Työympäristöjen kehittäminen
Työympäristöjen kehittäminen ja uusien työnteon tapojen käyttöönotto jatkuivat valtiolla. Asiakkaat hyödynsivät laajasti Senaatin valtakunnallisen työympäristöyksikön tarjoamia johdon työympäristöpalveluja, joita sisällytettiin lähes kaikkiin merkittäviin ratkaisuprojekteihin.
Senaatti vahvisti kertomusvuonna monitieteistä osaajajoukkoaan uusilla asiantuntijoilla, mikä lisäsi entisestään johdon työympäristöpalveluiden kattavuutta ja mahdollisti asiakkaiden entistä monipuolisemman tukemisen työympäristömuutoksissa.
Keskeinen asiantuntijapalvelu on muutosjohtamisen tuki, jonka avulla tehtiin tutuiksi muuttuvia työnteon tapoja ja monitilaympäristössä toimimisen edellytyksiä. Ratkaisuprojektien hyvän asiakaskokemuksen varmistamiseen kehitettiin käyttöönotto- ja jälkiarviointituotteet, joilla varmistetaan, että työympäristöä käytetään suunnitellulla tavalla ja tavoiteltu toimintakulttuurin muutos toteutuu käytännössä.
Merikasarmin uudistuksen visiona on, että koko ulkoministeriö työskentelee moderneilla tavoilla ja välineillä täysin uudistetuissa tiloissa, henkilöstö voi hyvin ja on innostunut työstään, ja fyysiset tilat tukevat digitaalista tietotyötä”, kertoo Senaatti-kiinteistöjen muutosjohtamisen asiantuntija Pertti Siekkinen.
Merikasarmin suunnittelussa tärkeässä osassa on ollut vuonna 2018 laadittu työympäristösuunnitelma. ”Työympäristösuunnitelmaan kirjattiin, mitä henkilöstön kanssa tehdään, jotta muutos onnistuu parhaalla mahdollisella tavalla. Yhteistyö eri osapuolten kesken on Merikasarmin uudistuksessa ollut tiivistä, jotta suuri projekti otettaisiin hyvin vastaan ja se sujuisi myös henkilöstön kannalta mutkattomasti.
Lue miten Merikasarmia uudistetaan moderniksi valtioneuvoston tilaksi.
Palvelumuotoilun keinoin kohti valtion yhteistä asiakaspalvelua
Senaatti laajensi asiakkaille tarjottavaa palveluvalikoimaansa palvelumuotoilulla, josta konkreettisena esimerkkinä on Lintulahdenkuja 2 uuden toimistorakennuksen asiakaspalvelutilojen suunnittelu.
“Valtionhallinnon palveluja kehitetään usealla suunnalla yhä asiakaslähtöisemmiksi, joten palvelumuotoilun hyödyntäminen yleistyy projekteissamme tulevaisuudessa.” työympäristöyksikön asiantuntija Riikka Manninen kertoo. Ajankohtaisena esimerkkinä on Sörnäisiin vuonna 2019 valmistunut uusi toimistorakennus, jonka asiakaspalvelutilat uudistettiin palvelumuotoilua hyödyntäen.
Työympäristöistä tukea vaikuttavammalle toiminnalle
Senaatti on uuden strategian myötä alkanut yhä systemaattisemmin analysoida toimitilamuutosten vaikutusta asiakkaan toimintaan. Vaikuttavuusarvioinnit ovat keskeinen osa päätöksentekoa ja investointien priorisointia. Analysoinnin tuloksena on selvinnyt, että työympäristömuutosten toiminnalliset ja rahalliset hyödyt saattavat olla paljon suuremmat toimitilakustannusten nousuun nähden.
Vaikuttavuusarviointia on tehty erityisesti käyttösidonnaisissa tiloissa työskentelevissä organisaatioissa kuten poliisi, puolustusvoimat, vankilat. Kertomusvuonna vaikutusarviointia laajennettiin toimistoissa tietotyötä tekeviin organisaatioihin.
Lisää suorituskykyä tietotyöhön
Valtiolla on lähes 50 000 toimistotyötä tekevää henkilöä, joista 22 000 työskentelee monitilaympäristössä. Senaatin asiakastyytyväisyystutkimuksen mukaan 48 % kokee monitilaympäristön parantaneen suorituskykyään. Senaatti mittaa tietotyön suorituskykyä Fiksun työn (Smart WoW-) kyselyn avulla niissä asiakasorganisaatioissa, joissa on käynnissä työympäristöprojekti. Ennen ja jälkeen muutosten tehtyjen tutkimustulosten mukaan työntekijät itse kokevat, että monitilassa työt sujuvat paremmin, he ovat tehokkaampia ja tekevät parempaa laatua kuin aiemmin.
Toiminnallisten konseptien kehittämistä jatkettiin
Ratkaisuprojektien painopiste on siirtynyt vuoden aikana yhä enemmän kohti käyttösidonnaisia tiloja. Organisaatiokohtaisia toiminnallisia konsepteja tuotettiin käyttösidonnaisia erikoistiloja tarvitsevien asiakkaiden kanssa, kuten tutkimus-, kulttuuri- ja taidelaitokset sekä osa virastoista.
Valtakunnallisten konseptien kehittämistä jatkettiin muun muassa oikeushallinnon, poliisihallinnon, puolustusvoimien ja valtion koulukotien kanssa.
Valtion koulukotien toiminta- ja toimitilakonsepti konkretisoituu Vuorelan koulukodissa vuoden 2020 alkukeväästä.
Jotta koulukodit saataisiin vastaamaan nykypäivän ja tulevaisuuden tarpeisiin, Valtion koulukodit ja Senaatti-kiinteistöt ryhtyivät luomaan uutta toiminta- ja toimitilakonseptia alkukeväällä 2018. Tavoitteena oli kokonaisuus, jossa yhdistyvät yhteiset toimintatavat, hoidollisuus, terapeuttisuus ja turvallisuus.
