”Vi deltar entusiastiskt i utvecklingen” – Gemensamma lokaler och cirkulär ekonomi är verklighet i ämbetshuset i Borgå

Våren 2018 öppnades i Borgå en utmärkt möjlighet att pilottesta helt gemensamma lokaler i statliga ämbetsverk, när både Skatteförvaltningen och Lantmäteriverket hade behov av att förnya sina arbetsmiljöer och hyresavtal. Både Skattebyrån och Lantmäteriverket har tidigare i viss omfattning experimenterat med gemensamma lokaler, men inte i denna skala.

Skattebyråns lokalchef Olli Aalto och Lantmäteriverkets lokalchef Elina Aaltonen berättar att pilotprojektet var en ganska omfattande studie. Det fanns många saker som krävde planering när gränsstängslen för första gången i praktiken revs mellan två ämbetsverk. Även om det inte alltid var lätt att hitta lösningar, ansåg de att det var trevligt att utarbeta dem tillsammans.

”I Borgå fick vi allt att fungera. Båda ämbetsverken var av optimal storlek. Nu ger lokalerna en trivsam arbetsmiljö för 60 anställda vid Skatteförvaltningen och 35 anställda vid Lantmäteriverket”, säger Olli Aalto.

”Det känns trevligt att vara pionjär”

Både Olli Aalto från Skatteförvaltningen och Elina Aaltonen från Lantmäteriverket berömmer personalen vid ämbetsverken och projektgruppen, där en lokal chef och arbetstagare från båda ämbetsverken deltog.

”Projektgruppsmedlemmarna fungerade som förändringsagenter. De förmedlade viktig information och meddelanden till oss och diskuterade med personalen. Gruppens medlemmar gjorde ett enormt stort arbete för att projektet skulle genomföras snabbt, bra och i positiv anda. Många statliga ämbetsverk undersöker nu noggrant vår modell. Även på andra håll vill man ha moderna, hälsosamma, säkra och snygga gemensamma lokaler”, säger Aaltonen.

Arbetssätten reformeras och kräver arbetsmiljöer som stödjer samarbetet och som har lokaler för både teamarbete och tysta lokaler där man kan koncentrera sig på krävande uppgifter. Moderna arbetslokaler ökar personalens välbefinnande, garanterar medborgarna bättre tjänster och sänker lokalkostnaderna.

”Vi på Skatteförvaltningen har alla ända från generaldirektören varit entusiastiska över denna utveckling. Digitaliseringen förändrar världen och många arbeten är inte kopplade till en bestämd plats. Det känns trevligt att få vara pionjär när det gäller att utveckla nya lösningar för hur arbetet kan utföras”, säger Olli Aalto.

”Kunden kan fokusera på sin kärnverksamhet”

Planeringen och genomförandet av en helt gemensam arbetsmiljö för Skatteförvaltningen och Lantmäteriverket i Borgå har varit ett intressant och unikt projekt också för Senatfastigheters kundchefer, Karin Hukkanen, med ansvar för Skatteförvaltningen, och Riitta Sirén, med ansvar för Lantmäteriverket.

”Skatteförvaltningen och Lantmäteriverket är pionjärämbetsverk som är beredda att pröva många saker först. Samtalskontakterna har hela tiden fungerat bra och okomplicerat. Vi kommunicerar tydligt att detta också för oss är ett pilotprojekt och nytt inom statsförvaltningen. Vi kommer inte nu med några färdiga lösningar, utan vi utvecklar konceptet och genomför ändringarna tillsammans”, säger Hukkanen.

I statens lokalstrategi kommer arbetsmiljöerna på 2020-talet i allt högre grad att vara i gemensam användning. Det digitala språnget till följd av coronan påskyndar ytterligare denna utveckling, när arbetet blir multilokalt minskar det behovet av kontorslokaler ännu mer än förväntat.

“När vi planerar något nytt beaktar vi i princip alltid också möjligheten till gemensam användning av lokaler, för att statens begränsade resurser ska kunna utnyttjas på ett klokt sätt. Särskilt på mindre orter skapar den gemensamma användningen en mer högkvalitativ och mångsidig arbetsmiljö också för enskilda tjänstemän, vilket inte nödvändigtvis annars skulle ha varit ekonomiskt möjligt”, säger Riitta Sirén.

Målet med utvecklingen av lokalerna är att påskynda förändringen i statens verksamhets- och organisationskultur. Senatfastigheters anställda har under projektet samlat värdefull erfarenhet av att genomföra en gemensam användning av lokaler, så att kundupplevelsen blir så bra som möjligt och så att vi kan dela med oss av denna kunskap på riksplan.

”Under projektet har vi strävat efter att utveckla ett servicekoncept där helheten kommer via Senatfastigheter. Samtidigt var projektet också ett tjänstedesignprojekt. Vi vill ge kunderna budskapet att vi producerar en hel arbetsmiljö – allt från installation av arbetsställenas anordningar och städning. Kunden kan helt fokusera på sin kärnverksamhet i stället för på en fungerande arbetsmiljö”, säger Riitta Sirén.

”Vi prioriterade plastfritt byggande”

Karin Hukkanen berättar att projektet i Borgå för Senatfastigheter också var ett pilotprojekt inom cirkulär ekonomi, vars erfarenheter och lärdomar kommer att utnyttjas på många sätt i nya arbetsmiljöprojekt.

”Vi har prioriterat metoder som minskar koldioxidavtrycket, ökar energieffektiviteten samt gynnar cirkulär ekonomi och plastfritt byggande. Vi har samlat in information om material som lämpar sig för återanvändning och jämfört kostnaderna med traditionellt genomförda byggprojekt. I de lokaler som vi renoverade strävade vi efter att spara så mycket som möjligt av det befintliga – på så sätt minimerar vi projektets miljökonsekvenser.”

Läs också: Skattebyrån och Lantmäteriverket i gemensamma lokaler i Borgå