Statistikcentralen: Personalen fick moderna utrymmen och årshyran halverades

Statistikcentralens utrymmen i Fiskehamnen hade blivit för stora, så de krymptes från små kontor utspridda över nio våningar till ett par öppna och rymliga våningar. Nu har de 700 anställda en modern och ljus aktivitetsbaserad arbetsmiljö med arbetsplatser för flera olika smaker.

Verkstadsgatan 13, Helsingfors

Användare

Statistikcentralen (2,5 våningar)


Kvadratmeter

12 000


Gemensamma utrymmen

Konferenscentrum, auditorium, representationsutrymmen, social- och idrottsutrymmen, personalrestaurang, kafé, några platser för elbilar, cykelparkering


Personalantal

700


  • UTRYMMESEFFEKTIVITET FÖRR 27 m2 / årsverke
  • UTRYMMESEFFEKTIVITET NU 13 m2 / årsverke
  • ENGÅNGSINBESPARING PÅ 5,6 miljoner euro
  • TOTALA INBESPARINGAR 3 miljoner euro/år fr.o.m. 2018
Mål

Statistikcentralen: Vi behövde mångsidigare utrymmen

Våra hyrda utrymmen i Kevas, d.v.s. Kommunernas pensionsförsäkrings, fastighet i Fiskehamnen i Helsingfors hade blivit för stora och gammalmodiga för våra behov. Nya arbetssätt, så låga skiljemurar som möjligt mellan enheterna och övergången till papperslöshet krävde mångsidigare utrymmen. Vi ville förbättra teamens samarbete och göra det lättare att ordna sammankomster och spontana möten. Vi tror att en modern miljö i sig motiverar och hjälper de anställda att arbeta effektivare. I planeringen ville vi skåda långt in i framtiden. Förändringarna åstadkom även inbesparingar. Vår hyra var tidigare 5,9 miljoner euro per år. Under de senaste åren har Senatfastigheter kommit till hjälp och hyrt ut utrymmena vi inte behövde till andra, senast till Gränsbevakningsväsendet, men också de flyttade till nya utrymmen i Sörnäs 2016.

Projektchef Sanni Jormakka och förvaltningsdirektör Pasi Henriksson

SÅ HÄR GJORDE VI DET

Senatfastigheter: Vi fungerade som chefsförhandlare

Statistikcentralens utrymmen behövde uppdateras, men detta begränsades av det långa hyresavtalet med Keva. Man kunde inte flytta till mindre utrymmen, eftersom hyresavtalet för dessa utrymmen, som tidigare fungerat som Tukos huvudkontor, var i kraft fram till hösten 2018. Statistikcentralen bad oss att vidta åtgärder, och vi hade i uppgift att få Keva intresserade av en renovering av utrymmena redan innan hyrestiden gått ut. Vi tog an rollen som chefsförhandlare med Keva, och Statistikcentralen fick koncentrera sig på sin egen verksamhet. Vi lyckades uppnå samförstånd med Keva om behovet av att uppdatera arbetsmiljön och minska användningen av utrymmen, och ett nytt hyresavtal ingicks 2016. Under samma höst började Statistikcentralen flytta till tillfälliga utrymmen inför renoveringen.

Projektchef och strategiansvarig Sonja Nybonn

Senatfastigheters tjänster

• Söka en lösning och avtalsförhandlingar med Keva
• Utveckla arbetsmiljön
• Stöd i att leda och övervaka förändringsarbetet
• Stöd för flytten
• Stöd och coaching för förändringsledningen

Resultat

Senatfastigheter: Stöd under förändringsarbetet och flytten

Förändringen var stor, eftersom Statistikcentralens nio våningar minskade till två och en halv våning, d.v.s. från 29 000 kvadratmeter till 12 000. Vi räknade ut hur många och vilken slags arbetsplatser det behövdes. Kalkylerna för renoverings- och hyreskostnaderna kom från Keva. Keva byggde också ett pilotutrymme där de anställda testade det aktivitetsbaserade kontoret samt dess möblemang och material. Statistikcentralen skaffade själv möblerna och koordinerade även flytten och dess tidtabell. Senatfastigheters byggprojektchef såg till att alla detaljer beaktades och att renoveringen blev färdig i enlighet med de kvalitetskriterier och den tidtabell som man kommit överens om. Projektet blev färdigt våren 2018. Det här var vårt första stora objekt inom statens nya arbetsmiljökoncept.

Resultat

Statistikcentralen: Årshyran halverades

Våra hyreskostnader blev hälften mindre: årshyran på 5,9 miljoner euro gick ner till 3 miljoner. Med inbesparingarna som vi fick som engångsersättning kunde vi göra anskaffningar till vår aktivitetsbaserade arbetsmiljö. Flytten skedde ganska nyligen, så vi har inte ännu gjort en studie över de anställdas nöjdhet med utrymmena, men responsen vi fått hittills har varit positiv. De anställda tycker att utrymmena är trivsamma och välfungerande. Akustiken upplevs vara bra, och oasutrymmena är populära mötesplatser. Det fysiska utrymmet hjälper att förnya arbetssätten, och de ergonomiska lösningarna är mångsidiga. Alla har nu mer inflytande över hur och var de arbetar. Allt fler arbetar på distans och det ordnas fler Skype-möten. Vi fortsätter att utveckla arbetet.