Tilastokeskus: Henkilöstö sai modernit tilat ja vuosivuokra puolittui

Väljiksi käyneet Tilastokeskuksen tilat Kalasatamassa supistuivat yhdeksän kerroksen koppikonttoreista pariin avaraan kerrokseen. Nyt 700 työntekijällä on moderni ja valoisa monitilaympäristö, jossa työpisteitä löytyy moneen makuun.

Työpajankatu 13, Helsinki

Käyttäjä

Tilastokeskus (2,5 kerrosta)


Neliöt

12 000


Yhteiset tilat

Kokouskeskus, auditorio, edustustila, sosiaali- ja liikuntatilat, henkilöstöravintola, kahvila, muutama sähköpaikka autolle, pyöräparkki


Henkilömäärä

700


  • TILATEHOKKUUS ENNEN 27 m2 / henkilötyövuosi
  • TILATEHOKKUUS NYT 13,3 m2 / henkilötyövuosi
  • KERTASÄÄSTÖ 5,6 miljoonaa EUR
  • VUOSISÄÄSTÖ 3 miljoonaa EUR / vuosi, 2018 alkaen
Tavoitteet

Tarvitsimme monipuolisemmat tilat

Vuokratilamme Helsingin Kalasatamassa, Kevan eli Kuntien eläkevakuutuksen kiinteistössä, olivat jääneet liian väljiksi ja vanhanaikaiseksi tarpeisiimme nähden. Työtapojen muutos, mahdollisimmat matalat raja-aidat yksiköiden välillä ja siirtyminen paperittomuuteen vaativat monipuolisempia tiloja. Halusimme parantaa tiimien yhteistyötä, tehdä kokoontumiset ja spontaanit tapaamiset helpommiksi. Uskomme, että moderni ympäristö itsessään motivoi ja auttaa tehostamaan työntekoa. Suunnittelussa halusimme katsoa pitkälle tulevaisuuteen. Haimme muutoksella myös säästöjä. Maksoimme vuokraa 5,9 miljoonaa euroa vuodessa. Viime vuosina Senaatti oli tullut apuun ja vuokrannut tarpeetonta tilaamme myös muille, viimeksi Rajavartiolaitokselle, mutta sekin muutti vuonna 2016 uusiin tiloihin Sörnäisiin.

Projektipäällikkö Sanni Jormakka ja hallintojohtaja Pasi Henriksson

Näin sen teimme

Senaatti: Toimimme pääneuvottelijana

Tilastokeskuksen tilat vaativat päivitystä, mutta rajoitteena oli pitkä vuokrasopimus Kevan kanssa. Muuttoa pienempään ei voitu toteuttaa, sillä vuokrasopimus näistä entisen Tukon pääkonttorin tiloista oli voimassa syksyyn 2018 asti. Tilastokeskus pyysi meiltä toimenpiteitä, ja tehtävänämme oli saada Keva innostumaan tilojen muutoksesta ja tekemään se jo ennen vuokra-ajan päättymistä. Ryhdyimme pääneuvottelijaksi Kevan kanssa, ja Tilastokeskus sai keskittyä omaan toimintaansa. Yhteisymmärrys työympäristön päivittämisen ja tilankäytön supistamisen tarpeesta Kevan kanssa syntyikin ja vuokrasopimus tehtiin 2016. Saman vuoden syksyllä alkoi Tilastokeskuksen väistömuutto remontin alta.

Projektipäällikkö ja ratkaisuvastaava Sonja Nybonn

 

 

Senaatin palvelut

  • Ratkaisun hakeminen ja sopimusneuvottelut Kevan kanssa
  • Työympäristön kehittäminen
  • Tuki muutostöiden ohjaamisessa ja valvonnassa
  • Muuton tuki
  • Muutosjohtamisen tuki ja valmennukset

Tulokset

Senaatti: Muuton tuki avuksi

Muutos oli suuri, sillä Tilastokeskuksen yhdeksän kerroksen tilat supistuivat kahteen ja puoleen, eli aiemmasta 29 000 neliöstä 12 000:een. Laskimme, paljonko ja millaisia työpisteitä tarvitaan. Remontin ja vuokran hinnan laskelmat tulivat Kevalta. Keva myös rakensi pilottitilan, jossa työntekijät testasivat monitilatoimistoa kalusteineen ja materiaaleineen. Kalustehankinnat Tilastokeskus teki itse, ja se koordinoi myös muuton aikataulutuksineen. Senaatin rakennuttajapäällikkö piti huolen, että kaikki yksityiskohdat otetaan huomioon ja tilat valmistuvat sovittujen laatuvaatimusten ja aikataulun mukaisesti. Keväällä 2018 tuli valmista. Tämä oli ensimmäinen iso kohteemme valtion uudessa työympäristökonseptissa.

Tulokset

Tilastokeskus: Vuosivuokra puolittui

Vuokrakustannuksemme puolittuvat: 5,9 miljoonan euron vuosivuokra laski 3 miljoonaan. Kertakorvauksena saadulla säästöillä pystyimme puolestaan tekemään monitilaympäristöömme hankintoja. Muuttomme on tuore, joten työntekijöiden tyytyväisyystutkimusta ei vielä ole tehty, mutta alun palaute on ollut myönteistä. Työntekijät pitävät tiloja viihtyisinä ja toimivina. Akustiikka on koettu hyväksi ja keidastilat ovat suosittuja kohtaamis- ja kokoustamispaikkoja. Fyysinen tila auttaa uudistamaan tekemisen tapoja, ja ergonomisesti ratkaisut ovat monipuolisia. Jokaisella on nyt enemmän vaikutusvaltaa siihen, miten ja missä työskentelee. Etätöitä tehdään aiempaa enemmän ja Skype-palaverit ovat lisääntyneet. Työn kehittämistä jatketaan edelleen.

Tilaa Senaatti-kiinteistöjen uutiskirje tästä