Utvecklingsprogrammet för upphandling – tillsammans mer verkningsfull upphandling

Blicken på framtiden – artificiell intelligens, effektivisering och bättre rapportering

Utvecklingsprogrammet består av fem delprojekt genom vilka flera nya åtgärder genomförs under 2025. Läs mer om projekten nedan. Åtgärderna omfattar bland annat följande: Evenemang för potentiella leverantörer och nuvarande partner, förtydligande av materialet för anbudsbegäran, effektivisering av upphandlingsprocesserna, utveckling av rapporteringssystemet, förbättring av behandlingen av leverantörsrespons samt utnyttjande av robotteknik och artificiell intelligens i upphandlingsprocessen.

Frågor och svar

Varför lönar det sig att eftersträva besparingar inom upphandling?

Det allmänna ekonomiska läget inom den offentliga sektorn är svagt och alla offentliga aktörer bör kritiskt granska sin produktivitet och söka besparingar. Regeringsprogrammet för den nuvarande regeringen eftersträvar betydande kostnadsbesparingar i fråga om offentlig upphandling och vi vill för vår del stödja statens allmänna situation. Enligt regeringsprogrammet ”säkerställer en framgångsrik konkurrensutsättning att medborgarna får tjänster av hög kvalitet och att skattebetalarna får valuta för pengarna. Framgångsrika upphandlingar förbättrar också företagens verksamhetsmiljö”.

Senatkoncernens årliga anskaffningar är över 1 miljard euro, och på grund av inflationen, de stigande priserna på tjänster och varor samt de betydande investeringsbehoven orsakas ett höjningstryck. Utvecklingsprogrammet för upphandling är ett centralt sätt att stävja kostnadsökningen.

Inom staten är hyrorna självkostnadsbaserade, vilket innebär att Senatfastigheter med hyrorna ska kunna betala alla kostnader som föranleds av fastigheterna, såsom fastigheternas totalrenoveringar, underhåll, lånekostnader och fastighetsskatter. Senaten gör ingen vinst på de statliga kunderna hyror.

Hur uppnås besparingar?

Besparingar kan göras genom att öka viljan att lämna anbud och bygga upp ett starkare partnerskap mellan köpare och säljare. När vilja att lämna anbud ökar uppstår besparingar vid konkurrensutsättningen. Dessutom följer vi upp kommersiella besparingar och procesbesparingar. Kommersiella besparingar uppstår genom bättre avtal och innovationer som uppstår under avtalsperioden. Målet är att skapa avtalsmodeller som alla avtalsparter drar nytta av. Inom processbesparingarna är det viktigt att själva agera smartare och effektivisera de interna tillvägagångssätten.

Kommer Senatens kostnader att minska nästa år?

Genom framgångsrika konkurrensutsättningar och kostnadseffektiva avtal kan vi upphandla tjänster, varor och entreprenader till ett förmånligare pris än tidigare. På så sätt kan vi dämpa det prishöjningstryck som beror på inflation och dylikt. De ekonomiska fördelar som vi uppnår avspeglas inte nödvändigtvis direkt som sjunkande kostnader i resultatet, men med samma pengar får vi mer än tidigare eller så kan pengarna användas för något annat.

Sjunker kundernas hyror?

I Senatkoncernen är hyrorna självkostnadsbaserade och med kostnadseffektivitet dämpas höjningstrycket på hyrorna.

När upphandlingarna kan konkurrensutsättas kostnadseffektivt inverkar det på de totala kostnaderna för ett investeringsprojekt och därigenom också på den hyra som kunden betalar.

Hur beaktas ansvarsfullhet, säkerhet och kvalitet i framtida upphandlingar?

Utvecklingsprogrammets främsta mål är att utveckla verksamheten: att öka kommunikationen och samarbetet med leverantörerna, att förnya upphandlingssätten osv.

Ansvar och säkerhet kommer även i fortsättningen att vara mycket viktiga frågor för oss. Kraven ska dock dimensioneras på rätt sätt och vara skäliga för att säkerställa att viljan att lämna anbud förblir god. Detsamma gäller kvaliteten. Vi vill ha högkvalitativa tjänster för att säkerställa en god kundupplevelse, men vi kräver inte överkvalitet.

Medför besparingarna i utvecklingsprogrammet mindre inkomster för leverantören?

Målet med utvecklingsprogrammet är att uppnå besparingar genom att effektivisera upphandlingsverksamheten – inte på leverantörernas bekostnad. Besparingar söks bland annat genom att ställa rimligare krav vid konkurrensutsättning, varvid det i anbudsbegäran inte krävs onödigt hög kvalitet eller sådant som inte är väsentligt för upphandlingen i fråga. Detta sänker tröskeln för att delta och kan leda till mer kostnadseffektiva anbud.

I utvecklingsprogrammet satsar man dessutom på att förtydliga och förenhetliga anbudsmaterialen samt på att öka marknadsdialogen. Tack vare dessa åtgärder förstår leverantörerna lättare konkurrensutsättningens mål och behov, vilket gör att den tid och de resurser som krävs för att förbereda anbudet minskar. Målet är att bygga upp ett samarbete som gagnar båda parter och där leverantören kan fokusera sig på det väsentliga och producera värde effektivt.