Tietotyön suorituskykyä voidaan seurata ja parantaa.

Tietotyön suorituskyky

Senaatti-kiinteistöt on kehittänyt mittariston, jonka avulla tietotyön suorituskykyä voidaan seurata ja parantaa. Mittaamalla suorituskykyä saat tarkan tilannekuvan organisaatiosi työskentelyn käytännöistä ja osaat kehittää oikeita asioita.

Suuri osa valtionhallinnossa tehtävästä työstä on tietotyötä. Digitalisaatio on muuttanut tietotyön tekemisen tapoja niin nopeasti, että me ihmiset emme aina tahdo pysyä perässä. Siksi välillä pitää pysähtyä varmistamaan, että työt tehdään fiksusti. Muuten saatamme vaikkapa käyttää arvokkaan aikamme yksinkertaisiin rutiinitöihin, jotka voisi tehdä ripeämmin teknologian avulla.

Tietotyötä tekevällä organisaatiolla on käytössään kolmenlaisia resursseja: inhimillisiä, digitaalisia ja fyysisiä. Siis esimerkiksi osaamista, ohjelmistoja ja työtiloja. Tietotyön suorituskyvyssä on kyse siitä, että opimme käyttämään näitä resursseja entistä fiksummin.

Miten tietotyön suorituskykyä mitataan?

Suorituskykymittariston aineistoa ovat työn tekemisen panoksia ja tuotoksia kuvaavat operatiiviset mittarit sekä henkilöstölle suunnattu kysely älykkäistä työnteon tavoista.

Tietotyön suorituskyvyn mittaus kannattaa aloittaa työympäristön kehittämisen yhteydessä, jolloin sen avulla voidaan myös kartoittaa työnteon tapojen kehittämisen ja muutosjohtamisen tarvetta. Seuraava mittaus tehdään kun uusi työympäristö on otettu käyttöön ja uudet työteon tavat alkavat vakiintua. Näin nähdään muutokset tietotyön suorituskyvyn osa-alueissa.

Käytännössä mittauksessa selvitetään ensin euromääräiset panokset resursseihin – ihmisiin, tiloihin, ICT:aan ja tiloihin sekä tunnistetaan työtapasidonnaiset kustannukset jotka liittyvät esimerkiksi matkustamiseen ja toimistotarvikkeisiin. Tämän jälkeen arvioidaan resurssien hyödyntämisen aste ja lasketaan hukatulle potentiaalille euromääräinen arvo. Lopulta tietotyön tulokset arvioidaan organisaation omia tulosmittareita hyödyntäen. Mittauksen lopputuloksena on selkeä, visualisoitu raportti, joka osoittaa tietotyön suorituskyvyn kehityksen.

Miksi suorituskykyä pitää mitata?

Arjen resurssiviisaus alkaa pienistä asioista. Kun vaikkapa yksinkertaiset rutiinityöt tehdään ripeästi teknologian tuella, jää aikaa haastavampiin ja monimutkaisempiin tehtäviin. Tietotyön suorituskykyä kehitetään esimerkiksi organisoimalla työt fiksummin tai hyödyntämällä paremmin teknologiaa, työympäristöä ja ketterämpiä työmenetelmiä. Näin myös teemme töitä paremmin yhdessä.

Kun tietotyötä tehdään mahdollisimman fiksusti, on töissä mukavampaa, organisaatio onnistuu tehtävässään ja veroeurot riittävät paremmin. Resurssit ovat viisaassa käytössä.

 

Lue lisää Kontrahdin numerosta 1/2016.

 

 Katso animaatio

 

 

Lisätietoja:

Franssila Heljä
Erityisasiantuntija, tietotyö
Etelä-Suomen alue
Puhelin +358 205 811 847
Gsm +358 50 549 8337
etunimi.sukunimi@senaatti.fi