Yhteiskuntavastuun johtaminen

Senaatti-kiinteistöissä yhteiskuntavastuu on pohjana kaikelle toiminnalle – olemme sitoutuneet jatkuvaan parantamiseen. Yrityksen vastuullisuuden arvioivat sen sidosryhmät, minkä vuoksi Senaatti-kiinteistöt pyrkii toimimaan laajan sidosryhmäverkostonsa kanssa aktiivisesti ja vuorovaikutteisesti. Tiiviin vuorovaikutuksen lisäksi sidosryhmien mielipiteitä ja odotuksia Senaatti-kiinteistöjä kohtaan kartoitetaan kyselyiden ja haastatteluiden avulla.

Senaatti-kiinteistöjen operatiivisesta toiminnasta vastaava johtaja on myös yhteiskuntavastuun johtaja, joka raportoi johtoryhmässä yhteiskuntavastuuasioista ja huolehtii, että asiat ovat toiminnan pohjana myös liiketoimintastrategian suunnittelussa. Yhteiskuntavastuu on integroitu Senaatti-kiinteistöjen liiketoimintastrategiaan ja -suunnitelmiin. Vuonna 2018, uutta strategiaa luodessa, yhteiskuntavastuuasiat olivat vahvana pohjana tekemisen suunnittelulle. Uuden strategian teemoina ovat asiakaskokemuksen parantaminen ja sisäolosuhteiden nollatoleranssi sekä yli 100 M€ vuotuisten toimitilasäästöjen aikaansaaminen valtiolle.

Senaatti-kiinteistöjen toimintakulttuuri rakentuu yhteisistä prosesseista, joita ovat ratkaisu-, investointi-, ylläpito- ja kiinteistövarallisuuden myyntiprosessit. Yhteiskuntavastuuta johdetaan näiden prosessien kautta ja niistä vastaavat eri osa-alueista vastuussa olevat johtoryhmän jäsenet. Lisäksi Senaatti-kiinteistöissä toimii säännöllisesti kokoontuva kokoontuva yhteiskuntavastuun ohjausryhmä, jonka tehtävänä on kehittää, suunnitella ja viedä yhteiskuntavastuun käytäntöjä toimintaan sekä toimia tiedonvälityskanavana yksiköiden ja prosessien välillä.

Lisäksi keskeisille yhteiskuntavastuun osa-alueille on erikseen nimettyjä tiimejä, joihin on koottu kyseisen osa-alueen asiantuntijoita. Näitä ovat sisäympäristö-, energiatehokkuus, Green Office-, rakennussuojelu- ja esteettömyystiimit sekä ylläpidon turvallisuus- ja talousrikollisuusasioita käsittelevä tiimi.

Ympäristövastuun johtaminen

Senaatti-kiinteistöt on omassa toiminnassaan sitoutunut valtionhallinnon ympäristövastuun toimintaperiaatteisiin ja kiinteistöalan energiatehokkuussopimuksen mukaisiin tavoitteisiin. Senaatti-kiinteistöjen ympäristövastuun lupaukset on sisällytetty yhteiskuntavastuupolitiikkaan. Myös Senaatti-kiinteistöjen keskeisten yhteistyökumppaneiden edellytetään noudattavan ympäristövastuun periaatteita omassa toiminnassaan.

Senaatti-kiinteistöjen toiminnasta aiheutuvia ympäristövaikutuksia hallitaan sertifioidun ISO 14001 -mpäristöjohtamisjärjestelmän avulla. Senaatti-kiinteistöt on laajentanut järjestelmän kattamaan myös muut yhteiskuntavastuun osa-alueet.

Toimintaa seurataan säännöllisillä sisäisillä ja ulkoisilla auditoinneilla sekä puolivuosittain tehtävillä johdon katselmuksilla. Järjestelmän koordinoinnista ja kehittämisestä vastaa operatiivisen yksikön johtaja yhdessä yhteiskuntavastuuasiantuntijan kanssa. Ympäristö- ja yhteiskuntavastuun kokonaisuus on kuitenkin vastuutettu kaikille johtoryhmän jäsenille.

Senaatti on tunnistanut merkittävimmiksi ympäristönäkökohdikseen energian kulutuksen ja tästä aiheutuvat päästöt ilmaan, rakennusmateriaalien valinnan ja käytön, luonnon monimuotoisuuden, pilaantuneet maa-alueet sekä jätteet. Pyrimme minimoimaan toiminnastamme aiheutuvia haitallisia ympäristövaikutuksia ja kehitämme ympäristön kannalta kestäviä toimintatapoja. Ympäristötyömme kulmakiviä ovatkin energiatehokkuuden sekä kiertotalouden kehittäminen, luonnon monimuotoisuuden turvaaminen ja pilaantuneiden maiden hallinta.

