Valmius ja varautuminen vaativat tiivistä yhteistyötä myös toimitila-asioissa
Toimitilat ovat yksi osa virastojen toimintakykyä ja toiminnan mahdollistajia. Toimitilojen valmiuteen ja varautumiseen liittyvät kysymykset ovatkin nousseet ajankohtaisiksi kaikissa valtion virastoissa. Poikkeusoloihin varautumiseen liittyvät tehtävät ja niihin liittyvä asiakasyhteistyö ovat Senaatissa nyt ykkösprioriteettina.
Senaatti-konserni toimii valtiohallinnon palvelukumppanina myös toimitilojen varautumiseen liittyvissä asioissa.
”Kiinteistöomistajana meillä on muun muassa vastuu huolehtia, että virastoissa olevat väestönsuojatilat, poistumistiet ja muut kiinteistöjen tekniset asiat ovat käytettävissä ja asianmukaisessa kunnossa. Osana oman toimintansa valmius- ja varautumissuunnitelmia asiakkaat puolestaan suunnittelevat millaisia tiloja ja toimitilapalveluja he tarvitsevat kriittisten toimintojensa ylläpitämiseksi mahdollisissa poikkeustilanteissa.
”Poikkeusolojen tarpeista on hyvä sopia hyvissä ajoin etukäteen meidän kanssamme, koska ne edellyttävät usein erityisiä järjestelyitä rakennusten tekniikassa sekä palveluntuottajien kanssa. Sopimuksissa sovitaan myös näiden erityisjärjestelyiden kustannuksista. Meillä on valmiuslain mukainen tehtävä paitsi varautua itse myös tuottaa asiakkaillemme tilat ja palvelut sopimusten mukaan”, toteaa Senaatti-kiinteistöjen operatiivinen johtaja Tuomas Pusa.
Senaatti käy aktiivisesti keskusteluja asiakkaidensa kanssa toimitiloihin liittyvistä kohdetasoisista varautumistarpeista ja tarvittaessa teemme yhdessä varautumissopimukset. Niissä sovitaan tarkemmin tehtävistä, vastuista ja muista yksityiskohdista sekä kustannuksista. ”Sopimuksen mukaisesti toteutamme varautumistarpeiden mukaiset investoinnit ja muut tehtävät. Autamme myös toimitilojen varautumisen tason nostossa kriittisimmistä tiloista lähtien”, kertoo Pusa.
Puolustuskiinteistöt on tehnyt varautumissopimuksen Puolustusvoimien kanssa ja Puolustuskiinteistöissä varautumisen kehittäminen on aiempaakin keskeisemmässä asemassa.
Yli 200 toimenpidettä käynnissä
Senaatissa on käynnissä noin 200 erilaista varautumiseen liittyvää konkreettista toimenpidettä, jotka on aikataulutettu ja vastuutettu. Tehtävät liittyvät niin Senaatin oman toiminnan varmistamiseen kuin palvelukumppaniemme toiminnan ja materiaalien ja palvelujen saatavuuden kehittämiseen poikkeusoloissa. Seuraamme ja päivitämme tilannekuvaa säännöllisesti ja määrittelemme tarvittavat toimenpiteet tilannekuvan mukaisesti.
Kaikissa toimitilojen varautumiseen liittyvissä kysymyksissä voitte olla yhteydessä Senaatissa asiakasvastaavaanne.
VM:n ylijohtaja Juha Sarkio: varautuminen on virastoille lakisääteinen tehtävä
Varautumiseen liittyviä näkökulmia olemme käyneet läpi asiakkaidemme kanssa myös yhteisessä tilaisuudessa, jossa asiaa käsiteltiin laajasti eri asiantuntijoiden johdolla.
”Varautuminen on virastojen lakisääteinen tehtävä ja virastot ovat itse parhaita asiantuntijoita määrittämään muun muassa tila- ja palvelutarpeensa. Virastojen tulisikin laatia varautumissuunnitelmat ja määritellä ne toimitilat, jotka on välttämätöntä pitää käytössä mahdollisissa poikkeusoloissa”, totesi VM:n ylijohtaja Juha Sarkio tilaisuudessa. VM on lähettänyt toimitilojen luokittelusta virastoille toimeksiannon. Luokittelu ohjaa kohdistamaan varautumisen tasoa parantavat toimenpiteet ensin valtion elintärkeiden tehtävien kannalta kriittisimpiin A-luokan kohteisiin.
”Senaatti on palveluorganisaatio, joka tuottaa tilat myös poikkeusoloissa, mutta vain perustuen virastojen omiin ”tilauksiin”. Virastot siis vastaavat, että niillä on tilat myös poikkeusoloja varten, ja valitettavasti nekään eivät ole ilmaisia. Kannattaa siis miettiä mitä oikeasti tarvitsee ja onko väistötiloja saatavissa esim. toisen viraston tiloista. Nykyisin ollaan paljon etätyössä, joten saattaa olla hyvinkin kapasiteettia vapaana, mutta kukaan ei sitä virastoille suunnittele valmiiksi, ellei ole itse aktiivinen.” Sarkio jatkaa.
Sarkio muistutti myös, että valtion eri palvelutoimittajat ovat virastojen ja laitosten käytettävissä kaikissa valmiuteen ja varautumiseen liittyvissä kysymyksissä. Varautumiseen liittyvät palvelutarpeet on hyvä määritellä ja sopia yhdessä palvelutoimittajien kanssa. Varautumiseen liittyvissä asioissa on hyvä myös miettiä virastojen keskinäistä yhteistyötä esimerkiksi juuri toimitila-asioissa.