Vad är ett aktivitetsbaserat kontor? Det handlar om detta

I dag är kontorsarbete inte längre bundet till tiden, platsen eller det egna arbetsrummet. Arbete kan utföras flexibelt i hemmet eller till exempel på ett tåg eller kafé – även under andra tider än traditionellt från åtta till fyra.

Stela kontorslösningar stöder inte längre arbetet i dag och därför inte heller arbetsmålen. Därför är aktivitetsbaserade kontor lösningen.

Aktivitetsbaserade kontor förutsätter en ny verksamhetskultur inom organisationen och nytt sätt att utföra och leda arbetet. I dem förenas fysiska lokaler med digitala, virtuella och sociala dimensioner. Arbetet utförs med laptop och mobiltelefon i trådlösa nät. Exempel på den virtuella dimensionen är Skype-möten. Moderna lokaler främjar kontakterna på arbetsplatsen och även kontakterna över organisationsgränser.

Chefen för Senatfastigheters arbetsmiljöenhet Reetta Ripatti-Jokela berättar att man ännu för tio år sedan ansåg att utvecklingen av arbetsmiljön var en lite väl radikal idé. I dag anses förändringen vara nödvändig.

”Traditionella kontor med arbetsrum börjar vara historia inom statsförvaltningen. Man kan inte låta bli att följa med utvecklingen en längre tid, för då slutar utvecklingen av organisationen och resultaten lider.”

Nyaste nytt representeras av Senatfastigheters Sesam i Sörnäs i Helsingfors. Alla anställda inom statsförvaltningen kan komma dit för att testa hur det är att arbeta i ett aktivitetsbaserat kontor. Samtidigt kan man träffa nya kolleger.

Här följer 9 kännetecken hos ett aktivitetsbaserat kontor:

1. Många slags lokaler

I ett aktivitetsbaserat kontor kan arbetsmiljön och själva arbetet inte längre separeras från varandra, eftersom de går in i varandra. Olika arbetsuppgifter har egna optimala lokaler.

Ett arbetsbord i ett kontorslandskap är ett bra val när arbetet kräver växelverkan med kolleger. För arbete som kräver koncentration och konfidentialitet finns det tysta rum. Telefonsamtal sker i ljudisolerade bås eller tysta rum.

Vid sidan av mötesrum som bokas separat finns det också grupparbetsrum. I ett aktivitetsbaserat kontor kan möten ordnas snabbt.

Olika mötesplatser, såsom trivsamma hörn med fåtöljer, när kreativt tankeutbyte, idékläckning och socialt umgänge. Kaféer och matsalar kan vara gemensamma för olika enheter och organisationer.

2. Inte fastkedjad vid arbetsbordet

Ett aktivitetsbaserat kontor är en överlägsen lösning jämfört med gamla modeller. Ingen har ett eget arbetsbord, men å andra sidan är ingen heller fastkedjad vid sitt arbetsbord. Man väljer arbetsplats efter sina aktuella behov och preferenser.

På ett aktivitetsbaserat kontor kan arbetsborden justeras elektriskt så att alla hittar en lämplig arbetsställning. Även stolarna ska gå att justera ordentligt.

3. Viktigt med spelregler

Aktivitetsbaserade kontor har inte ett korrekt användningssätt, utan varje medarbetare bearbetar dem enligt sina preferenser. Aktivitetsbaserade kontor kräver dock gemensamma spelregler. Medarbetarna kommer bland annat överens om i vilka lokaler man får diskutera ljudligt och i vilka det ska vara helt tyst. När man behöver rogivande lokaler finns det utöver tysta ”biblioteksrum” även enskilda tysta rum.

4. Digitalisering befriar

Digitaliseringen och den fortlöpande utvecklingen av IT-lösningar gör det möjligt att utföra arbetet var och när som helst. Alla har sin laptop, som är uppkopplad till ett trådlöst nät.

Eftersom data sparas elektroniskt behövs det inte hyllor för papper och mappar. Arbetsbordet städas efter varje arbetspass, och personliga föremål bärs från ett ställe till ett annat i till exempel korgar eller kassar.

5. Involvera personalen i tid

Aktivitetsbaserade kontor väcker känslor för och emot. Motståndare kan ha dåliga erfarenheter av gammalmodiga kontorslandskap som saknade valfriheten och flexibiliteten på aktivitetsbaserade kontor.

Övergången till nya lokaler och nya arbetssätt kräver omsorgsfulla förberedelser och lyssnande ledarskap. Det är bra att involvera personalen redan i planeringen till exempel genom att ordna workshoppar.

Det tar i allmänhet några år att rigga upp en ny arbetsmiljö. Det är bra att använda tiden till att åstadkomma en ny operativ kultur inom organisationen och etablera nya arbetsrutiner, så att den nya arbetsmiljön kan införas helt från första början.

6. Mer ansvar och förtroende

Nya arbetsrutiner kräver förtroende för individer av ledningen och hela organisationen och av individer förmåga att hantera större helheter och leda sig själva. Dessutom är det väsentligt att inhämta och dela relevant information genom nätverkande och ansvarstagande.

På ett aktivitetsbaserat kontor försvinner föråldrade ledningsmodeller med hörnrummen: cheferna arbetar både psykiskt och fysiskt tillsammans med andra.

7. Vital växelverkan

Aktivitetsbaserade kontor tränger inte undan växelverkan mellan människor utan skapar tvärtom ännu mer möjligheter för det. Trivsamma mötesplatser och gemensamma co-working-lokaler möjliggör kreativitet och nätverkande över organisationsgränser. Även virtuella verktyg, såsom videokonferenser och Skype underlättar kontakter och sparar tid.

För att främja samarbetet finns det i lokalerna också stora tv-skärmar på hjul eller på väggen.

8. Färre kvadratmeter

Utvecklingen av IT har gjort det möjligt för anställda att röra sig utanför arbetsplatsen, till exempel möten och distansarbete. På konventionella kontor kan hela 60 procent av arbetsplatserna vara tomma under arbetsdagen.

På aktivitetsbaserade kontor finns det i allmänhet inga personliga arbetsbord. Därför behövs det färre kvadratmeter. På statsförvaltningens kontor finns det i dag 23 kvadratmeter per person, men antalet minskar hela tiden. Målet enligt kontorsstrategin är 18 kvadratmeter per person i objekt som totalrenoveras och 15 kvadratmeter i nybyggen, vilket innebär en avsevärt effektivisering av lokalanvändningen och medföljande kostnadsnedskärningar. En övergång till aktivitetsbaserade kontor kräver visserligen investeringar, men eftersom det behövs mindre yta är den totala hyran i allmänhet lägre.

9. Även gammalt kan moderniseras

Eftersom aktivitetsbaserade kontor kräver färre kvadratmeter per anställd, kan flera organisationer få plats i samma fastighet och gemensamma lokaler. Detta är fallet vid till exempel Kyrkogatan 12, i Helsingfors som inhyser personal från inrikesministeriet, utrikesministeriet och statsrådets kansli. Patent- och registerstyrelsen har flyttat in i Statskontorets hus vid Sörnäs strandväg 13.

Aktivitetsbaserade kontor behöver alltså inte helt nya byggnader, utan kan också konstrueras i gamla fastigheter. Ett exempel på detta är Senatfastigheters egna lokaler i Sörnäs i Helsingfors. De finns i en gammal spannmålssilo och ett rotfruktslager.