Siirry sisältöön

Statskontoret och Patent- och registerstyrelsen: arbetsnöjdheten ökade och hyreskostnaderna sjönk

Statskontoret och Patent- och registerstyrelsen (PRH) ville förnya sina arbetsrutiner och effektivisera användningen av lokalerna. Nu får den nya aktivitetsbaserade arbetsmiljön beröm. Flytten till samma byggnad sänkte kostnaderna avsevärt.

Sörnäs strandväg 13, Helsingfors

Användare

Statskontoret (2 våningar)
Patent- och registerstyrelsen (3 våningar och kundservicelokaler i gatunivån)


Kvadratmeter

15 672

m2, inklusive gemensam mötescentral, restaurang och skyddsrum


Gemensamma lokaler

Utbildningscentral, sociala lokaler, gym och personalrestaurang


Antal anställda

700


  • LOKALEFFEKTIVITET FÖRE 27,5 m2 / årsverke
  • LOKALEFFEKTIVITET I DAG 13,5 m2 / årsverke
  • BESPARINGAR TOTALT 1,6 miljoner euro per år
Mål

Statskontoret: Från alltför stort till lagom

Vi har arbetat vid Sörnäs strandväg sedan byggnaden stod klar 1984, men när personalen minskade blev lokalerna för stora. Vi hade redan underhyresgäster, men även därefter fanns det 28 kvadratmeter per anställd, dvs. orimligt mycket. Vårt landskapskontor möjliggjorde inte moderna arbetsmetoder i en aktivitetsbaserad miljö. När vårt hyresavtal höll på att gå ut i slutet av 2017, övervägde vi att flytta. Det var dock inte lätt att hitta nya lokaler, eftersom vi måste ha ett eget reservkraftverk och ett skyddsvalv.

Divisionschef Maritta Fromholtz, riskhanteringsdirektör Juha Pietarinen och biträdande direktör Lea Hartikainen

Mål

PRH: Till en smidig arbetsmiljö

Vårt gamla kontor vid Arkadiagatan i Helsingfors var inte förenligt med statens strategi för lokaler: det var inte en statsägd fastighet, och det fanns nästan 30 kvadratmeter per anställd. När hyresavtalet höll på att gå ut började vi planera att flytta in i nya gemensamma lokaler tillsammans med Skatteförvaltningen, men byggprojektet dröjde på planläggarens bord och vi kunde inte vänta. Tidigare belastade olika underentreprenadtjänster, såsom vattning av blommor, städning och anskaffning av möbler, vår personal. Vi ville satsa på vår kärnkompetens och hitta en lätt arbetsmiljö.

Vår personal utför krävande sakkunnigarbete, och de flesta arbetade tidigare i eget rum eller delade rum med någon annan. De anställdas vanligaste bekymmer var att överge sina rum och förlora arbetsron.

Överdirektör Eero Mantere och projektchef Jukka Meriläinen

Så här gjorde vi det

Senatfastigheter: Nyckelfärdigt projekt

Vi utredde olika alternativ för Statskontoret: bli kvar på den gamla adressen, flytta till tillfälliga lokaler eller flytta till helt nya lokaler. PRH måste lämna stadskärnan, eftersom endast ministerier och speciallokaler placeras där enligt statens strategi för lokaler. PRH hade behov av lättillgängliga lokaler för kundservice och Statskontoret bland annat av en dealing-sal. Målet var att hitta lokaler i statsägda objekt. Lösningen var ett aktivitetsbaserat objekt där bägge parterna hade egna arbetsmiljöer och betalade för de gemensamma lokalerna enligt användning. Det nyckelfärdiga förslaget som omfattade säkerhetstjänster, inredning och AV-utrustning utgör en del av Senatfastigheters nya strategi.

Byggherrechef Tapio Jalo, fastighetschef Kai Pekkarinen och projektchef för lokallösningar Mirkka Laukkanen

 

 

Senatfastigheters tjänster

  • Ny lokallösning
  • Stöd för ändringsledning och utveckling av arbetsmiljön
  • Leverans och underhåll av lös inredning
  • ICT-infrastruktur i samarbete med Valtori
  • Leverans och underhåll av AV-teknik
  • Mötescentral och lokalbokningssystem
  • Lokalservice: städning samt receptions- och övervakningstjänster
  • Säkerhetstjänster: administration av säkerhetssystemen samt service och underhåll
  • Städning och fastighetsunderhåll
  • Restaurangtjänster

Resultat

Statskontoret: Bästa arbetsnöjdhetsresultat någonsin!

Vårt ämbetsverk är 141 år gammalt, och vi har aldrig tidigare fått lika bra betyg för arbetsnöjdheten som efter att vi flyttat in i de nya lokalerna. Personalen har anpassat sig väl till den aktivitetsbaserade miljön och byter arbetsplatser regelbundet. Lokaleffektiviteten per anställd var rejält under 18 kvadratmeter som är gränsen enligt statens strategi för lokaler, och detta ger betydande besparingar. I den nya arbetsmiljön med höjd säkerhetsnivå har vi också bättre möjligheter att bekämpa eventuella cyberrisker.

Resultat

PRH: Siffrorna talar för sig

Våra nya lokaler har visat sig vara rentav tystare än våra gamla arbetsrum. Människorna respekterar förbudet mot att tala på det tysta området. Akustiken har fått mycket beröm. I samband med flytten förnyade vi anvisningarna för distansarbete, och nu är det möjligt att arbeta tre dagar i veckan på distans. Siffrorna talar för sig: arbetsnöjdheten ökade och även kundnöjdheten var fortsatt bra trots bytet av adress. Och desto viktigare: våra hyreskostnader halverades. För en organisation som är helt beroende av kundavgifter är det mycket viktigt.