Työympäristöjen kehittäminen
Työympäristöjen kehittäminen ja uusien työnteon tapojen käyttöönotto jatkuivat valtiolla. Asiakkaat hyödynsivät laajasti Senaatin valtakunnallisen työympäristöyksikön tarjoamia johdon työympäristöpalveluja, joita sisällytettiin lähes kaikkiin merkittäviin ratkaisuprojekteihin.
Uusilla työympäristöratkaisuilla tavoitellaan myös säästöjä valtion toimitilakustannuksiin. Senaatin säästötavoitteet ovat edenneet suunniteltua nopeammin. Vuoden 2020 säästötavoite oli 7 milj. euroa ja sovitut säästöt olivat 10,4 milj. euroa
Vuonna 2020 toimitiloissa, joissa asiakkaan työympäristöä oli kehitetty yhteisessä tilaratkaisuprojektissa, oli tilatehokkuus (m2/henkilötyövuosi) parantunut 27 % ja toimitilakustannukset henkilötyövuotta kohden (€/HTV) 11 %.
Mistä säästöt syntyivät vuonna 2020
- Uudet tilaratkaisuprojektit 7,8 milj. euroa
- Kiinteistöjen myynti 2,6 milj. euroa
- Sovitut säästöt yhteensä 10,4 milj. euroa
- Säästötavoite vuonna 2020 7,0 milj. euroa
Koronan tuomat muutokset työnteossa
Koronapandemian seurauksena syntynyt merkittävä etätyön lisääntyminen vaati valtionhallinnon organisaatioilta tuntuvaa digiloikkaa, jota pohdittiin työympäristöyksikön johdolla konsernitoimijoiden (Valtiokonttori, Senaatti, Valtori, Haus, Hansel, Palkeet, Digi- ja väestötietovirasto, Valtioneuvoston kanslia sekä valtiovarainministeriö) johdolle ja avainhenkilöille pidetyssä työpajasarjassa touko-kesäkuussa 2020.
Työpajojen pohjalta koottiin Koronan jälkeiset työnteon tavat valtiolla -raportti, joka käsittelee muun muassa valtion yhteisiä työnteon tapoja ja niiden asettamia edellytyksiä fyysiselle, digitaaliselle ja sosiaaliselle työympäristölle, etätyön lisääntymisen vaikutuksia tilankäyttöön, konsernitoimijoiden yhteistyötä sekä kokonaisvaltaisen työympäristöjohtamisen tarvetta valtiolla. Työ jatkuu vuodenvaihteessa käynnistyvällä konsernitoimijoiden palveluiden kartoituksella.
Etätyöstä on tullut tasa-arvoinen vaihtoehto läsnätyölle ja monipaikkainen työ valtaa alaa vauhdilla, Senaatti-kiinteistöjen työympäristöyksikön päällikkö Reetta Ripatti-Jokela tietää:
”Uudessa paikkariippumattomassa maailmassa työntekijä voi valita työntekopaikakseen kuhunkin tehtävään parhaiten soveltuvan paikan. Se voi olla koti, toimisto tai jokin muu paikka – mobiileilla työvälineillä töitä voi tehdä lähes missä tahansa. Yhden organisaation monitilaympäristöjä seuraavat valtion eri toimijoiden yhteiset tilat – mukana yhteistyössä voi olla muitakin kuin valtion organisaatioita. Arvioimme, että noin neljännes valtion työntekijöiden työajasta kuluu jatkossa yhteisissä työympäristöissä tai valtion muiden yksiköiden toimipisteissä.”
Lue lisää
Töissä valtiolla – yhteisissä tiloissa
Yhteiskäyttöisyys liittyy useampaan VM:ssä parhaillaan käynnissä olevaan kehityshankkeeseen, esim. monipaikkaisen ja paikkariippumattoman työn mahdollisuuksia pohtiva MOPA ja Työ 2.0. Yhteisiä työympäristöjä käsiteltiin myös virastojen johtotasolle joulukuussa 2020 pidetyssä työpajasarjassa, jossa luotiin yhteinen ymmärrys ja tavoitteet yhteiselle työlle ja työympäristöille valtiolla. Taustalla oli ”Töissä valtiolla – yhteisissä tiloissa”-ajatus.