Henkilöstöjohtaminen ja sosiaalisen vastuun johtaminen

Senaatti-kiinteistöjen henkilöstöresurssit ja kehittäminen -yksikkö vastaa henkilöstöpolitiikan toteuttamisesta ja kehittämisestä yhteistyössä johdon ja esimiesten kanssa.

Henkilöstöjohtamista ohjaavat Senaatti-kiinteistöjen

* arvot

* eettiset periaatteet

* henkilöstöpolitiikka

* resurssisuunnitelma

* tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelma

Eettiset periaatteet ja yhdenvertaisuussuunnitelma

Eettisten periaatteidensa mukaan Senaatti-kiinteistöt sitoutuu noudattamaan esimerkillistä työnantajapolitiikkaa. Jokaisen senaattilaisen toiminnan tulee olla avointa, riippumatonta ja luotettavaa. Senaatti-kiinteistöjen henkilökunta ei saa vaatia, hyväksyä tai ottaa vastaan taloudellista tai muuta etua, joka vaarantaa nämä toimintaperiaatteet.

Toimittajaverkoston hallintaan ja talousrikollisuuden torjuntaan on laadittu oma ohjeistuksensa, jossa on otettu huomioon myös ihmisoikeusasioita. Tästä kerrotaan tarkemmin kumppanit ja vastuulliset hankinnat -osiossa.

Tasa-arvosuunnitelman mukaisesti Senaatti-kiinteistöissä toimitaan siten, ettei kukaan joudu eriarvoiseen asemaan tai syrjityksi sukupuolen, uskonnon, iän, raskauden, vanhempainloman, asevelvollisuuden tai muun vastaavan seikan vuoksi. Tasa-arvosuunnitelma sisältää yhdenvertaisuussuunnitelman.

Työhyvinvointia edistetään panostamalla esimiestyöhön sekä osallistamalla koko henkilöstö yrityksen strategian sekä toiminnan kehittämiseen. Työaikajärjestelyt ja joustotyö mahdollistavat henkilöstön henkilökohtaisen elämäntilanteen huomioimisen. Työterveyshuollossa painopisteenä on ennakoiva työterveyshuolto ja kokonaisvaltainen työkyvyn ylläpitäminen.

Esimiehet toteuttavat vastuullisen henkilöstöjohtamisen periaatteita ja hyväksyttyä johtamisprosessia. Sitoutunut henkilöstö, avoin vuorovaikutus ja luottamus ovat perustana johtamiselle ja esimiestyölle. Senaatissa panostetaan luottamukseen perustuvaan rohkeudenkulttuuriin.

Senaatti-kiinteistöjen strategisessa mittaristossa henkilöstöön liittyviä mittareita on esimiehisyyden tunnusluku, jolle on asetettu numeeriset tavoitteet. Tavoitteita on käsitelty tarkemmin henkilöstö-osiossa.

Taloudellisen vastuun johtaminen

Taloudellinen vastuu Senaatti-kiinteistöissä tarkoittaa kiinteistövarallisuuden tehokasta ja tuottavaa käyttöä sekä arvon säilyttämistä. Tämä voidaan toteuttaa, jos varallisuudesta saatavilla tuotoilla voidaan kattaa kaikki sen käytöstä, ylläpidosta ja ajan tasalla pidosta aiheutuvat kustannukset.

Senaatti-kiinteistöt noudattaa toiminnassaan liiketaloudellisia periaatteita, mutta sillä on osakeyhtiöön verrattuna rajoitettu toimivalta. Valtionvarainministeriö vastaa Senaatti-kiinteistöjen omistajaohjauspainotteisesta tulosohjauksesta. Lisäksi eduskunta voi päättää liikelaitoksen palvelu- ja muista toimintatavoitteista.

Liikelaitos toimii yritysmäisesti ja voi eduskunnan suostumuksella ottaa lainaa ja siten rahoittaa investointejaan. Talousarvion ulkopuolisuus ja osakeyhtiömäinen toimintatapa ja taloushallinto korostavat liikelaitoksen omaa vastuuta. Valtion liikelaitos ei kuitenkaan muodosta erillisvarallisuutta, vaan valtio viime kädessä vastaa kaikista liikelaitoksen sitoumuksista.

Valtion liikelaitos ei voi toimia markkinoilla avoimessa kilpailutilanteessa. Se voi toimia ainoastaan sidosryhmäasemassa ja tuottaa palveluja lähes yksinomaan valtionhallinnolle ja sellaisille yhteisöille, joiden toiminta rahoitetaan pääosin valtion talousarvioon otetuilla määrärahoilla.

