Senaatin Turun Hupin rekisteriseloste
1. Rekisterinpitäjä
Senaatti-kiinteistöt
Itsenäisyydenaukio 2
20100 Turku
Puhelin: 0205 8111
Sähköposti: senaatti@senaatti.fi
Kiinteistöpäällikkö Petri Nurmio, etunimi.sukunimi@senaatti.fi
Tietosuojavastaava Petri Konttinen, etunimi.sukunimi@senaatti.fi
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus) ja käsittelyn oikeusperuste
Senaatti-kiinteistöt tarjoaa Hupi-tilaa maksutta valtion virastojen, laitosten ja muiden yksiköiden joustavaan käyttöön. Kävijöiltä pyydetään henkilötiedot paperilomakkeella. Tiedot tallennetaan kulunvalvontajärjestelmään ja asiakas saa kulkutunnistimen, jonka avulla hän pääsee Hupiin.
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteiseen tehtävään (GDPR 6.1c).
3. Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät
Tiedot kerätään valtion henkilöistä, jotka vierailevat tilassa. Henkilöistä kerätään seuraavat tiedot: nimi, yhteystiedot (työpuhelin ja -sähköposti) ja valtion organisaation nimi (henkilön työnantaja).
4. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteröity antaa itse tiedot lomakkeella tullessaan virastotalon aulapalveluun.
5. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Pääsy tietoihin on ainoastaan Senaatti-kiinteistöjen valtuutetuilla henkilöillä. Tiedot on siirretty Senaatin palveluntuottajan käsiteltäväksi (kulunvalvonta).
6. Tietojen siirto kolmansiin maihin EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, tiedot käytettävistä suojaustoimista ja keinot saada kopio tai tieto niiden sisällöstä
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
7. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterinpitäjä on toteuttanut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä tietoihin. Paperilomakkeet säilytetään lukitussa kaapissa aulassa ja
kulunvalvontajärjestelmään on pääsy vain tehtävää hoitavilla palveluntuottajan henkilöillä.
8. Tietojen säilytysaika ja sen määräytymiskriteerit
Paperilomakkeet tuhotaan samassa yhteydessä kun henkilö palauttaa kulkutunnisteen. Tällöin henkilön tunnukset poistetaan järjestelmästä.
9. Rekisteröityjen oikeudet
Rekisteröity henkilö voi käyttää tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiaan (artikla 14.2c) seuraaviin asioihin
- Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
- Oikeus tietojen oikaisemiseen
- Oikeus tietojen poistamiseen
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- Vastustamisoikeus
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan tekemällä kirjallisen pyynnön tietosuojavastaavalle. Rekisterinpitäjä toteuttaa rekisteröidyn pyynnöt kohtuullisessa ajassa (1 kk, useampaan rekisteriä koskevan pyynnön 3 kk) huomioiden käsittelyn luonteen ja perusteen.
Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutettu, 14.2e).