Valtion viiden koulukodin tilat päivittyvät tulevina vuosina vastaamaan entistä paremmin asukkaidensa tarpeisiin. Uusi toiminta- ja toimitilakonsepti tähtää entistä suurempaan vaikuttavuuteen korostamalla tilojen ja toiminnan terapeuttisuutta. Pisimmällä ollaan Vuorelan koulukodissa, jonka uudistus valmistuu alkuvuonna 2020.
Puolustusvoimien ensimmäiset uuden konseptin mukaiset, joustavat ja muunneltavat toimistotilat otettiin käyttöön joulukuussa 2019 Puolustusvoimien Järjestelmäkeskuksen Tampereen Aitovuoren toimipisteessä. Sen 300 työntekijää vastaavat muun muassa Suomen puolustushankinnoista ja armeijan materiaalin teknisestä hallinnasta.
Järjestelmäkeskuksen asiantuntijat ovat Puolustusvoimien liikkuvinta henkilöstöä. Tampereella heitä odottaa nyt moderni kotitukikohta, josta löytyy sopiva tila niin kollegojen tapaamiseen kuin arkaluontoisten töiden hoitamiseenkin.
Suomen puolustushankinnat suunnitellaan monitilaympäristössä
Tehokkaat tilaratkaisut tuovat myös säästöjä
Uusilla työympäristöratkaisuilla tavoitellaan myös säästöjä valtion toimitilakustannuksiin. Senaatin säästötavoitteet etenivät odotettu nopeammin. Vuonna 2019 toimitiloissa, joissa asiakkaan työympäristöä oli kehitetty yhteisessä tilaratkaisuprojektissa, oli tilatehokkuus (m2/henkilötyövuosi) parantunut 35 %. Toimitilakustannukset henkilötyövuotta kohden (€/HTV) alenivat 7 %.
Mistä säästöt syntyivät vuonna 2019
Uudet tilaratkaisuprojektit 9 milj. euroa
Kiinteistöjen myynti 2 milj. euroa
Sovitut säästöt yhteensä 11 milj. euroa
Säästötavoite vuonna 2019 8 milj. euro
Yhteiskehittämistä yli hallinnon rajojen Työ 2.0 -hankkeessa
Valtiovarainministeriön (VM) vetämää Työ 2.0 -hanketta on viety eteenpäin koko valtionhallintoa osallistavasti VM:n, Senaatti-kiinteistöjen, Valtiokonttorin ja Valtorin yhteisellä työryhmällä.
Suurin ponnistus vuonna 2019 on ollut Työ 2.0 LAB-projekti, jossa tuotettiin yhteiskehittämisen tila valtionhallinnon organisaatioiden lisäksi myös muun julkisen sektorin ja yksityissektorilla toimivien sidosryhmien käyttöön.
Tavoitteena on organisaatiorajat ylittävän yhteistyön ja ilmiölähtöisen työskentelyn tukeminen. Kehittämisen avuksi muun muassa koulutettiin fasilitoijaverkosto ja isännän/emännän roolissa toimivat `hostit´ osallistujaorganisaatoista. Kyseessä on kaksivuotinen kokeilu, jonka onnistumista tullaan seuraamaan tutkimuksellisin menetelmin ja toimintakonseptia kehitetään jatkuvasti käyttäjäpalautteen perusteella eteenpäin. Tutustu TYÖ 2.0 Labiin.
Valtiolla töissä – yhteisissä tiloissa vuoden keskeinen kehitysteema
Työn tekeminen ja tilojen käyttö valtiolla on isojen muutosten edessä. Samaan aikaan kun työn tekeminen muuttuu paikasta riippumattomaksi, yhä useampi kansalainen asioi digitaalisesti.
Työn tekeminen ja tilojen käyttö valtiolla on isojen muutosten edessä. Samaan aikaan kun työn tekeminen muuttuu paikasta riippumattomaksi, yhä useampi kansalainen asioi digitaalisesti. Kertomusvuonna Senaatti-areenassa pohdittiin miten tilojen yhteiskäyttöisyys muuttaa työn tekemistä ja mitä hyötyjä se antaa.
Yhteiskäyttöisyys yleistyy valtiolla – 5 havaintoa työn muutoksesta
Senaatissa on tuotettu strategia yhteiskäyttöisyyden edistämiselle valtionhallinnossa. Yhteiskäyttöisille tiloille laaditaan myös oma työympäristökonsepti, jossa otetaan huomioon valtion toimitilastrategian päivitys.
Ajankohtaisina esimerkkeinä ovat Poriin suunniteltu kaksitoista valtion virastoa ja useita Porin kaupungin toimijoita käsittävä yhteiskäyttövirasto ja Porvoossa Maanmittauslaitoksen ja Veron yhteiset tilat, joiden toteuttaminen aloitettiin vuoden 2019 aikana.
Toimitila- ja työympäristöjohtaminen haltuun
Keskeinen kehitysteema vuonna 2019 on ollut toimitila- ja työympäristöjohtaminen, jota on edistetty Senaatin sisäisillä koulutuksilla. Senaatin tavoitteena on, että asiakkaat antavat Senaatin hoidettavaksi toimitilajohtamiseen liittyviä tehtäviä. Työympäristöyksikkö edisti tätä tavoitetta perehdyttämällä asiakasorganisaatiot työympäristöjohtamisen kokonaisvaltaiseen toimintamalliin, jossa työympäristö (fyysisenä, virtuaalisena/digitaalisena ja sosiaalisena kokonaisuutena) otetaan käyttöön strategisena resurssina organisaation ydintoiminnan tueksi.