Taloudellisen vastuun toteutumista tukevat lisäksi Senaatti-kiinteistöjen vuosittain laadittava selvitys hallinnointi- ja ohjausjärjestelmästä (hallinnointikoodi), eettiset periaatteet sekä sisäisen tarkastuksen toimintaohje ja lisäksi toimintoja ohjaavat prosessit. Eettiset periaatteet linjaavat myös Senaatti-kiinteistöjen toimintatavat esimerkiksi korruption torjuntaan ja lahjojen vastaanottamiseen sekä syrjinnän ehkäisyyn.

Hankintojen vastuullisuus

Hankintojen vastuullisuus ja talousrikollisuuden torjunta ovat olennaisia vastuullisuuden teemoja Senaatti-kiinteistöille. Toimittajaverkoston hallintaan ja talousrikollisuuden torjuntaan on laadittu oma ohjeistuksensa, jossa on otettu huomioon myös ihmisoikeusasioita.

Senaatti-kiinteistöt noudattaa julkista hankintalakia, joka sääntelee myös hankintoihin liittyviä toimintatapoja ja johtamista. Hankintojen johtamista on kuvattu tarkemmin Hankinnat osiossa ja toimintatapamme talousrikollisuuden torjumiseksi on kuvattu erikseen.

Asiakkaiden terveys ja turvallisuus

Senaatin työympäristö- ja toimitilaratkaisuissa korostuvat paitsi tilojen toimivuus myös vastuullisuus, hyvät sisäolosuhteet ja turvallisuus. Senaatti-kiinteistöjen tavoitteena on parantaa valtion työntekijöiden tyytyväisyyttä työskentelytiloihinsa ja panostaa sisäolosuhteiden hallintaan erityisesti ennaltaehkäisevästi, jotta sisäilmaongelmilta vältytään. Vuoden 2018 aikana uudistettiin Senaatin strategia, jossa uutena keskeisenä tavoitteena on nollatoleranssi sisäolosuhdeongelmiin. Johtamistapaa on kuvattu tarkemmin Työympäristöt osiossa. Senaatti-kiinteistöt huolehtii myös rakennuttamisprosessien ja kiinteistöjen ylläpidon kautta siitä, että tilat ovat terveellisiä ja turvallisia. Kiinteistövarallisuuden hallintaa on kuvattu tarkemmin Kiinteistövarallisuus ja palvelut –osiossa.

Asiakkaiden yksityisyydensuoja ja tietoturva

Senaatti on vuoden 2018 aikana sopinut asiakkaiden ja palveluntuottajien kanssa henkilötietojen käsittelystä lainsäädännön edellyttämillä henkilötietojen käsittelysopimuksilla. Tietosuojasopimusehdot sisällytetään kaikkiin sopimuksiin, joissa palveluun sisältyy henkilötietojen käsittelyä. Senaatti on huolehtinut rekisteröityjen informoinnista ja oikeuksista mm. kuvauksilla henkilötietojen käsittelystä ja rekisteriselosteilla. Turvallisuuspoikkeamien käsittelyprosessiin ja ohjeisiin on sisällytetty myös tietosuojanäkökulma lainsäädännön sekä tietosuojasopimusten edellyttämällä tavalla. Senaatin henkilöstö on koulutettu sekä yleisesti että tehtäväkohtaisesti tietosuoja-asioihin. Tietosuojan raportointi on tapahtuu vuosittain Senaatin turvallisuuden johtoryhmässä.

Senaatti-kiinteistössä uudistettiin vuonna 2018 tietoturvaan liittyviä toimintatapoja sekä ohjeistusta, jotta ne vastaavat uuden EU:n tietosuoja-asetuksen GDPR:n vaatimuksiin. Tietosuoja kattaa myös Senaatti-kiinteistöjen omat toimitilat, joissa on esimerkiksi eri suojaustasoihin luokiteltuja tiloja, joissa käsitellään salassa pidettäviä asioita ja asiakirjoja. Käytössä on selkeät ohjeet miten salassa pidettäviä asiakirjoja käsitellään ja henkilöstöä koulutetaan järjestelmällisesti tietoturvaan liittyen. Esimerkiksi vuonna 2018 Senaatissa turvallisuusyksikkö järjesti tiedotuskampanjan tietojen kalastelusta. Lisäksi käytössä on tietosuojan sopimusmallit asiakkaiden sekä toimittajakumppaneiden kanssa tehtäviin sopimuksiin.

Mahdollinen tietoturvaloukkaus, joka kohdistuu henkilötietoihin, käsitellään osana poikkeamankäsittelyprosessia. Tietosuojaloukkauksen tapahduttua noudatetaan GDPR-asetuksesta ja tietosuojasopimuksista tulevia velvoitteita tietoturvavaatimusten lisäksi.

Turvallisuuden johtamista on kuvattu tarkemmin Turvallisuus ja tietoturvallisuus –osiossa.