Kommunernas lokaluppgifter samlas för första gången in i ett datasystem – i Senatfastigheters lokaldatatjänster för kommunerna deltar över 200 avtalskommuner
Kommunerna har nästan åtta gånger mer olika lokaler än staten, sammanlagt ca 47 miljoner bruttokvadratmeter. Kommunernas årliga lokalkostnader uppskattas till fyra miljarder euro. Enligt finansministeriets uppskattning är det möjligt att spara 10–15 procent av kommunernas lokalkostnader, vilket innebär en inbesparing på 400–600 miljoner euro på årsnivå. För att lokalkostnaderna ska kunna preciseras och besparingar åstadkommas krävs uppgifter om lokaler som ägs och hyrs av kommunerna. Uppgifterna om kommunernas lokaler samlas som bäst för första gången in i ett datasystem där de inte bara står till kommunernas förfogande utan också stöder bildandet av en riksomfattande helhetsbild av de lokaler som kommunerna använder.
Senatfastigheters enhet för lokaldatatjänster för kommunerna samlar i nära samarbete med frivilliga kommuner in i ett datasystem uppdaterade och exakta uppgifter om de lokaler som kommunerna äger och hyr. Senatfastigheter har ingått 202 samarbetsavtal med kommuner i Fastlandsfinland om lokaldatatjänster för kommuner. Dessutom kartläggs för närvarande samarbetsformer och startdatum för ibruktagandet av lokaldatatjänster tillsammans med representanter för cirka tio kommuner.
De uppdaterade och exakta lokaluppgifter som enheten för lokaldatatjänster för kommunerna samlar in tillsammans med sina avtalskommuner stöder förutom kommunernas lokalhantering och strategiska beslutsfattande också bildandet av en helhetsbild av kommunernas lokalbestånd. Med hjälp av lokaldatatjänsterna som är skräddarsydda för kommunerna är det möjligt att skapa en nationellt och även internationellt unik lägesbild av de lokaler som kommunerna använder samt bland annat om antalet lokaler, deras arealer, användningsändamål, läge, kostnader och investeringar.
”Tidigare har lokaluppgifterna i kommunerna ofta varit utspridda. Det har inte nödvändigtvis funnits någon översikt över enskilda kommuners byggnadsbestånd och innehavet av det samt användningen av lokalerna. Därför har det tidigare inte varit möjligt att skapa en exakt lägesbild för varje kommun eller för hela landet av den helhet som utgörs av de lokaler som kommunerna använder. Det finns en stor efterfrågan på samlade och jämförbara lokaluppgifter på olika nivåer inom den offentliga förvaltningen”, säger Marko Suomela, chef för enheten för lokaldatatjänster för kommunerna.
Uppdaterade och exakta uppgifter om de lokaler som kommunerna äger och hyr förbättrar möjligheterna att bedöma utvecklingsutsikterna och riskerna för hela den kommunala ekonomin och enskilda kommuners ekonomi samt att utveckla kommunernas användning av lokaler så att lokalerna förblir sunda, säkra och ändamålsenliga. Uppdaterade och exakta lokaluppgifter kompletterar också helhetsbilden av de offentliga finanserna.
Senatfastigheters enhet för lokaldatatjänster för kommunerna har aktivt fortsatt det arbete som inletts inom projektet Kommunernas lokaluppgifter
Man har strävat efter att utreda och effektivisera användningen av kommunernas lokaler i flera projekt under 2000-talet. Våren 2020 inleddes ett projekt för utveckling av kommunernas lokaluppgifter, som Landskapens lokalcentral genomförde på uppdrag av finansministeriet. Till målen för det tvååriga projektet Kommunernas lokaluppgifter hörde att förbättra kommunernas förvaltning av byggnadsbeståndet och kunskapsbasen samt att skapa en helhetsbild av de lokaler som kommunerna använder. Ett av projektets mål var att samla uppgifterna om kommunernas tillstånd i ett enda datasystem, från vilket de lätt kunde nås, uppdateras och upprätthållas av kommunerna.
Projektet Kommunernas lokaluppgifter avslutades vid utgången av 2021. Projektet gav kommunerna verktyg för den dagliga lokalhanteringen, det strategiska beslutsfattandet och olika rapporteringsbehov samt gav en plattform för att skapa en riksomfattande lägesbild av kommunernas byggnadsbestånd. Två av tre kommuner i Fastlandsfinland deltog. Efter det att projektet avslutats fortsatte samarbetet mellan kommunerna och kommunernas lokaldatatjänster vid Landskapens lokalcentral. Vid sidan av insamlingen av lokaluppgifter och utvecklandet av datasystemet var det centrala målet att säkerställa och förbättra kvaliteten på lokaluppgifterna.
Kommunernas lokaldatatjänster överfördes till Senatfastigheter i oktober 2022, när Landskapens lokalcentral hade utsetts till kompetenscentrum för fastighets- och lokalförvaltningen i välfärdsområdena. Senatfastigheters enhet för lokaldatatjänster för kommunerna samarbetar aktivt med kommunerna i Fastlandsfinland bland annat genom att samla in uppgifter om kommunernas lokaler, utvidga och precisera den befintliga lokaldatabasen och utveckla rapporteringsmöjligheterna. Vid sidan av de avgiftsfria lokaldatatjänsterna har enheten för lokaldatatjänster skräddarsytt det kommunspecifika utvecklingsprogrammet för lokalledningen, där kommunen och enheten för lokaldatatjänster bygger upp en helhetsbild av kommunens lokalförvaltning och utarbetar ett långsiktigt strategiskt lokalprogram som reagerar på förändringarna i kommunens omvärld och servicenätet.
Senatfastigheter är finska statens fastighetsexpert och lokalpartner. Tillsammans med våra kunder skapar vi arbetsmiljöer som stöder deras verksamhet och ansvarar för upprätthållandet av dem. Vi vill erbjuda dem de bästa omständigheterna och förutsättningarna så att de kan utföra det arbete som gör detta land till det bäst fungerande och mest säkra i världen. Vi utvecklar statens fastighetsförmögenhet och sköter kulturhistoriska fastighetsobjekt. Ansvar är kärnan i all vår verksamhet. www.senaatti.fi/sv/
