1. Tila-ajattelu uudistuu
Työympäristö laajentuu pelkistä fyysisistä olosuhteista koko toimintaa koskevaksi käsitteeksi.
Usein työympäristöstä ensimmäiseksi tulee mieleen juuri fyysinen ulottuvuus, esimerkiksi millainen toimisto tiloiltaan on ja missä se sijaitsee. Samoin työympäristön kehittäminen voidaan nähdä suppeasti vain uusien kalusteiden tai tilojen hankkimisena.
Toki fyysiset puitteet ovat yhä tärkeä osa työympäristöä, mutta ne ovat vain yksi osa. Tätä nykyä lähtökohtana on nimenomaan toiminta, jota tilojen tulee sujuvasti palvella: Mitkä ovat työntekijöiden tarpeet, jotta he voivat tehdä työnsä mahdollisimman hyvin ja tehokkaasti? Mitä asiakas kaipaa?
2. Työnteko moninaistuu
Työympäristöä kehitettäessä on tutkittava sitä, missä, miten ja keiden kanssa työntekijät työskentelevät ja kuinka digitalisaatio muuttaa heidän työtään ja toimintatapojaan. Pysyvien rakenteiden tilalle ja oheen tarvitaan erilaisia joustavia ratkaisuja.
Jo nyt töissä ollaan oman toimiston lisäksi asiakkaan tai kumppanin luona, kotona, junassa, hotellissa tai kahvilassa. Töitä tehdään välillä yksin, kaksin ja ryhmissä.
Näihin kaikkiin eri tilanteisiin on löydettävä sopivat työtilat ja välineet. Jotta tehokkuus ja viihtyvyys olisivat mahdollisimman hyvällä tolalla, pitää akustiikan, kalusteiden ja tietojärjestelmien olla kunnossa. Kun pöydät ovat sähkökäyttöisiä, jokainen työntekijä saa kaikissa työpisteissä säädettyä pöydän korkeuden itselleen sopivaksi. Samoin mobiilitoimistossa pöytäkoneet päivitetään kannettaviin, jotta työpisteestä toiseen vaihtaminen ja niissä työskenteleminen sujuu kätevästi.
3. Kaikki hyötyvät
Kustannuksien seuraaminen on yhä tärkeää, mutta vielä tärkeämpää on tarkastella ja tietää mitä toimitiloissa tapahtuu. Lisäksi on kiinnitettävä huomiota siihen, kuinka hyvin tilojen käyttäjä voi hyödyntää työympäristönsä mahdollisuuksia ja kuinka tuloksellisesti hän voi tehdä työnsä.
Arvolähtöinen työympäristöjohtaminen luo uusia ratkaisuja, jotka lisäävät organisaation sisäistä vuorovaikutusta, edistävät myönteistä mielikuvaa työnantajasta ja edesauttavat uusien virtuaalisten työtapojen käyttöön ottamista.
Perusarvoja ovat muun muassa valaistus, lämpötila sekä työtilojen vakiovarustus. Asiakas- tai käyttäjätyytyväisyyttä luova arvo sisältää sosiaalisia ja virtuaalisia elementtejä. Lisäarvo liittyy esimerkiksi ihmisten välisiin kohtaamisiin: toimiviin tiimitiloihin sekä liikkumista ja yhteydenpitoa helpottaviin ratkaisuihin ja palveluihin.
Työympäristön kehittämisessä korostuvat juuri arvon luominen, palveluajattelu sekä palvelumuotoilu. Palveluajattelu muuttaa organisaation tapaa nähdä oma roolinsa suhteessa asiakkaaseen. Organisaation tulee tunnistaa, millaista toimintaa tai olosuhteita asiakkaat ja käyttäjät arvostavat ja mitkä ratkaisut tukevat parhaiten heidän toimintaansa. Asioiden täytyy hoitua sujuvasti.
