Työympäristöjen kehittäminen
Valtion virastojen ja laitosten toimitilastrategioiden toimeenpano ja uusien työnteon tapojen käyttöön otto valtiolla jatkui vuonna 2017 vauhdilla.
Toimeenpano konkretisoituu työympäristömuutosten ja toimitilaprojektien muodossa ja vuonna 2017 käynnissä oli lähes kaksi sataa työympäristöpalveluihin liittyvää projektia.
Lähes 14 000 valtion toimistotyöntekijää työskentelee monitilaympäristössä. Tutkimusten mukaan monitilaympäristö tukee tietotyön suorituskykyä kaikilla ulottuvuuksilla.
Case: Kirkkokatu 12 on valtion uusin ministeriöhotelli
Sisäministeriönä tunnetun Kirkkokatu 12:n suurremontissa menivät uusiksi niin talo kuin työtavatkin. Nykyaikaisessa monitilaympäristössä sisä- ja ulkoministeriöiden virkamiehet voivat valita, millaisessa tilassa kulloinkin haluavat työskennellä.
Lue juttu tästäTehokkaita tiloratkaisuja kustannustehokkaasti
Uudet työympäristöt toivat myös mittavat säästöt, ja säästötavoitteet etenivät suunniteltua nopeammin. Vuonna 2017 toimitiloissa, joissa asiakkaan työympäristöä oli kehitetty yhteisessä tilaratkaisuprojektissa, oli tilatehokkuus (m2/henkilötyövuosi) parantunut 29 %. Toimitilakustannukset henkilötyövuotta kohden (€/HTV) alenivat 16 % ja vuokrat kokonaisuudessaan 16 % vuodessa.
Vaikuttavuutta uudistetulla toiminnalla ja työympäristöillä
Vuoden 2017 aikana asiakasymmärrystä ja sen pohjalta tulevaisuuden tarpeiden määrittelyä jatkettiin erityistilatarpeita omaavien asiakkaiden kanssa. Erityistilojen, kuten varuskuntien ja vankiloiden toiminnan analysointia ja tulevaisuuden ratkaisujen määrittelyä edistettiin mm. asiakasymmärryksen, palvelumuotoilun, prosessianalytiikan ja vaikuttavuusarvioinnin keinoin. Lisäksi otettiin käyttöön uusia työmenetelmiä, kuten toiminnan ja tilojen simulointi sekä 3D -visualisointi. Myös taloudellisten perusteiden laskentaa syvennettiin.
Vankilakonseptin kehittämistä jatkettiin yhteistyössä Risen kanssa Vankiloiden toiminnan ja palveluiden kehittäminen -projektissa. Tavoitteena on luoda vankiloita, jotka kuntouttavat rikoksettomaan elämään ja valmentavat vankeja tämän päivän ja tulevaisuuden yhteiskuntaan.
Projektin pilotti on noin satapaikkainen Hämeenlinnan naisvankila, josta on tarkoitus tehdä nykyaikainen ja maailman paras naisvankila. Pilotin avulla luodaan valtakunnallinen malli koko vankeinhoidon toiminnan uudistamiselle Suomessa.
Hämeenlinnan uuden naisvankilan suunnittelussa ja vankilakonseptin kehittämisessä toteutuvat vankien omatoimisuus ja osallisuus tulevaisuutensa rakentajina, vaikuttava toiminta ja palvelut, asiakkuuden kokonaishallinta ja palveluohjaus, uudenlainen toimintakulttuuri, verkostot RISEn kumppanina, palvelujatkumot avoimeen täytäntöönpanoon ja vapauteen, digitalisaation mahdollisuuksien hyödyntäminen, toimintaa tukevat uudet tilat, vaikuttavuuteen tähtäävä tiedolla johtaminen sekä naiserityisyyden huomioiminen. Senaatti ja sen kumppaniverkosto on tukenut Rikosseuraamuslaitosta kehitystyössä merkittävällä panoksella.
