Siirry sisältöön

ANM: Värdefastigheten fungerar fint som aktivitetsbaserad miljö

På arbets- och näringsministeriet ville man förnya arbetssätten och använda lokalerna på ett effektivare sätt. Flytten under samma tak på Alexandersgatan från fyra olika kontor sänker kostnaderna betydligt.

Alexandersgatan 4–10, Helsingfors

ANVÄNDARE

Arbets- och näringsministeriet (ANM)


GEMENSAMMA UTRYMMEN

Mötescentrum på Alexandersgatan och gemensam hub


KVADRATMETER

7700

varav 5400 m2 av kontorstyp


PERSONALANTAL

400


  • UTRYMMESEFFEKTIVITET FÖRR 36 m2 / årsverke
  • UTRYMMESEFFEKTIVITET NU 14 m2 / årsverke
  • INBESPARINGAR 3,5 miljoner EUR/år
Mål

Fokus på bra inomhusluft och säkerhet

Målet var att åstadkomma moderna och högklassiga arbetsutrymmen för arbets- och näringsministeriet, men också att respektera det gamla. I samband med saneringen betonades bra inomhusluft och säkerhetslösningar. Projektet har sina rötter i samarbetsavtalet som ministeriet och Senatfastigheter ingick 2009 med målet att utreda ministeriets behov. Målet var att personalen, som då arbetade på fyra olika adresser, skulle placeras i två byggnader som byggs om: Södra Esplanaden 4 och Alexandersgatan 4–10. Under projektets gång preciserades planerna bland annat för att ministeriet hade 650 anställda då det ursprungliga konceptet till arbetsmiljö blev färdigt, medan det nu har 400. Också arbetsredskapen och arbetssätten har förändrats radikalt. Därför gjorde man upp en helt ny lokallösning för ministeriet där all verksamhet förläggs till byggnaden på Alexandersgatan.

Mika Kankainen, kundchef, Senatfastigheter

SÅ HÄR GJORDE VI DET

Renovering i två skeden

Den nyklassicistiska byggnaden i empirestil som arbets- och näringsministeriet har i sitt bruk skyddas av Museiverket. Den största ombyggnaden i byggnadens historia inleddes 2015 under Senatfastigheters ledning. Renoveringen, som kom att kosta cirka 21 miljoner euro, genomfördes i två skeden. Under den här tiden arbetade ANM:s personal både på Södra Esplanaden och i den halvan av byggnaden på Alexandersgatan som inte var en byggplats. Ventilationens tre maskinrum på vinden utvidgades och ytterligare ett byggdes för att ge tillräckligt med utrymme för den moderna ventilationstekniken. Man rengjorde också mellanbjälklaget och tog bort de gamla isoleringsmaterialen, såsom havssand och mossor. ANM:s personal flyttade in i de nya lokalerna i oktober 2018. Senatfastigheter hyr ut lokalerna till statsrådets kansli med nyckeln i handen-princip och färdigt möblerade, eftersom ansvaret för ministeriernas lokalärenden koncentrerats hos SRK.

Mika Kankainen, kundchef, Senatfastigheter

Senatfastigheters tjänster för statsrådets kansli och ANM:

  • Ny lokallösning
  • Stöd för ändringsledning och utveckling av arbetsmiljön
  • Leverans och underhåll av lös inredning
  • Lokalbokningssystem
  • Lokalservice: städning samt receptions- och övervakningstjänster
  • Säkerhetstjänster: administration av säkerhetssystemen samt service och underhåll
  • Städning och fastighetsunderhåll

Resultat

En gammal byggnad blev en fin aktivitetsbaserad miljö

Den största utmaningen i renoveringen låg i hur den 200 år gamla värdefastighetens utrymmen kunde anpassas till moderna arbetssätt – men enligt vår erfarenhet gör de det förvånansvärt väl. I gamla byggnader finns ofta salar som passar bra för aktivitetsbaserade lösningar: en sal är ett område för tyst arbete medan en annan exempelvis är ett mer interaktivt utrymme. I saneringen ville vi också låta alla anställda uppleva byggnadens prakt, så de mest värdefulla delarna byggdes om till kafé och möteslokaler för personalen. En av de parter som medverkade i ändringen var statsrådets förvaltningsenhet, som grundades 2015 och sköter ministeriernas lokalfrågor centraliserat. Vårt mål är att alla ministerier i framtiden ska arbeta i mer enhetliga lokaler på statsrådets campus i närheten av statsrådsborgen. Med ett avstånd på bara några kvarter fungerar såväl ministeriernas interna kommunikation som det gränsöverskridande samarbetet mer flexibelt.

Aino Jalonen, sektorschef, statsrådets kansli

Resultat

Personalen trivs och kostnaderna sjunker

Efter att ha fått vänja sig en tid har vår personal anpassat sig väl till sina nya lokaler. Personalens snabba anpassning berodde också på att en del redan hunnit arbeta i en aktivitetsbaserad miljö på Södra Esplanaden. Under ändringsarbetet stödde vi dessutom personalen genom verkstäder och öppen kommunikation kring renoveringens olika skeden. Vi lyssnade till och diskuterade rädslor, bekymmer och frågor tillsammans. Flyttfaddrarna som valts från olika avdelningar var viktiga budbärare. Nu uttrycker folk sin uppskattning för de vackra, välfungerande och fräscha lokalerna, och arbetsstationerna har gott och väl räckt till. I och med flytten till gemensamma lokaler har ANM:s hyreskostnader sjunkit med 3,5 miljoner euro per år. Nu är hyran för Alexandersgatan 4–10 utan möbler och säkerhetsanordningar 2 miljoner euro. Storleken på ytan som hyrs sjönk med cirka 70 procent, vilket också lett till en betydlig minskning i städnings- och energikostnaderna.

Heidi Nummela, personal- och förvaltningsdirektör, arbets- och näringsministeriet