Skatteförvaltningen övergick från papper till digitalt

Arbetsrutinerna förändras radikalt i en aktivitetsbaserad miljö. Förändringen kan sammanfattas i pappersfrihet. Nästan samtliga handlingar, arkiv och även vissa möten är digitala.

Värdebaserade lösningar

I det kvarter i Vallgård där OP Gruppen har sitt huvudkontor kommer då hela kvarteret är färdigbyggt i oktober 2017 att arbeta 4 500–5 000 personer. Utöver OP finns i kvarteret Skatteförvaltningens styr- och utvecklingsenheter, Nylands företagsskattekontor samt Koncernskattecentret. I gemensam användning finns sex temarestauranger och ett gym. De aktivitetsbaserade miljöerna är mycket likartade: de allmänna utrymmena finns i anslutning till entrén i nedre våningen. Arbetet utförs i regel vid skrivbordsplatser som inte är personliga eller i avskilda rum eller mötesrum beroende på den aktuella uppgiften. Då man kommer till våningarna syns först kaféerna, där man träffar kollegor.

Gamla vanor slopas?

Vid övergången till en ny arbetsmiljö slopas huvuddelen av de gamla arbetsrutinerna och införs nya moderna metoder och rutiner. Både i OP och på Skatteförvaltningen utförs informationsarbete, där det centrala är att dela, ta emot, hantera och producera information. ”De nya arbetsrutinerna är starkt kopplade till pappersfrihet. Arbetsstationen eller den bärbara datorn har man alltid med sig och innehåller allt det nödvändiga”, säger ledande sakkunnig Olli Aalto från Skatteförvaltningen. Skatteförvaltningens lokalitetsdirektör Riitta Juutilainen påminner om att förändringar inte görs utifrån lokalitetslösningen. ”Arbetsmiljön ska alltid finnas till för verksamheten. Men det lönar sig att ifrågasätta gamla rutiner och det är klokt att införa ändringar ett steg i taget”, betonar Juutilainen.

Se Olli Aaltos inslag från Senaatti-areena

Se video om Skatteförvaltningens nya arbetsmiljö

"Det lönar sig att djärvt ta första steget, slutresultatet belönar."

Lokalerna stödjer strategin

Övergången till aktivitetsbaserad miljö stödjer Skatteförvaltningens strategi. ”Enligt vår strategi arbetar vi tillsammans och interaktivt. Vår arbetsmiljö stödjer klart detta. I öppna teamlokaler möter vi våra kollegor, och vårt största värde är uttryckligen växelverkan, säger Olli Aalto. Riitta Juutilainen anser att den nya arbetsmiljön också överensstämmer med Skatteförvaltningens värden. ”Våra värden är förtroende, samarbete och förnyelse. I en aktivitetsbaserad miljö görs allt detta möjligt. Hela lokalitetslösningen och det sätt som arbetet utförs på baserar sig på vi litar på att vår arbetskamrat gör sitt jobb, chefen litar på sitt team och ledningen på att målen nås”, säger Juutilainen.

Dela