Case: Avaimet rikoksettomaan elämään ja osallisuuden kokemukseen.
Rikosseuraamuslaitoksen kehitysjohtaja Pauli Nieminen kertoo, miksi uuden naisvankilan kehittämisessä kannatti panostaa vaikuttavuuteen.
Puolustusvoimien tilojen konsepti valmistuu vuoden 2018 alkupuolella, minkä jälkeen sitä käytetään kaikissa puolustusvoimien toimitilahankkeissa sekä toimitilojen suorituskykyvaikutuksiin liittyvissä arvioinneissa.
Vuonna 2017 konseptityössä keskityttiin erityisesti Koulutus 2020 -kehittämishankkeen tarpeiden huomiointiin sekä konseptin kolmen alaprojektin syventämiseen ja loppuun saattamiseen. Alaprojektit liittyivät itse konseptityöhön, jossa tuotetaan muun muassa tilakortit, simulointimalli varuskunnan koulutustoiminnasta sekä mittarointiin, jossa määritellään malli toimitilamuutosten vaikutusten arvioinnille.
Muutoksen kokonaisvaltainen tukeminen johdon työympäristöpalveluilla varmistaa sujuvan työympäristömuutoksen
Senaatti-kiinteistöjen tarjoamia johdon työympäristöpalveluja hyödynnettiin laajasti asiakaskunnassa. Vuoden 2018 alussa perustettu valtakunnallinen työympäristöyksikkö lisäsi johdon työympäristöpalveluiden kattavuutta ja syvensi Senaatti-kiinteistöjen omien asiantuntijoiden osaamista.
Lukuisat asiakkaat saivat tukea työympäristömuutoshankkeisiinsa Senaatti-kiinteistöjen työympäristökehittämisen ohella tarjoamista muutosjohtamisen ja tietotyön suorituskyvyn mittaamisen ja kehittämisen asiantuntijapalveluista.
Johdon työympäristöpalveluiden sisällyttämisestä työympäristöratkaisuihin sovittiin myös valtionhallinnon keskitettyjen palveluyksiköiden kanssa.
Tietotyön suorituskykymittausten tulokset osoittavat uusien työnteon tapojen kehityskohdat
Case: Tietotyön suorituskyky
Senaatti-kiinteistöt on kehittänyt mittariston, jonka avulla tietotyön suorituskykyä voidaan seurata ja parantaa. Mittaamalla suorituskykyä saat tarkan tilannekuvan organisaatiosi työskentelyn käytännöistä ja osaat kehittää oikeita asioita.
Lue juttu tästäKuluvalla kaudella jatkettiin tietotyön suorituskykymittauksia keskeisimmissä ratkaisuprojekteissa ennen ja jälkeen monitilaympäristömuutoksen. Mittauksissa tietotyön suorituskykyä tarkastellaan organisaation euromääräisten panoskustannusten, työympäristöresurssien käytettävyyden ja työn tulosten näkökulmista. Mittauksen avulla saadaan kerrytettyä tärkeää tietoa uusien työnteon tapojen ja monitilaympäristöjen vaikutuksista. Ne myös nostavat tehokkaasti esille organisaation keskeisimmät kehityskohdat uusien työnteon tapojen ja monitilaympäristöön siirtymisen edellyttämän organisaatiokulttuurin kehittämisen osalta.
Mittaustulosten perusteella monitilaympäristöt ja uudet työnteon tavat tukevan tietotyön suorituskykyä sen kaikilla ulottuvuuksilla – niin kustannusten laskun, käytettävyyden parantumisen kuin työn tulosten aikaansaamisen muodossa.