Työpajasarjan tulosten pohjalta käynnistetään vuoden 2021 alussa yhteisen työympäristön konseptointityö yhdessä toimistotyötä tekevien verkostoasiakkaiden kanssa. Erityisesti haasteina nousevat toimintakulttuurilta edellyttämät muutokset sekä yhteisen työympäristöjohtamisen organisointi sekä tietoteknisiin järjestelmiin ja turvallisuuteen liittyvät seikat. Myös koronan vaikutukset työtiloihin tulee ottaa huomioon konseptointityössä.
Yhteisten työympäristöjen asiakasprojekteja on kertomusvuodenaikana käynnistynyt useita eri puolilla Suomea, ja niitä kaikkia on tuettu johdon työympäristöpalveluilla. Erityisesti muutosjohtamisen tarve on korostunut ja se saanut uusia sisältöjä yhteiskäyttöisyyden vaatiman ajattelutavan muutoksen myötä.
Ajankohtainen esimerkki on vuonna 2020 käynnistynyt Porin yhteisen työympäristön hanke, jossa 11 valtion viraston kaavaillaan siirtyvän yhteiseen työympäristöön ja lisäksi suunnitellaan Porin kaupungin kanssa yhteiset asiakaspalvelutilat. Muita käynnissä olevia yhteisten työympäristöjen hankkeita on mm. Vaasassa ja Joensuussa. Porvooseen valmistui Verolla ja MML:lle yhteinen työympäristö.
Käyttösidonnaiset työympäristöratkaisut
Organisaatiokohtaisia toiminnallisia konsepteja tuotetaan edelleen käyttösidonnaisia erikoistiloja tarvitsevien asiakkaiden kanssa (esim. tutkimus-, kulttuuri- ja taidelaitokset sekä osa virastoista). Näissä asiakasprojekteissa sovelletaan työympäristökonseptien tuottamisessa myös vaikutusarviointia toiminnan kehittämiseksi ja aikaansaatujen vaikutusten todentamiseksi.
Senaatti toteutti Upinniemen Rannikkoprikaatin varuskuntaan kasarmin peruskorjauksen, joka on ensimmäisenä toteutettu Puolustusvoimien uuden työ- ja oppimisympäristökonseptin mukaiseksi. Huomiota on kiinnitetty mm. tilojen muunneltavuuteen, viihtyisyyteen sekä sisäilmaongelmien ehkäisyyn.
Tietotyön kehittäminen
Senaatin työympäristöyksikkö on tuottanut valtionhallinnolle digitaitojen kehittämistä varten muun muussa monitilaympäristövalmennuksen ja digitaitovalmennuksia Hausin eOppivaan.
Työnteon tapojen kehittämisen tueksi yhteistyössä Esko Kilpi Co.:n kanssa kehitetty Fiksun työn konsepti on vakiinnuttanut asemansa osana muutosjohtamista asiakkaiden ratkaisuprojekteissa. Siitä laadittu Howspace-alustalla käytettävä virtuaalinen versio on mahdollistanut sen ketterän hyödyntämisen myös koronapandemian myötä lisääntyneessä etätyössä.
Palvelumuotoilua hyödyntäminen tilojen suunnittelussa
Palvelumuotoilu on työympäristöyksikön uusin palvelu, jota on hyödynnetty jo useissa hankkeissa muun muassa asiakaspalvelutilojen konseptoinnissa. Esimerkkinä tästä on Porin yhteistilahanke, jossa tuotettiin palvelumuotoilun keinoin valtion virastojen ja Porin kaupungin yhteinen asiakaspalvelukonsepti. Palvelumuotoilua hyödynnettiin lisäksi muun muassa Senaatin asiakasorganisaatioille suunnatun työympäristöjohtamisen palvelun kehittämisessä.
Työympäristöjohtaminen osaksi asiakkaan arkea
Senaatti tuottaa asiakkailleen työympäristöjohtamista niin ratkaisuprojektien aikana kuin arjessakin. Kertomusvuonna kehitettiin työympäristöjohtamista osana Senaatin laajempaa toimitilajohtamisen kokonaisuutta ja siitä järjestettiin myös sisäistä koulutusta.
Vuonna 2021 perehdytetään asiakasorganisaatiot työympäristöjohtamisen kokonaisvaltaiseen toimintamalliin muun muassa tukemalla asiakasta työympäristöjohtamisen monialaisen yhteistyöryhmän perustamisessa ja sen jatkuvan toiminnan käynnistämisessä ratkaisuprojektien yhteydessä. Työympäristöjohtamisen asiakkaille suunnattu palvelupaketti tuotteistetaan palvelumuotoilun keinoin.
