Paperipinot digitalisoituvat ja etäoikeudenkäynnit yleistyvät oikeusministeriön hallinnonalalla, jossa työskentelee yli 9 000 henkilöä. Vauhdilla etenevä digiloikka vaikuttaa vahvasti myös oikeusministeriön hallinnonalan tilatarpeisiin. Oikeussaleissa, työpistealueilla ja asiakastiloissa noudatetaan tulevaisuudessa joustavuuden periaatetta – turvallisuudesta ja työrauhasta tinkimättä.
Jos aikaisemmin lainkäyttöhenkilöstön – kuten tuomareiden ja syyttäjien – pöydät notkuivat paperipinojen alla, nyt sähköiset työvälineet ja ohjelmistot ovat kehittyneet ja uudistavat työtä.
Oikeudenkäynnit ovat yhä useammin digitaalisia. Varsinkin korona-aikana etäoikeudenkäynnit ovat lisääntyneet. Todistajia voidaan kuulla etäyhteyksillä. Tulevaisuudessa täysin paperittomat oikeudenkäynnit ovat arkipäivää.
Oikeusministeriö (OM) aloitti tilakonseptin uudistamisen yhdessä Senaatin ja sen alihankkijoiden kanssa vuonna 2019. Työ valmistui koronakeväänä 2020, poikkeuksellisena aikana, jolloin suuri osa työntekijöistä oli etätöissä.
”Keskeisintä oli miettiä, kuinka voimme parhaiten tukea uusilla ratkaisuilla hallinnonalan muutoshankkeita, uudistuvaa työtä ja tuottaa kustannussäästöjä”, oikeusministeriön neuvotteleva virkamies Jouni Rutanen kertoo.
Rutanen toimi hankkeen vastuuhenkilönä yhdessä Senaatin asiakkuusryhmän päällikön, arkkitehti Kati Jokelaisen kanssa.
Tilakonseptin päivittäminen, joka toteutettiin Senaatin asiantuntijapalveluna laajan toimittajaverkoston tuella, oli haastava työ. Oikeusministeriön hallinnonalalla on yli 9 000 työntekijää ja hyvin erilaisia virastoja, kuten Tuomioistuinlaitos, Syyttäjälaitos, Ulosottolaitos ja oikeusapu- ja edunvalvontasektori. Uudenlainen ajattelu koskee myös Rikosseuraamuslaitoksen toimistotiloja.
”Lähtökohtana oli, että konseptia toteutetaan yhdenmukaisesti ja yhdenvertaisesti työn luonteeseen pohjautuen kaikilla sektoreilla”, Jokelainen sanoo.
Jouni Rutasen mukaan esimerkkinä uuden konseptin soveltamisesta on Oulun uusi, keväällä 2023 valmistuva oikeustalokortteli. Saman katon alle muuttavat Oulun käräjäoikeus, Pohjois-Suomen hallinto-oikeus, syyttäjä, ulosotto, oikeusapu- ja edunvalvonta sekä Migri.
”Tilat rakennetaan alusta asti tukemaan uusia työnteon tapoja ja digitalisaatiota. Hyvässä vauhdissa on myös Espoon Otaniemeen rakennettava oikeustalo, joka valmistuu kesällä 2022.”
Oikeushallinnon toimistotiloja ollaan muuttamassa monitilaympäristöiksi, kuten valtion muissakin virastoissa tehdään. Oikeushallinnon tilaratkaisuihin on kuitenkin räätälöity uusia malleja, kuten joustavuusperiaate ja käyttösidonnaisten tilojen konseptointi.
Valtakunnallisten konseptien kehittämisestä Senaatissa vastaava erityisasiantuntija Anne Sundqvist kertoo, että lainkäyttöhenkilöstö toi vahvasti esille työrauhavaatimuksen.
Monet tekevät päivittäin syvää keskittymistä vaativaa työtä, käsittelevät luottamuksellisia ja salaisia tietoja ja puhuvat arkaluontoisia puheluita.
”Kaikki tilat ovat aidosti muidenkin kuin pääkäyttäjän käytettävissä silloin, kun ne ovat vapaina. Käytöstä sovitaan joustavasti ja yhdessä. Huoneita ei siis omisteta. On resurssiviisasta, että vaikkapa tuomarin ollessa oikeudenkäynnissä toiset voivat työskennellä hänelle nimetyssä huoneessa.”
