Som ett visitkort – hur skapas en bra receptionstjänst?

Senatfastigheter producerar receptionstjänster för flera kunder inom statsförvaltningen i objekt med såväl en som flera fastigheter. Också i anslutning till de gemensamma arbetsmiljöerna finns en receptionstjänst. I receptionstjänsten arbetar receptionsväktare som har väktarrättigheter och som har till uppgift att stödja säkerheten i fastighetens lokaler och hos de personer som besöker fastigheten.

”I receptionsväktarens arbete är det naturligtvis viktigt att sörja för lokalernas och deras användares säkerhet, men jag upplever att merparten av mitt arbete är kundservice. En av mina viktigaste uppgifter, om inte till och med den viktigaste uppgiften, anser jag är mötet med kunden”, säger Ritva Tarkkonen, som i tio år arbetat som receptionsväktare i Metla-huset i Joensuu, och fortsätter:

”Jag är som ett visitkort: jag är den första som möter besökaren, och jag kan skapa en bra bild redan från början. Vi hälsar till exempel alla välkomna, och jag hoppas att alla också känner sig välkomna, oavsett i vilket ärende de kommer.”

Det bästa är det omväxlande arbetet

Tarkkonens arbetsdag börjar på klockan åtta på morgonen. Förmiddagarna är i allmänhet den mest brådskande tiden och eftermiddagarna är i huvudsak lugna. I receptionstjänstens arbetsuppgifter ingår bland annat passerkontroll och utfärdande av passerkort, nyckelhantering, posthantering, se till att möteslokaler och deras anordningar fungerar samt göra servicebegäran. Ett eget kapitel är överraskande och oförutsägbara situationer och hur de kan lösas.

”I en receptionsväktares arbete finns det aldrig två likadana dagar, vilket definitivt är det bästa med arbetet. Även om jag utför många bekanta och redan rutinmässiga uppgifter, ställs jag dagligen också inför överraskande situationer”, säger Tarkkonen.

För att klara överraskande situationer hjälper det om receptionsväktaren har en utmärkt kännedom om fastigheten och noggrant följer ärenden som gäller den. Tarkkonen rekommenderar i synnerhet receptionsväktare som befinner sig i början av sin karriär, men också erfarna receptionsväktare, att aktivt röra sig i den fastighet de arbetar i, att se sig omkring och att grundligt bekanta sig med lokalerna. Det är bra att skriva upp svaren på frågorna.

”Oavsett bransch eller arbetsuppgift uppmuntrar jag var och en att hela tiden utveckla sitt kunnande och aktivt bekanta sig med nya saker.”

Ömsesidigt förtroende är det viktigaste

Att uppmärksamma och lyssna på kunden samt att lösa ett problem eller en situation är enligt Tarkkonen inte bara en receptionsväktares tre viktigaste uppgifter, utan också över lag, inom all kundservice.

”I kundservicearbetet är det viktigt att skapa ömsesidigt förtroende med kunderna – i detta fall både med dem som uträttar ärenden i fastigheten och dem som arbetar där samt med Senatfastigheter. Att sköta saker och ting omsorgsfullt, snabbt och sakkunnigt är en viktig byggsten för att skapa detta förtroende. Även små saker kan få stora konsekvenser, om de endast sköts halvvägs”, säger Tarkkonen.

När Tarkkonen får frågan vad som kännetecknar en bra receptionsväktare, ger hon ett överraskande svar – modellera. Hon anser att en receptionsväktares viktigaste egenskaper är formbarhet och förmåga att anpassa sig till alla slags situationer. En receptionsväktare ska vara flexibel, reagera snabbt och vara lugn.

”En bra receptionsväktare ska vara beredd att dagligen engagera sig och sitt kunnande för att säkerställa en utmärkt kund- och serviceupplevelse och naturligtvis också säkerheten”, sammanfattar Tarkkonen.