemensamma arbetsmiljöer. Genom att avstå från tomma lokaler skapar vi besparingar, minskar utsläppen och ökar flexibiliteten i användningen av lokalerna.

Utsläppen från den byggda miljön utgör ca 30 % av Finlands utsläpp. Största delen av utsläppen från den byggda miljön, 76 %, orsakas under drifttiden av energiförbrukning, uppvärmning och el. Senatkoncernen har varit och kommer även i fortsättningen att vara en föregångare när det gäller att minska koldioxidavtrycket från verksamheten.

Digitaliseringens möjligheter och coronapandemin har accelererat övergången till hybridarbete och multilokalt arbete, vilket har lett till att utnyttjandegraden i kontorslokalerna blivit lägre.

I framtiden kommer den offentliga förvaltningen i allt högre grad att verka i gemensamma arbetsmiljöer. Samanvändningen av lokalerna ökar flexibiliteten i användningen av lokalerna, ger besparingar, minskar utsläppen och främjar därmed också Finlands mål att uppnå koldioxidneutralitet. Utgångspunkten för statens lokalstrategi är en effektivare och mer hållbar användning av statens lokaler före 2030. Fastigheter som enligt statens fastighetsstrategi blir överflödiga för staten säljs och det kapital som är bundet till dem kan kanaliseras till statens övriga behov.

Innan statens egendom säljs utreds möjligheterna att utveckla dess värde. Och om värdet kan utvecklas så gör man det. Objekt som inte har någon utvecklingspotential med tanke på värdeökningen säljs direkt till nya ägare. Fastighetsobjekten utvecklas i nära samarbete med kommunerna och städerna och objekten säljs efter den värdestegring som fåtts genom den planmässiga utvecklingen. Fastighetsobjekten utvecklas endast på ett riskfritt sätt. I praktiken innebär detta en planmässig utveckling av fastighetsegendomen. Huvudregeln är att Senatkoncernen inte gör stora investeringar i objekt som den planerar att hyra ut och/eller sälja till en privat aktör.

• Fastighetsaffärer görs alltid på basis av anbud till verkligt värde.
• Direktförsäljning är möjlig endast till kommuner och städer i vissa specialfall, även då sker överlåtelserna till verkligt värde.
• Under försäljningsprocessen utreder Senatkoncernen den potentiella köparens bakgrund, nationalitet, finansieringens tillförlitlighet och ekonomiska bärkraft.

Senatkoncernen offentliggör alla försäljningsobjekt. Pengarna från försäljningen intäktsförs till staten. Det uppskattade intäktsförda resultatet för 2022 är 35 miljoner euro.

Det högsta budet vinner inte alltid. Detta kan vara fallet särskilt när det gäller skyddade värdefulla kulturhistoriska byggnader. Senatkoncernen vill försäkra sig om att köparen verkligen har resurser, förmåga och know-how att underhålla en värdefull byggnad.

Koncerndirektören för Senatfastigheter beslutar om alla fastighetsaffärer upp till 0,5 miljoner euro och Senatkoncernens styrelse för fastighetsaffärer upp till 10 miljoner euro. Därefter överförs behörigheten till landets regering och beslut om affärer som överstiger 30 miljoner euro fattas av riksdagen.

Senatfastigheters enhet för kommunernas lokaluppgiftstjänster är kommunernas samarbetspartner när uppgifterna samlas in. Kommunerna kan i fortsättningen utveckla sin lokalförvaltning och sin strategiska lokalstyrning.

Samtidigt kompletterar uppdaterad information om kommunernas fastighetskostnader och risker helhetsbilden av de offentliga finanserna. Under de senaste åren har staten med hjälp av Senatfastigheter lyckats uppnå betydande besparingar. Kommunerna har möjlighet att göra motsvarande besparingar i sina lokalkostnader.

Tidigare har lokaluppgifterna i kommunerna ofta varit utspridda. Det har inte nödvändigtvis funnits någon övergripande bild om enskilda kommuners byggnadsbestånd och förvaltning samt om användningen av lokalerna. Därför har det tidigare inte varit möjligt att skapa en exakt lägesbild för varje kommun eller för hela landet av den helhet som utgörs av de lokaler som kommunerna använder.