Sundqvistin mukaan joustavuusperiaate ei välttämättä vaadi tilaan mitään erityisiä muutoksia. Pelkästään toimintatapoja muuttamalla ja pelisäännöistä sopimalla tilat voidaan ottaa käyttöön joustavammin.
Käyttösidonnaisten tilojen konseptointi koskee puolestaan istuntosaleja. Digiloikan myötä istuntosalien koot ja toiminta ovat muuttumassa tai jo muuttuneet.
Saleista tehdään tilojen, varustelun ja kalustuksen puolesta monikäyttöisiä: jatkossa ei ole enää erikseen riita- ja rikossaleja. Salikalustuksessa, valaistuksessa ja akustiikassa huomioidaan kuvan ja äänen tallennus sekä sähköisten aineistojen katselu ja esittäminen.
Oikeusministeriön Jouni Rutanen kertoo, että salikonsepti sisältääkin paljon suunnitteluohjeita ja päivitetyn istuntosalien laskentatyökalun.
”Eri paikkakuntien istuntosalien tarve voidaan laskea toteutuneiden juttumäärien ja laskentakaavaa varten selvitettyjen lähtötietoarvojen avulla. Tällä laskentakaavalla saadaan selvitettyä salien määrä ja koko”, hän sanoo.
Tämä tarkoittaa vaikkapa sitä, että jos jonkin käräjäoikeuden ison salin käyttö jää laskennallisesti pieneksi, siitä voidaan tehdä perussali ja pikkusali virtuaalisesti tai fyysisesti yhdistämällä.
Myös asiakaspalvelutilat on huomioitu konseptissa. Tilat vyöhykkeistetään julkiseen ja sisäiseen. Asiakkaat ja sidosryhmät tavataan palvelutiloissa, ei sisäisissä toimistotiloissa.
Palvelutiloissa, kuten palveluhuoneissa ja turvahuoneissa, korostetaan turvallisuutta. Tilojen pitää olla myös viihtyisiä ja edistää hyvää ja luottamuksellista asiointia.
”Kaikki asiakaspalvelutilat ja sidosryhmien tapaamisiin varatut neuvottelutilat keskitetään yhdelle alueelle kiinteistössä. Oikeustaloissa, joissa on monta sektoria, palvelutilat ovat mahdollisimman pitkälle yhteiskäytössä. Turvallisuuden korostaminen on tärkeää siksikin, että oikeushallinnossa palvellaan kaikkia kansalaisia – myös heitä, joiden käytös voi paineen alla olla uhkaavaa”, Jouni Rutanen kertoo.
Kati Jokelaisen mukaan konsepti on työkalu nimenomaan päätöksiä tekeville ja kehityshankkeita vetäville hallinnonalan virastojen ja sektoreiden vastuuhenkilöille, Senaatin asiantuntijoille ja projekteihin osallistuville suunnittelijoille.
”Materiaalia hyödynnetään jatkossa kaikkien tilahankkeiden esiselvitys-, hankesuunnittelu- ja toteutusvaiheissa. Tavoitteena ovat terveelliset, turvalliset, esteettömät ja kustannustehokkaat tilat, jotka soveltuvat entistä paremmin digitalisaation myötä muuttuneisiin tehtäviin. Noudatamme myös kestävän kehityksen periaatteita”, Jokelainen sanoo.
Myös sisäilman laadusta huolehtiminen on tärkeässä roolissa. Konseptin sisäolosuhdetoimintamallilla pyritään ennakoimaan tilanteita ja yhdenmukaistamaan toimintaa koko Suomessa.
LUE LISÄÄ: Digitaalinen oikeudenkäynti uudistaa työtavat ja istuntosalit
Toimitilakustannukset ovat oikeusministeriön hallinnonalan toiseksi suurin kuluerä, heti henkilöstökulujen jälkeen.
”Hallinnonalan on pystyttävä toimimaan määrärahakehysten puitteissa. Ilman lisärahoitusta toimitilakustannukset eivät saisi kasvaa, ja tietyissä kohteissa haetaan säästöjä. Mikäli niitä löydetään, se tuo liikkumavaraa muuhun toimintaan, esimerkiksi henkilöstömenoihin”, oikeusministeriön neuvotteleva virkamies Jouni Rutanen kertoo.
