Arkipäiväinen työtilan käyttö muokkaa tilaa

Kirjoittajana Johanna Kiesiläinen-Riihelä, asiantuntija, työympäristöt

Kävin mielenkiintoisen ja monipolvisen keskustelun erään työntekijän kanssa asiakasorganisaatiomme henkilöstöpajassa. Keskustellussa hän toi esiin muun muassa sen, että hän pelkää, että tuleva työympäristömuutos saattaa tuhota heidän tiiminsä erinomaisen yhteishengen. Kuinka tila vaikuttaa työnteon tapoihin ja työskentely tilaan?

Tilan käyttäjät vaikuttavat toiminnallaan tilan rakentumiseen

En ihmettele henkilöstötyöpajassa syntynyttä pohdintaa ollenkaan. Päätin kertoa omasta tutkimuksestani Aalto-yliopiston Kauppakorkeakoulun Johtamisen laitokselle. Muutamia vuosia sitten miettiessäni hyvää tutkimuskysymystä, pohdin myös itse samalla tavalla kuin tapaamani asiakasorganisaation työntekijä, miten tilat vaikuttavat työnteon tapoihin.

Tutkiessani monitilaympäristöä etnografisin menetelmin, huomasin pian, että tilat harvoin synnyttävät yksistään tietynlaista toimintaa. Pelkällä fyysisellä tilalla ei voinut ohjata ja kontrolloida toimintaa työtilassa, vaan myös tilan käyttäjät vaikuttivat keskeisesti tilan rakentumiseen. Työympäristö rakentuikin virkamiesten arkipäiväisessä työtilan käytössä. Merkitystä oli myös sillä, millä tavalla työntekijät kokivat tilan oman työnsä ja identiteettinsä kannalta.

Tila ei automaattisesti uudista totuttuja toimintatapoja

Hyvä konkreettinen esimerkki tilan käytön vaikutuksesta olivat palaverit tutkimuskohteessani. Normaalistihan neuvotteluhuone jo itsessään rajaa sitä, kuka palaveriin voi osallistua.

Monitilassa työskentelevillä virkamiehillä oli kuitenkin tapana usein pitää palavereja vapaan vuorovaikutuksen vyöhykkeellä siten, että kuka tahansa tilaan tuleva saattoi osallistua niihin tai poistua niistä halutessaan. Toisin sanoen tila ei rajannut osallistujien määrä. Palavereille oli myös tyypillistä välitön ja huumorin sävyttämä tasa-arvoinen ilmapiiri, jossa jokainen palaveriin osallistuja jakoi mielipiteitään vapaasti.

Olin kuitenkin todistamassa myös aivan toisenlaista palaveria. Palaverin puheenjohtajana toimi ministeriön ylintä johtoa edustava henkilö. Hänen käytöksensä oli ystävällistä palaverin puheenjohtajana ja hän kehotti nimenomaisesti vielä esittämään kysymyksiä ja kommentteja. Palaverin tila oli myös sama vapaan vuorovaikutuksen vyöhyke.

Tästä huolimatta vain ylimmät virkamiehet käyttivät harkittuja puheenvuoroja ja osallistujat olivat ryhmittyneet palaverin puheenjohtajan ympärille rinkiin siten, että lähimpänä puheenjohtajaa olivat virkahierarkiassa ylimpänä olevat virkamiehet.

Mielenkiintoista olikin havaita, että vaikka tila olisi antanut mahdollisuuden vuorovaikutteisemmalle ja tasavertaisemmalle kokoukselle, virkamiehet itse rajoittivat omaa toimintaansa tilassa.

Kuinka saada muutos aikaan?

Tutkimuksessani tekemäni havainto on minusta lohdullinen. Meidän ei ole aina mahdollista uusia työtilojamme, vaikka kovin toivoisimme sitä. Sitä vastoin reflektoimalla tilojemme arkipäiväistä käyttöä ja työnteon tapojamme voimme vaikuttaa siihen, minkälaiseksi työympäristömme muodostuu.

Esimerkiksi nimeämättömät työpisteet, tietotekniikan entistä aktiivisempi hyödyntäminen ja innokas emäntä tilassa voi muuttaa työtilan täysin toisenlaiseksi kuin aikaisemmin.

Toisin sanoen on monia asioita, joita voimme kehittää työympäristössämme, vaikka emme pääsisikään muuttamaan fyysisiä puitteita haluamallamme tavalla. Carpe Diem!