1. Keskity yhteen asiaan kerrallaan
Ihminen pystyy tekemään kahta automatisoitunutta toimintoa yhtä aikaa, kuten syömään purkkaa
kävellessään.
”Kun ihminen kuvittelee ajattelutyössä tekevänsä kahta asiaa yhtä aikaa, niin todellisuudessa
hänen aivonsa vain vaihtavat nopeasti asiasta toiseen ja takaisin, mikä ei ole kovin tehokasta”,
työpsykologiasta väitellyt tekniikan tohtori Helena Åhman Hunting Minds Oy:stä kertoo.
Tehokas ajattelutyö vaatii keskittymistä yhteen asiaan kerrallaan, ja siirtymisen tehtävästä toiseen
pitää tapahtua hyvin tietoisesti, mieluummin tauon kautta.
2. Analysoi, mistä kiire johtuu
Erityisen tärkeitä keskittyminen, jaksottaminen ja tauottaminen ovat silloin, kun ihminen ideoi tai
tekee uudenlaista ajattelua vaativia tehtäviä, koska hälyisät aivot eivät kuule intuitiivisia viestejä.
Kiireessä ihminen turvautuu helpommin vanhoihin ajattelu- ja toimintamalleihin.
”Mitä kiireisempi olo, sitä tärkeämpää olisi pysähtyä analysoimaan, mistä kiire syntyy ja mitä sille
voi itse tehdä”, Helena Åhman neuvoo.
3. Älä salli keskeytyksiä
Työn keskeytyminen on usein omien valintojen tulos. Annammeko puheluiden, sähköpostien ja
muiden viestien keskeyttää työntekoamme koko ajan?
Helena Åhmanin mielestä työntekijöillä on yleensä enemmän mahdollisuuksia vaikuttaa työhönsä
kuin he kuvittelevat. Hän kehottaa ainakin kokeilemaan uusia keskittymiskäytäntöjä, kuten
puhelimen sulkemista määräajoiksi tai sähköpostivastaamisen rajoittamista silloin, kun työn
luonne sen sallii.
”Jos siitä tulee työpaikalla sanomista, niin sitten voi pyytää miettimään porukalla parempia
käytäntöjä. Esimerkiksi kokouskäytäntöihin on jo puututtu menestyksellisesti monella työpaikalla.”
4. Tehosta jaksottamalla
Keskittymisongelmiin voi kokeilla pomodoro- eli tomaatti-tekniikkaa. Siinä työtä tehdään 20−25
minuutin jaksoissa, joiden välissä on lyhyt, noin 5 minuutin tauko. Työskentelyjaksoille pitää
asettaa kohtuulliset tavoitteet eikä silloin saa tehdä muuta.
Työn jaksottaminen parantaa keskittymiskykyä ja tehostaa työntekoa. Menetelmä soveltuu
erityisen hyvin suuriin tai muuten raskailta tuntuviin työtehtäviin, joihin on hankala tarttua ja
joista alkaa helposti livetä.
”Parikymmentä minuuttia on niin lyhyt aika, että siihen on helppo motivoitua, mutta toisaalta
riittävän pitkä, että siinä saa joitain aikaiseksi”, tutkija Minna Toivanen Työterveyslaitokselta
sanoo.
5. Jätä tilaa yllätyksille
Asiantuntijatyötä ei pysty aikatauluttamaan samalla tavoin kuin tuotantoprosessin kulkua.
Asiantuntijatyössä uutta syntyy parhaiten silloin, kun on kosketuksissa muihin ihmisiin.
”Asiantuntijan pitäisi varata kalenteriinsa aikaa myös yllätyksille sekä vapaamuotoisemmalle
uusien ihmisten ja asioiden kohtaamiselle”, Minna Toivanen kehottaa.
Asiantuntijatyö on nykypäivänä kietoutunut niin monenlaiseen työhön ja aikakehikkoon, että
ihminen ei pysty hallitsemaan sitä yksin. Minna Toivanen toivoisikin työpaikoille enemmän yhteisiä
käytäntöjä työajan hallintaan, jotta kaikki ratkaisut eivät jäisi työntekijän yksin tehtäviksi, eikä
häntä heti syyllistettäisi niistä. Yhdessä voitaisiin sopia esimerkiksi, milloin työtä voi tehdä muualla
kuin omalla työpisteellä, miten nopeasti sähköposteihin pitää reagoida tai miten työkavereille
viestitään keskittymisestä.
Artikkeli perustuu Kontrahti-lehden numerossa 4/2015 ilmestyneeseen juttuun Miten työajan saisi
paremmin hallintaan?