”Kaikkien työympäristöjen kehittämisen lähtökohtana tulee aina olla ihminen eli asiakas- ja henkilöstökokemuksen parantaminen”, Senaatin erityisasiantuntija Anne Sundqvist puolestaan korostaa.
Sundqvistilla on vankka kokemus työympäristöjen kehittämisestä, sillä hän vastaa Senaatissa valtakunnallisten toimitila- ja työympäristökonseptien kehittämisestä.
”Mittakaavahyötyjä tuottavien konseptien tarkoituksena on tunnistaa keinoja, joilla saamme aikaan taloudellisia ja toiminnallisia hyötyjä niin Senaatin asiakkaan toiminnalle kuin yhteiskunnalle. Tärkeintä on, että kehitys tehdään ihmisiä kuunnellen ja erilaisia tarpeita huomioiden ”, Sundqvist sanoo.
Jouni Rutanen kiittelee, että valmistelutyö sujui kaikkinensa hyvässä ja hedelmällisessä hengessä.
”Avoin keskustelu ja ratkaisujen etsiminen yhdessä ovat keskeisiä, sillä eihän tällainen hanke ikinä mene kerralla heittämällä maaliin. Tärkeää on perustella asiat huolellisesti. Näin päätökset tulevat läpinäkyviksi ja tavoitteet ymmärrettäviksi, sillä ainahan muutos herättää myös vastarintaa. Tarkoitus on, että uusi konsepti palvelee oikeushallintoa parhaalla mahdollisella tavalla vuosia eteenpäin.”
Senaatti-areenassa keskusteltiin hallitusohjelman mukaisesta julkisen sektorin tilaohjelmasta, jonka tavoitteena on tehostaa tilakustannuksia ja hakea ratkaisuja valtion, hyvinvointialueiden ja kuntien tilakysymyksiin. Senaatti-kiinteistöjen operatiivinen johtaja Tuomas Pusa valotti puheenvuorossaan valtion toimitilakustannuksista saatuja…
Aulapalvelu on olennainen osa monen kiinteistön jokapäiväistä toimintaa. Kiinteistöön tulija kohtaa aulapalvelun ensimmäisenä sisään astuessaan ja viimeisenä ulos lähtiessään. Hyvä aulapalvelu paitsi sujuvoittaa kiinteistön arkea myös auttaa rakentamaan ja pitämään…
Joensuun virastotalo osoitteessa Kauppakatu 40 saneerattiin kiireestä kantapäähän syksyn 2020 ja tammikuun 2023 välillä. Peruskorjauksen valmistuttua toiminta virastotalon yhteisessä palvelupisteessä ja yhteiskäyttöisissä toimistotiloissa otti ensi askeleensa 20. helmikuuta.
”Poikkeusoloihin varautuminen nousi keskeiseksi tavoitteeksi helmikuusta 2022 lähtien. Tuemme vahvasti asiakkaitamme muuttuneessa tilanteessa”, Senaatti-kiinteistöjen operatiivinen johtaja Tuomas Pusa kertoo.
Jasmin Johansson oli yksi Puolustuskiinteistöjen kesätyöntekijöistä ympäristöpalveluissa ja työskentelee luonnon monimuotoisuuden edistämiseksi.
Monipuolisia kesätyötehtäviä Senaatilla riittää — niin myös kaikenikäisiä ja taustaisia osaajia. Linda Liljeström on yksi heistä.
Homma hoidossa! Tikkakosken paikallisyksikössä kesätyöntekijä Silja Ukskoski huolehti rakennusten kunnossapitotoimenpiteiden kartoittamisesta kesän ajan. Silja kertoo nyt, millaisissa merkeissä hänen työntäyteinen kesänsä meni.
Kesäaikaan merellisessä Helsingissä veneilijöitä riittää. Merenkulun helpottamiseksi Puolustuskiinteistöillä kesän ajan työskennellyt Aleksi Pohjola on ollut varmistamassa, että alitus Hevossalmen sillalla sujuisi veneillä ongelmitta.
Saara Rönkä vietti kesän kesätyöntekijänä Puolustuskiinteistöjen Rissalan paikallisyksikössä.