Toimitilamuutosten vaikutusten arviointi
Senaatti on jatkanut systemaattista tapaansa analysoida toimitilamuutosten vaikutusta asiakkaan toimintaan vaikutusarvioinnin ja prosessianalytiikan keinoin. Vaikutusarvioinnit ovat keskeinen osa päätöksentekoa ja investointien priorisointia. Analysoinnin tuloksena on selvinnyt, että työympäristömuutosten toiminnalliset ja rahalliset hyödyt saattavat parhaimmillaan olla huomattavasti suuremmat kuin toimitilakustannusten nousu.
Prosessianalytiikan ja vaikutusarvioinnin lähestymistapaa hyödynnettiin vuonna 2020 käyttösidonnaisia erityistiloja käyttävien asiakasorganisaatioiden lisäksi myös toimistotyötä tekeville organisaatioille. Menetelmiä ja työkaluja vietiin käytäntöön osana työympäristöprojekteja ja niistä laadittiin myös digitaalinen Howspace-alustalla toimiva malli. Työympäristöpalveluiden puitesopimuskumppanien kanssa etsittiin lisäksi yhteiskehittämällä uusia toimintamalleja erilaisiin asiakastarpeisiin.
Vaikutusarviointeja on toteutettu myös yhteisten työympäristöjen hankkeissa, jotta niiden vaikutuksia asiakasorganisaatioiden toimintaan voidaan seurata ja mm. todentaa toiminnan synergiatavoitteiden toteutuminen.
Geologian tutkimuskeskuksen suunnitelmissa on uudistaa Outokummussa toimivan Mintecin toimisto- ja laboratoriotilat sekä samalla parantaa niiden toiminnallisuutta vuosien 2020–2025 aikana. Ennen rakennusurakan käynnistämistä GTK ja Senaatti-kiinteistöt tekivät suunnitelluista muutostöistä vaikutusarvioinnin. Sen tulokset olivat rohkaisevia.
”Vaikutusarviointi on hyvä työkalu, jolla saadaan esiin suunniteltujen muutosten kustannus- ja laatuhyödyt. Lopputulema oli, että uudistushanke parantaa toimintamme tehokkuutta ja tuottaa kustannussäästöjä noin 200 000 euroa vuodessa. Suurin osa hyödyistä muodostuu aikahukan poistumisesta työprosessien kulussa ja työn tehostumisesta, jolloin työntekijöiden aikaa säästyy tärkeämpiin tehtäviin”, GTK:n Kiertotalouden ratkaisut -yksikön päällikkö Jouko Nieminen kertoo.
Lue Lisää
Työ 2.0 Lab
Pandemia vaikutti myös yhteisten tilojen toimintaan ja muu muassa Hupit, Sesamit ja Työ 2.0 jouduttiin sulkemaan. Työ 2.0 Lab on Helsingin keskustassa sijaitseva valtionhallinnon organisaatioiden, muun julkisen sektorin ja yksityissektorilla toimivien sidosryhmien yhteiskehittämiseen suunniteltu tila. Tavoitteena on organisaatiorajat ylittävän yhteistyön ja ilmiölähtöisen työskentelyn tukeminen. Keväällä käynnistettiin Työ 2.0 Labin digitaalisen kaksosen sekä kasvokkaista ja virtuaalista yhdessä tekemistä yhdistävän hybridityöskentelymallin suunnittelu
Valtion toimitilastrategian uudistaminen
Valtion toimitilastrategian päivitystyö käynnistyi loppuvuoden 2020 aikana VM:n johdolla, ja Senaatin edustajia on työryhmässä mukana useita. Tavoitteena on varmistaa, että tulevaan toimitilastrategiaan sisällytetään yhteisten työympäristöjen edellyttämiä toimintakulttuurin kehittämistavoitteita sekä koronan myötä muuttuvien työnteon tapojen tavoitetilan kuvaus. Myös työympäristöjen kokonaisvaltainen näkeminen fyysisenä, digitaalisena ja sosiaalisena kokonaisuutena on keskeinen toimitilastrategian uudistuksessa huomioitava asia, samoin ajatus työympäristöjen johtamisesta strategisena resurssina.