Anne Sundqvist, specialist, riksomfattande koncept för lokaler och arbetsmiljö

En utvecklare som fokuserar på människan

Specialist Anne Sundqvist ansvarar för utvecklingen av kund- och funktionsinriktade koncept för statsförvaltningen med stöd av ett multiprofessionellt partnernätverk. Utvecklingen fokuserar på behoven hos de personer som använder lokalerna och tjänsterna samt på en djup förståelse av organisationens verksamhet. Resultaten utgörs av framtida koncept och pilotprojekt, och de förnyar de statliga organisationernas verksamhet och lokaler.

Vad går ditt arbete ut på?

Det är viktigt att lokalerna stöder verksamheten. Inom staten utreder man dock också grundligt hur lokalerna kan användas effektivt och att de är rätt dimensionerade och har bra läge. Jag tar fram koncept för statsförvaltningen med hjälp av vilka man bland annat strävar efter att ge kunderna och personalen bättre upplevelser, förenhetliga verksamheten och lokalerna, öka effektiviteten samt uppnå tids- och kostnadsbesparingar. Konceptet påskyndar också omvandlingen av kundens strategi till verksamhet.

När jag utvecklar koncept samlar jag ett multiprofessionellt team från vårt partnernätverk: utöver våra egna proffs involverar jag till exempel servicedesigners, utvecklare av verksamhet och processer, designers och arkitekter. Jag bedriver utvecklingsarbete utifrån fakta, analytiskt och människoorienterat.

Jag använder designtänkande, enligt vilket jag i projekt utgår från empati: analys och förståelse av kundernas och personalens behov och erfarenheter. Utifrån resultaten identifierar vårt team de starka sidorna hos verksamhetskulturen och lokalerna samt utvecklingsobjekten. Om möjligt stöder vi oss på forskning, statistiska analyser och jämförande undersökningar när vi reder ut effekterna av verksamheten med tanke på samhället och kunderna. Därefter utvecklar vi vid behov tillsammans med intressenterna nya operativa modeller och lokaler, för vilka vi tar fram mer precisa koncept senare. Vi testar lösningarna med hjälp av till exempel simulering av verksamheten och lokalerna samt 3D-modeller. Vi fortsätter att utveckla lösningarna enligt responsen.

I utvecklingen av koncept kompletteras designtänkandet av data. Metoder som jag funnit vara bra i mina projekt är bland annat analys av forskning och statistik, analys av kundernas och anställdas erfarenheter, servicedesign, analys och simulering av processer, lokalplanering, 3D-modeller, scenarier, workshoppar, intervjuer och observationer. Med hjälp av designtänkande och data har vi bland annat utvecklat ett konsekvensbaserat fängelsekoncept, Försvarsmaktens arbets- och inlärningsmiljökoncept 2020 samt verksamhets- och lokalkoncept för statens skolhem.

Vilka mål har du i ditt arbete?

Varje kundprojekt är unikt. I början av ett utvecklingsprojekt lyssnar vi noggrant på behoven och identifierar nya möjligheter. Jag ser till att de personer som omfattas av förändringen kan påverka utvecklingsarbetet på olika sätt. Genom att involvera människor säkerställer vi att verksamheten har rätt kurs för att tjänsterna och lösningarna ska uppnå hög kvalitet samt engagera parterna. Därför anser jag att det är viktigt när man utvecklar koncept att till exempel både fången och fångvakten samt beväringen och utbildaren får sin röst hörd. På detta sätt får vi både ett externt och internt perspektiv.

Målet för arbetet med koncept är att uppnå avsevärda fördelar. Vi har hjälpt våra kunder med att öka verksamhetens samhälleliga resultat, motivera ekonomiska satsningar relaterade till lokaler och verksamheten samt förbättring av anställdas och kunders upplevelser. Vi har också lyckats designa mer fungerande arbetsmiljöer och främja nya arbetsmetoder samt utnyttja digitala verktyg. Mitt mål är alltid att hjälpa kunden.

Hur ser de framtida trenderna ut på ditt område?

Nya viktiga verktyg är 3D-visualisering och virtuella modeller som vi utnyttjade i till exempel planeringen av kvinnofängelset i Tavastehus. Vi testade virtuellt två alternativa fängelsedimensioneringar och kunde se hur fångarna och personalen rörde sig i lokalerna enligt dagsprogrammet och vilket alternativ som var effektivare. Virtuell planering av lokaler är betydligt förmånligare än att utföra pilotprojekt. Även användarna av lokalerna får en mer konkret bild av dem via en virtuell modell.

En annan nyttig metod anknyter till teknik: med hjälp av processer och simulering av lokalerna kan man säkerställa att lokalerna och verksamheten är kompatibla med varandra. I synnerhet när man planerar speciallokaler, där processerna och lokalerna går hand i hand, är detta mycket användbart. Med hjälp av simulering säkerställer man dessutom projektets plan för lokalerna, en optimal mängd lokaler och deras läge med tanke på förbindelserna.

Nytt är också utnyttjandet av servicedesigners samt designmetoder och -processer vid planeringen av lokaler samt i operativa modeller och processer för fastighets- och byggbranschen. Jag anser att framtiden blir allt mer kundorienterad.

Tre principer som styr ditt arbete?

• Utvecklingen av arbetsmiljön fokuserar alltid på människan.
• Jag analyserar varje projekt på ett övergripande sätt och beaktar relationerna mellan olika delområden.
• Tillsammans med kunden och det multiprofessionella expertteamet uppnår vi det bästa resultatet.

CV

Utbildning: Utbildningsprogrammet för designledning (IDBM Pro), Aalto-universitet. Formgivare, inredningsplanering (BA in Interior Design), Harrington Institute of Interior Design, Chicago.

Tidigare arbetsplatser: Sedan 2003 på Senatfastigheter. Före det ca ett år som projektchef inom utveckling av arbetsmiljön och inredningsplanering på Evata Finland Oy. Sju år som konsult, projektchef och planerare i ABB-koncernens projekt för förändringar i arbetsmiljön.

Förtroendeuppdrag: Senatfastigheters representant i specialkommittén för Rakennustietosäätiös byggprojekt Taide, delegationsmedlem i Ympäristötaiteen säätiö, medlem i styrgruppen för den konstnärliga visionen för Hanaholmen – kulturcentrum för Sverige och Finland, medlem och vice ordförande för Rakennustietosäätiös kommitté ”Toimistotilojen RT-ohjeet”.