Senaatin Pasilan Hupin rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä

Senaatti-kiinteistöt
Lintulahdenkatu 5 A
00530 Helsinki
Puhelin: 0205 8111
Sähköposti: senaatti@senaatti.fi

Kiinteistöpäällikkö Jiri Jokinen, etunimi.sukunimi@senaatti.fi

Tietosuojavastaava Petri Konttinen, etunimi.sukunimi@senaatti.fi

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus) ja käsittelyn oikeusperuste

Senaatti-kiinteistöt tarjoaa Hupi-tilaa maksutta valtion virastojen, laitosten ja muiden yksiköiden joustavaan käyttöön. Tilan käytön yhteydessä toteutetaan kulunvalvontaa tiloissa liikkuvista virastotalon henkilöistä, sekä kerätään vierailijatiedot virastotalon ulkopuolisilta kävijöiltä.

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen (GDPR 6.1c).

3. Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Henkilötietoja käsitellään Hupissa vierailevista henkilöistä (valtionhalllinnon työntekijät).

Henkilöistä kerätään seuraavat tiedot: nimi, yhteystiedot (työpuhelin ja -sähköposti) ja valtion organisaation nimi (henkilön työnantaja).  Kulkutunniste (Kulun valvonta)

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Pasilan virastotalon työntekijöiden tiedot on tallennettu kulunhallintajärjestelmään, ulkopuolisten vierailijoiden tiedot kerätään ilmoittautumislomakkeilla.

5. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Pääsy tietoihin on ainoastaan Senaatti-kiinteistöjen valtuutetuilla henkilöillä. Tiedot on siirretty Senaatin palveluntuottajan käsiteltäväksi palvelutehtävän toteuttamiseksi.

6. Tietojen siirto kolmansiin maihin EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, tiedot käytettävistä suojaustoimista ja keinot saada kopio tai tieto niiden sisällöstä

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterinpitäjä on toteuttanut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä tietoihin ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä taikka muulta laittomalta käsittelyltä.

Kulunvalvontatietoihin pääsy edellyttää henkilökohtaista tunnusta ja salasanaa, ja on vain Senaatin palveluntuottajan valtuutetuilla henkilöillä. Vierailijatietolomakkeita säilytetään lukitussa kaapissa.

8. Tietojen säilytysaika ja sen määräytymiskriteerit

Henkilötietoja säilytetään kulunvalvontajärjestelmässä 400 päivän ajan.  Vierailijatietolomakkeita säilytetään 1 kk ajan.

9. Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröity henkilö voi käyttää tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiaan (artikla 14.2c) seuraaviin asioihin

• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
• Oikeus tietojen oikaisemiseen
• Oikeus tietojen poistamiseen
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• Vastustamisoikeus
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan tekemällä kirjallisen pyynnön tietosuojavastaavalle. Rekisterinpitäjä toteuttaa rekisteröidyn pyynnöt kohtuullisessa ajassa (1 kk, useampaan rekisteriä koskevan pyynnön 3 kk) huomioiden käsittelyn luonteen ja perusteen.

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutettu, 14.2e).