Työ 2.0 -hankkeen osana kehitettiin työympäristöyksikön asiantuntijoiden voimin Fiksun työn konseptia, joka tarjoaa asiakkaille käsikirjanomaisen oppaan uusiin työnteon tapoihin ja mallin kunkin organisaation oman fiksun työn konseptin tuottamiseksi uusiin työympäristöihin siirtymisen yhteydessä. Konsepti valmistuu ja otetaan käyttöön vuoden 2018 alussa.
Työ 2.0-hanke edistää digitalisaation, fiksun työn ja uuden työympäristöajattelun omaksumista valtionhallinnossa
Senaatti-kiinteistöjen, Valtiovarainministeriön, Valtiokonttorin ja Valtorin käynnistämä Työ 2.0 -hanke jatkoi koko valtionhallintoa aktivoivaa toimintaansa digitalisaation ja fiksun työn edistämiseksi. Kuluvan kauden keskeisiä aikaansaannoksia olivat HR sytyttäjäksi-projekti, Kokeilukiihdyttämö, valtakunnalliseksi kasvanut Yhteisötyöviikko ja 1 500 osallistujaa saavuttanut virtuaalinen verkkoaivoriihi sekä eri puolilta valtionhallinnon organisaatioita kokeilukulttuurin edistämisen tiimoilta kootut 100 tarinaa, jotka toimivat innoittajina muille.
Senaatin Sesam edistämään hubi-ajattelua valtiolla
Senaatti-kiinteistöt muutti uuteen työympäristöön Lintulahdella. Työympäristöratkaisu toteutettiin valtion työympäristökonseptin mukaisesti monitilaympäristönä valtion irtokalustevalikoimaa hyödyntäen. Samassa yhteydessä laadittiin suunnitelmat yhden kerroksen avaamisesta Senaatti-kiinteistöjen työympäristöstä senaattilaisten ohella myös kaikille valtionhallinnon työntekijöille.
Sesam-konseptin kehittämiseen osallistui Senaatti-kiinteistöjen henkilöstön lisäksi myös useita asiakasorganisaatioiden edustajia yhteiskehittelyn hengessä. Tavoitteena on tarjota Senaatti-kiinteistöjen asiakkaille mobiilia ja monipaikkaista työntekoa tukeva yhteisöllinen työympäristö, jossa valtionhallinnon työntekijät voivat kohdata toisiaan ja tehdä yhteistyötä.
Vuoden 2018 tavoitteet
Vuoden 2017 aikana tuotettu uusien työnteon tapojen kehittämistä ja jalkauttamista konkretisoivaa ns. Fiksun työn konseptia toteutetaan tulevalla kaudella asiakkaiden ratkaisuprojektien yhteydessä.
Tietotyön suorituskykymittauksia jatketaan vuoden 2018 aikana systemaattisesti sekä verkostoasiakkailla että yksittäisissä ratkaisuprojekteissa ja niiden tuloksia hyödynnetään tietotyön suorituskyvyn kehittämisessä asiakasorganisaatioissa.
Erityistiloja käyttävien asiakasorganisaatioiden suorituskykyä ja vaikuttavuutta edistetään vuonna 2018 viemällä prosessianalytiikan piloteissa testatut menetelmät ja työkalut käytäntöön valituissa ratkaisuprojekteissa ja kehittämällä prosessianalytiikkapalvelua niistä saatujen kokemusten pohjalta eteenpäin.
Uusien työnteon tapojen konkretisoinnin ja erityisesti asiakaskokemuksen kannalta tärkeäksi vuoden 2018 tavoitteeksi muodostuu uudenlaista valtionhallinnon yhteistä hub-ajattelua edustavan Senaatti Sesamin avaaminen sekä sen käytön ja toiminnan vakiinnuttaminen Senaatin asiakaskunnassa.
Sensoriteknologiaa (IoT) on tavoitteena hyödyntää nykyistä laajemmin. Sesamissa on lisäksi tarkoitus testata mm. käyttäjien yhteisöllisyyttä ja keskinäistä vuorovaikutusta edistäviä matkapuhelimeen ladattavia sovelluksia.