Työympäristöjohtaminen keskittyy siis siihen, että uudesta ajattelusta ja toiminnasta hyötyvät niin asiakkaat kuin työntekijätkin. Käyttäjät ja asiakkaat eivät ole myöskään vain passiivisia tekemisen kohteita vaan aktiivisia kumppaneita arvon luomisessa sekä palveluiden ja toiminnan kehittämisessä.
4. Raja-aidat kaatuvat
Työympäristön muutos vaatii organisaatioilta aiempaa enemmän joustavuutta, jatkuvaa oppimista ja kehittämistä, palautetta ja uudenlaista vastuunjakoa. Modernit toimintaympäristöt tarvitsevat myös kevyempiä rakenteita ja eri toimintojen raja-aitojen madaltamista.
Lukkoon lyötyjen ratkaisujen sijaan kannattaa tehdä erilaisia käytännön kokeiluja ja katsoa, mitkä ratkaisut toimivat ja mitkä eivät: Miten käyttäjät tai asiakkaat toimivat eri tilanteissa ja mitä apua tai tietoa he tarvitsevat? Miten he osaavat hyödyntää tiloja ja niiden tarjoamia mahdollisuuksia?
Oppiminen vaatii yhdessä kokeilemista. Näin saadaan selville tärkeät ja vähemmän tärkeät asiat sekä huomataan, mitä seikkoja tulee työympäristöä kehittäessä priorisoida.
5. Johtaminen saa uudet sävelet
Uudenlaisen asiakaslähtöisen ajattelun ja arvojen tuntemisen lisäksi johdon tulee tunnistaa organisaationsa eri työroolit ja tehtäväkokonaisuudet. Toimintamallien ohella on luotava sopivat työympäristöt sekä oppimismahdollisuudet.
Virtuaalisuuden myötä johtaminen painottuu tuottamaan palveluita, jotka tukevat työn tekemistä. Se vaatii myös yhteistyön lisäämistä organisaation eri toimijoiden ja asiantuntijoiden välillä.
Hyvänä johtamisen tukena on työympäristöjohtamisen viitekehys. Siinä organisaation tehtävä sekä työympäristöjohtamisen periaatteet ja käytännöt on ryhmitelty neljään eri osa-alueeseen:
* Strategia ja ohjaus
Keskiössä ovat muun muassa toimintaympäristön muutosten seuranta ja ennakointi, kumppaneiden toiminnan muutosten analysointi, strategisten linjausten toimivuus johtamisessa ja henkilöstön edellytykset ottaa käyttöön uusia toimintatapoja ja työvälineitä.
* Organisoituminen ja verkostot
Työympäristön kehittämiseen vahvasti osallistuneista henkilöistä kannattaa tehdä jatkuvasti toimiva tiimi, joka kehittää toimintaa käyttäjiltä tai organisaatiolta saatavan palautteen mukaisesti. Lisäksi on tärkeä löytää oikeanlaisia kumppaneita ja palveluntuottajia.
* Käyttäjälähtöisyys ja joustavat ratkaisut
Avainasemassa ovat työn joustojen ja uusien työtapojen mahdollistaminen, uudet johtamis- ja kokouskäytännöt sekä systemaattinen palautteen kerääminen ja siihen reagointi.
* Vaikuttavuus ja uudistuminen
Työntekoon vaikuttavat entistä enemmän erilaiset yhteistyömuodot ja -tavat asiakkaiden ja kumppaneiden kanssa. On tärkeä perehtyä siihen, kuinka ihmisten kanssakäymistä sekä yhteisten arvojen luomista voidaan parantaa ja miten tuota kaikkea voi työympäristössä hyödyntää.
Tiivistelmä pohjautuu Senaatin työympäristökehittämisen asiantuntijoiden Katri Korhosen ja Juha Ritan sekä Aalto-yliopiston professorin Lasse Mitrosen Arvoa luova työympäristö -artikkeliin. Lataa koko artikkeli tästä.