För att förbättra situationen har uppgifterna om kommunernas lokaler gjorts överensstämmande och digitaliserats. Kommunernas samarbetspartner är Senatfastigheters enhet för kommunernas lokaluppgiftstjänster. Uppdaterade och lättanvända uppgifter om lokaler stöder både kommunernas beslutsfattande och förbättrar möjligheterna att bedöma utvecklingsutsikterna och riskerna för hela den kommunala ekonomin och enskilda kommuners ekonomi.

Detta har betydelse inte bara vid planeringen av de offentliga finanserna utan också i en enskild kommun där man överväger framtida investeringar och huruvida man ska bygga nya eller renovera gamla lokaler. Kommunerna förfogar över betydligt fler lokaler än staten. Kommunernas årliga lokalkostnader är flerfaldigt större än statens. Efter övergångsperioden för social- och hälsovårdsreformen kan många kommuner få överflödiga lokaler som välfärdsområdena inte längre utnyttjar.

I många kommuner är befolkningsutvecklingen förenad med utmaningar, såsom en åldrande befolkning och sjunkande födelsetal samt klimatfrågor och minskning av koldioxidavtrycket. Samtidigt är kommunerna tvungna att fatta beslut till exempel om behovet av att renovera lokaler som byggts på 1960- och 1970-talen och om att bygga eventuella ersättande lokaler. Därför är det viktigt att kommunerna har tillgång till uppdaterad, exakt och lättanvänd digital information till stöd för beslutsfattandet.

Staten har med hjälp av Senatfastigheter lyckats spara avsevärt på lokalkostnaderna. Enligt finansministeriets uppskattning är det möjligt att spara motsvarande 10–15 % av kommunernas lokalkostnader. Detta innebär en besparing på ca 400–600 miljoner euro per år.

En yrkeskunnig och ekonomisk fastighetsförvaltning bidrar till att spara offentliga medel och miljön samt möjliggör bättre tjänster för medborgarna när man inte behöver betala för överflödiga lokaler.

Efter coronan har utnyttjandegraden i statens kontorslokaler varit lägre än tidigare. Besparingar kan uppnås genom effektivare användning av befintliga lokaler.

Senatkoncernen investerar under de närmaste åren uppskattningsvis 600–700 miljoner euro per år i statens lokaler. Tidigare var investeringsnivån cirka 250–450 miljoner euro per år. Investeringarna handlar om både ombyggnad och nybyggnad. Dessutom ingår projekt som anknyter till en effektivare beredskap än tidigare. Därigenom höjs kvaliteten på de lokaler som ska byggas.

Största delen av investeringarna riktas till säkerhetsmyndigheternas lokaler. Med säkerhetsmyndigheter avses Försvarsmakten, polisen, Skyddspolisen, Gränsbevakningsväsendet och Brottspåföljdsmyndighetens fängelser.

Nya fängelser byggs för närvarande i Uleåborg, Vaala och Vanda. Nya polishus håller på att byggas i Vanda och Uleåborg samt inom en snar framtid också i Tammerfors och Kuopio. Utöver den övergripande förnyelsen av Gränsbevakningsväsendets område i Immola pågår omfattande projekthelheter i Onttola och Ivalo samt mindre projekt på olika håll i Finland. För Försvarsmakten genomförs under detta årtionde på flera orter infrastrukturprojekt som ska betjäna de nya F-35-jaktplanen.

Stora investeringar görs också för andra myndigheter än säkerhetsmyndigheterna: Arbetet med ombyggnaden och utbyggnaden av Nationalmuseet inleds ännu i år, för statsrådet planeras en totalrenovering av Ständerhuset samt omfattande förnyelse och ombyggnad av statsrådets kvarter.

Den investeringsplan som ska genomföras höjer statens lokalkostnader med uppskattningsvis 25–35 miljoner euro per år. Statens hyror är bundna till levnadskostnadsindex och därför höjer den höga inflationen också de statliga aktörernas lokalkostnader.

Hälften av statens personal (cirka 35 000–40 000 personer) arbetar i uppgifter där distansarbete är möjligt. Efter coronan har det multilokala arbetet ökat ytterligare. Utnyttjandegraden i statens kontorslokaler är lägre än tidigare. Det är motiverat att avstå från lokaler som är underutnyttjade.

Genom att effektivisera användningen av lokalerna uppnås besparingar. Målet för de närmaste åren är att uppnå årliga besparingar på ca 8 miljoner euro i statens lokalkostnader. Statens fastighetsstrategi fastställs av finansministeriet, som har bedömt att antalet kontorslokaler fram till 2030 kan minskas till ca 45 procent jämfört med nuläget.